So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có điểm giống và khác nhau như thế nào là điều mà bất cứ kế toán doanh nghiệp nào cũng cần phải biết.
Trước khi tiến hành so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, chúng ta cần hiểu rõ hóa đơn giấy là gì, hóa đơn điện tử là gì để có cái nhìn tổng quan hơn về chúng.
Nói chung, hóa đơn là chứng từ kế toán được lập bởi tổ chức, cá nhân bán/cung cấp hàng hóa/dịch vụ với mục đích ghi nhận thông tin hàng hóa/dịch vụ bán ra theo quy định của luật kế toán.
Hóa đơn giấy là gì?
Hóa đơn giấy là chứng từ kế toán được lập dưới dạng văn bản bằng giấy.
Hóa đơn giấy là gì? Hóa đơn giấy là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy. Chúng gồm các loại cơ bản sau: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hóa đơn giấy khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… Người ta có thể tự in hoặc đặt in hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
Về bản chất, hóa đơn điện tử giống với hóa đơn giấy. Chúng đều là những chứng từ được lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa/dịch vụ theo quy định của luật kế toán. Tuy nhiên, thay vì được thể hiện bằng văn bản giấy thì hóa đơn điện tử lại được thể hiện bằng dữ liệu điện tử.
Cũng theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính Phủ, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Hóa đơn điện tử được thể hiện theo 2 hình thức: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ:
“Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
“Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có nhiều điểm giống và khác nhau. Cụ thể:
Điểm giống nhau của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Điểm giống của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là chúng có cùng mục đích và đối tượng sử dụng.
- Mục đích sử dụng: hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đều được lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Đối tượng sử dụng: là các doanh nghiệp, tổ chức, các cá nhân mua bán hàng hóa/ dịch vụ.
Điểm khác của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có nhiều điểm khác biệt.
Ngoài những điểm giống nhau kể trên, 2 loại hóa đơn này còn tồn tại một số điểm khác nhau. Cụ thể, hóa đơn điện tử khác với hóa đơn giấy về: Ký hiệu số Serial, chữ ký, liên hóa đơn, cách thức tra cứu, hình thức lưu trữ. Chi tiết hơn:
- Ký hiệu trên hóa đơn giấy là VC/15P còn ký hiệu trên hóa đơn điện tử sẽ là VC/15E.
- Với hóa đơn điện tử không tồn tại khái niệm liên. Ngược lại, hóa đơn giấy có thể đi kèm nhiều liên.
- Hóa đơn điện tử dùng chữ ký số, bạn hoàn toàn có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và đại diện pháp luật một cách chính xác và dễ dàng, trường hợp giả mạo chữ ký số gần như không thể xảy ra. Còn hóa đơn giấy dùng chữ ký tay, và có thể giả mạo chữ ký.
- Người ta lưu trữ hóa đơn giấy trong kho và điều này tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu đều được lưu trữ ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp, hoàn toàn bảo mật, độ an toàn cao.
- Khi tra cứu hóa đơn giấy, bạn phải tốn rất nhiều thời gian để tìm các chứng từ của nhiều năm về trước. Nhưng với hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần thực hiện vài cú click chuột là đã có thể tìm ra mọi thông tin cần biết nhanh chóng, chính xác cho dù chứng từ đó được lập cách đây khá lâu.
Có thể nói rằng, hóa đơn điện tử tiện dụng và chứa nhiều ưu điểm nổi trội hơn hẳn hóa đơn giấy. Chính phủ cũng đã quy định tất cả các tổ chức, doanh nghiệp trong nước chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang dùng hóa đơn điện tử chậm nhất vào 01/11/2020.
