Việc được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy được hay không đang là nỗi băn khoăn của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán. Để xử lý các nghiệp vụ kế toán theo đúng quy định của pháp luật, các kế toán viên phải luôn cập nhật kịp thời và chính xác quy định pháp luật.
Sử Dụng Song Song Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Giấy Được Không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy song song không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy song song không
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì tất cả các đơn vị kinh doanh có thời hạn để thực hiện chuyển giao hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là 02 năm (01/11/2018 đến ngày 31/10/2020).
Căn cứ trên hướng dẫn Công văn 48825/CT-TTHT, trong khoảng thời gian từ 1/11/2018 đến 31/10/2020, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán dịch vụ, hàng hóa vẫn còn hiệu lực thi hành.
Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời nhiều loại hình thức hóa đơn khác nhau trong khoảng thời gian này. Nếu doanh nghiệp còn tồn hóa đơn đặt in, đã thực hiện thông báo phát hành vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đặt in thì vẫn tiếp tục được sử dụng. Tuy nhiên hóa đơn phải đảm bảo hợp lý với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.
Do vậy, các đơn vị kinh doanh vẫn có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và điện tử trước ngày 01/11/2020. Nên doanh nghiệp không cần tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn mà chỉ cần lựa chọn và đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp, để bắt đầu sử dụng.
Tại Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về xử lý chuyển tiếp từ hóa đơn giấy qua hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đã phát hành sẽ xử lý như sau:
Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP được ban hành 19/10/2020 đến 30/06/2022. Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh đã thông báo về việc phát hành hóa đơn đặt in/tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hoặc đã mua hóa đơn điện tử mà có mã cơ quan thuế trước 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng.
Theo Nghị định 123/2020 hoặc Nghị định 119/2016/NĐ-CP, trường hợp những cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mà vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì buộc phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ thiết lập xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để nhập vào cơ sở dữ liệu hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, phục vụ cho việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Kể từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/06/2022, những trường hợp cơ quan thuế thông báo đơn vị kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020 và Nghị định 119/2016/NĐ-CP. Nếu đơn vị kinh doanh vẫn chưa đáp ứng đủ các điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tiếp tục sử dụng hóa đơn bằng các hình thức đề cập trên thì phải gửi dữ liệu hóa đến cho cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT.
Kết luận, các đơn vị kinh doanh đang sử dụng hóa đơn giấy không cần làm thủ tục hủy hóa đơn giấy còn dư, tồn. Các đơn vị kinh doanh này vẫn có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đến ngày 30/06/2022. Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (từ 19/10/2020 - 30/06/2022), thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử song song đến khi nào?
Thời gian doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và điện tử
Theo Khoản 2, Điều 35 tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân phải thực hiện việc tổ chức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP chậm nhất là ngày 01/11/2020.
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 30/09/2019 hướng dẫn cách thực hiện nội dung hóa đơn điện tử. Tất cả doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Điều này được quy định rõ ràng và chi tiết tại Khoản 3 & 4, Điều 26 của Thông tư trên.
Vậy, toàn bộ các đơn vị kinh doanh, tổ chức kinh tế buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử kể từ 01/11/2020. Nghĩa là, doanh nghiệp không được sử dụng cùng lúc cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020.
Tuy nhiên, Nghị định mới nhất là Nghị định 123/2020/NĐ-CP về những quy định chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, thì các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, các các nhân và hộ kinh doanh vẫn được tiếp tục sử dụng song song hóa đơn giấy và điện tử đến hết ngày 30/06/2022.
Những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
- Đối với cùng 1 đơn cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa sẽ không sử dụng hai hình thức hóa đơn trở lên. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì không dùng hóa đơn đặt in hay tự in và ngược lại.
- Đối với những đơn cung ứng dịch vụ và bán hàng hóa khác nhau thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy song song.
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy song song phải tuân thủ đúng quy định về thời gian của các văn bản pháp luật.
Vậy Doanh nghiệp có nên sớm chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử hay không?
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy và đang băn khoăn về việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, vì vậy mà cơ quan thuế khuyến khích và thúc đẩy các đơn vị kinh doanh sớm chuyển giao sang hóa đơn điện tử. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp của bạn:
Những lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian, giảm các rủi ro.
- Khi chuyển đổi sớm sang hóa đơn điện tử, đơn vị kinh doanh có nhiều thời gian để chuẩn bị điều kiện cơ sở hạ tầng, vật chất và nhân sự để quá trình triển khai diễn ra nhanh, hiệu quả cao.
- Áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ chủ động về thời gian, tránh được tình trạng bị động khi sát thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử.
Tóm lại, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân và hộ kinh doanh nên chủ động chuyển đổi sớm sang hóa đơn điện tử để tận dụng những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại, giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả.
