Quy trình hủy hóa đơn giấy được quy định rõ trong Thông tư 39 của Bộ Tài Chính. Cá nhân, tổ chức, hộ kinh doanh căn cứ vào đó để xác định trường hợp cần hủy hóa đơn và cách thức thực hiện. Đây là nghiệp vụ cơ bản và quan trọng, đòi hỏi kế toán phải nắm rõ.
Vậy doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn trong những trường hợp nào? Cần chuẩn bị các giấy tờ, biên bản nào để tiến hành tiêu hủy hóa đơn? Cùng MIFI đi tìm câu trả lời trong bài viết sau đây.
Bài viết liên quan:
- Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai
- Hướng dẫn lập hóa đơn GTGT theo nghị quyết 43 về giảm VAT
- Xử lý hóa đơn theo NĐ 123
- 5 Mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất 2022 cho kế toán
Quy trình hủy hóa đơn giấy
1. Các trường hợp cần hủy hóa đơn giấy
Quy định liên quan đến việc hủy hóa đơn giấy được nêu rõ trong các văn bản pháp lý. Theo đó, doanh nghiệp phải tiến hành quy trình hủy hóa đơn giấy trong các trường hợp sau đây:
-
Trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ có hiệu lực vào tháng 7/2022, yêu cầu doanh nghiệp hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa dùng đến và ngưng sử dụng hóa đơn điện tử đăng ký phát hành theo quy định cũ. Thời điểm thực hiện là sau khi cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định nói trên.
-
Trường hợp hóa đơn in sai, in trùng, không sử dụng
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải hủy các hóa đơn in trùng, in sai trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn. Với hóa đơn không sử dụng, cá nhân, tổ chức và hộ kinh doanh phải thông báo cho cơ quan thuế để tiến hành tiêu hủy. Thời điểm thực hiện quy trình hủy hóa đơn giấy không được quá 30 ngày, tính từ lúc báo cáo với cơ quan thuế.
Hóa đơn in sai, in trùng cần phải tiêu hủy
-
Trường hợp hóa đơn giấy hết hạn
Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế về các hóa đơn hết giá trị sử dụng. Chậm nhất là 19 ngày từ lúc nhận thông báo, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy hết hạn.
Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp không được phép tự ý tiêu hủy hóa đơn. Cách xử lý cho từng trường hợp cụ thể như sau:
- Nếu hóa đơn là vật chứng quan trọng trong các vụ án thì doanh nghiệp phải xử lý theo đúng quy định của pháp luật.
- Nếu hóa đơn viết sai nhưng chưa tiến hành kê khai thì doanh nghiệp chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn.
- Nếu hóa đơn viết sai và đã kê khai thì doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn mới.
2. Quy trình hủy hóa đơn giấy
Các bước tiêu hủy hóa đơn giấy được trình bày trong khoản 3, điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Đối tượng áp dụng Thông tư là các cá nhân, tổ chức và hộ kinh doanh. Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm các giấy tờ sau:
- Bảng kiểm kê số hóa đơn cần hủy.
- Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
- Biên bản ghi nhận việc tiêu hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
Bộ hồ sơ này sẽ được lưu trữ tại tổ chức, cá nhân hộ kinh doanh để đối chiếu khi cần thiết.
Hồ sơ hủy hóa đơn giấy được lưu trữ để đối chiếu khi cần
Thủ tục hủy hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC:
- Bước 1: Doanh nghiệp lập bảng kiểm kê các hóa đơn cần tiêu hủy
Đây là bước đầu tiên là doanh nghiệp phải làm để tiêu hủy hóa đơn giấy. Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy cần kê khai chi tiết các thông tin sau: tên, ký hiệu, số hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy. Trong đó, số lượng hóa đơn cần hủy phải được đánh số thứ tự hoặc liệt kê rõ số hóa đơn (trong trường hợp số hóa đơn phải hủy không liên tục). Hội đồng kiểm kê thực tế, lập và ký xác nhận vào biên bản trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
- Bước 2: Thành lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn
Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải có đại diện của ban lãnh đạo và bộ phận kế toán doanh nghiệp. Cá nhân và hộ kinh doanh không cần thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.
- Bước 3: Hội đồng lập và ký xác nhận vào biên bản hủy hóa đơn
Các thành viên thuộc hội đồng là người chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra sai sót trong quy trình hủy hóa đơn giấy. Do đó, toàn bộ thành viên hội đồng phải ký xác nhận vào biên bản làm việc. Biên bản hủy hóa đơn là văn bản ghi nhận toàn bộ diễn biến, các sự việc diễn ra trong lúc tiêu hủy hóa đơn. Biên bản phải ghi chú rõ các nội dung sau: loại, mẫu, ký hiệu hóa đơn, hình thức tiêu hủy hóa đơn (xé nhỏ, cắt góc, đốt).
- Bước 4: Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn
Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu số 02/HUY-HĐG được lập thành 02 bản. Trong đó, 01 bản lưu trữ nội bộ, bản còn lại nộp cho cơ quan thuế. Thời hạn nộp là không quá 05 ngày, tính từ ngày doanh nghiệp tiến hành tiêu hủy hóa đơn. Trong thông báo trình bày rõ các nội dung: số lượng hóa đơn đã hủy, loại, ký hiệu hóa đơn, nguyên nhân hủy, thời gian thực hiện và phương pháp tiêu hủy.
Thông báo hủy hóa đơn giấy theo mẫu số 02/HUY-HĐG
3. Mẫu Biên Bản Hủy Hóa Đơn
Theo thông tư 39/2014/TT-BTC: Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng khi hai bên mua và bán không thực hiện hợp đồng nữa hoặc thông tin hóa đơn đã lập bị sai.Mẫu biên bản hủy hóa đơn căn cứ vào Nghị định 51/2010/NĐCP của Chính phủ ngày 14/05/2010, quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đồng thời, nó cũng căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
Kế toán có thể lập biên bản hủy hóa đơn đã lập bị sai hoặc bên mua-bán không thực hiện hợp đồng nữa.
>> Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn
Tóm lại, để thực hiện quy trình hủy hóa đơn giấy theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp hóa đơn cần tiêu hủy. Đây cũng chính là bước phức tạp và quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình. Thủ tục tiêu hủy có các bước cơ bản, doanh nghiệp cần bám sát căn cứ pháp lý và thường xuyên cập nhật quy định mới.
Tiêu hủy hóa đơn là nghiệp vụ mà tất cả các kế toán phải nắm rõ để kịp thời xử lý khi có sự cố phát sinh. MIFI mong rằng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu thêm về quy định của pháp luật trong quy trình hủy hóa đơn giấy.
Hình ảnh và nội dung được tổng hợp bởi Hóa đơn điện tử an toàn MIFI.
