Hiện nay, theo quy định của Pháp luật các doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ được quy trình đăng ký chữ ký số và còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình đăng ký.
Bài viết sau đây sẽ trình bày chi tiết và cụ thể về hướng dẫn quy trình đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp, từ các bước chuẩn bị hồ sơ đăng ký đến đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín và an toàn.
Hướng Dẫn Quy Trình Đăng Ký Chữ Ký Số Cho Doanh Nghiệp
Tại sao phải đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp?
Tại sao phải đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Khái niệm của chữ ký số
Chữ ký số và chữ ký tay nhìn chung đều có vai trò như nhau là xác nhận cam kết của cá nhân, tổ chức. Người ký sẽ chịu trách nhiệm nêu trong văn bản đã ký và không được phép chối bỏ. Tuy nhiên, chữ ký số là dạng chữ ký điện tử và nó được thể hiện bằng hình thức khác là dựa theo công nghệ mã hóa công khai RSA. Mỗi đơn vị kinh doanh sẽ có cặp khóa (key pairs) gồm một khóa bí mật (private key) và một khóa công khai (public key). Hiện nay, chữ ký số được xem như là con dấu điện tử của doanh nghiệp.
- Khóa công khai (public key) là khóa thuộc hệ thống mã hóa đối xứng, nó dùng để kiểm tra chữ ký số, mà chữ ký số này được tạo từ khóa bị mật tương ứng trong cặp khóa.
- Khóa bí mật (private key) là khóa thuộc hệ thống mã hóa không đối xứng và nó dùng để tạo chữ ký số.
- Ký số là là thực hiện đưa khóa bí mật vào 1 phần mềm tự động để tạo và gắn chữ ký số vào dữ liệu.
- Người ký là thuê bao ký vào dữ liệu nào đó bằng cách sử dụng khóa bí mật của mình.
- Người nhận là cá nhân hay tổ chức nhận được thông điệp dữ liệu được ký bởi người ký, bằng cách sử dụng những chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số trên thông điệp dữ liệu được nhận. Sau đó, sẽ tiến hành các giao dịch và hoạt động liên quan.
Việc giải quyết thủ tục kê khai thuế cho cá nhân, doanh nghiệp vào mỗi cuối tháng thường gây quá tải cho cơ quan thuế, gây phiền hà cho người nộp thuế. Do đó, để thực hiện các giao dịch điện tử như nộp hồ sơ thuế hay sử dụng hóa đơn điện tử một cách đơn giản và thuận tiện hơn các đơn vị kinh doanh đều muốn có một chữ ký số.
Tại sao doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số
Vì theo quy định của pháp luật bắt buộc sử dụng chữ ký số
- Theo quy định doanh nghiệp phải có chữ ký số để khai thuế qua mạng
Các đơn vị kinh doanh có trụ sở tại các thành phố/tỉnh thành có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin thì bắt buộc phải kê khai thuế qua mạng, kể từ ngày 01/07/2013. Căn cứ theo Khoản 4 Điều 1 Luật số 21/2012/QH13 và Khoản 10 Điều 7 Luật quản lý thuế 78/2006/QH11.
Theo quy định Điều 5 Thông tư số 189/2010/TT-BTC, mỗi doanh nghiệp chỉ cần có một chữ ký số, một địa chỉ email nhằm đảm bảo liên lạc qua Internet được ổn định và để thực hiện kê khai thuế qua mạng. Tiến hành kê khai thuế qua mạng, người nộp thuế cần gửi Tờ kê khai thuế được xuất ra file PDF của phần mềm lên trang web điện tử của Tổng cục Thuế (http://kekhaithue.gdt.gov.vn/ ). Tuy nhiên, người nộp thuế nếu muốn gửi file đi thì doanh nghiệp bắt buộc có tài khoản đăng nhập và chữ ký số dùng để ký lên những file gửi đi. Nếu không đảm bảo đủ hai yếu tố trên, doanh nghiệp không thể ký vào tờ kê khai và không gửi đi được.
Vì vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số khi thực hiện việc kê khai thuế qua mạng.
-
Vì hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký số (chữ ký điện tử).
Căn cứ theo Điểm e Khoản 1 & 2 của Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử buộc phải có chữ ký số của người bán và ngày tháng năm lập hóa đơn. Vậy, khi bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đồng nghĩa doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số.
Doanh nghiệp đăng ký, kê khai và nộp báo cáo bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử cần có chữ ký số. Căn cứ theo Quyết định 838/QĐ-BHXH thì các cá nhân/doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký, kê khai và nộp báo cáo bảo hiểm điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp/cá nhân muốn thực hiện giao dịch điện tử để khai báo bảo hiểm xã hội thì điều kiện đầu tiên là phải có chữ ký số hợp pháp.
Bên cạnh những quy định bắt buộc của Nhà nước về việc đăng ký chữ ký số, những lợi ích mà chữ ký số mang lại sẽ lý giải tại sao doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số.
Vì những lợi ích sau đây:
Những lợi ích khi đăng ký chữ ký số
- Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí và thời gian
- Tiện lợi trong việc nộp thuế trực tuyến, có thể nộp mọi lúc mọi nơi
- Hiệu quả được nâng cao, linh hoạt giải quyết khi có vấn đề phát sinh
- Ký và xuất hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng
- Có thể kê khai được đa dạng lĩnh vực như bảo hiểm xã hội, hải quan, khai và nộp thuế,..
- Thời hạn nộp báo cáo thuế mỗi tháng 24/24.
Đặc biệt, doanh nghiệp sử dụng thiết bị chữ ký số để lưu trữ các thông tin bảo mật của doanh nghiệp là rất an toàn và có thể lưu trữ dữ liệu số lượng lớn. Vì mỗi mã số của chữ ký số sẽ chỉ có hiệu lực duy nhất đối với 1 giao dịch và mỗi khách hàng cụ thể. Chuỗi số này được mã hóa bởi thuật toán vô cùng phức tạp nên hầu như không thể bẻ khóa nên rất đảm bảo an toàn.
Hồ sơ đăng ký chữ ký số là những gì?
Hồ sơ đăng ký chữ ký số gồm những gì ?
Doanh nghiệp đăng ký chữ ký số cần chuẩn bị hồ sơ như sau:
- Bản sao giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động (bản sao có công chứng).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế doanh nghiệp (bản sao có công chứng).
- Bản sao Chứng minh nhân dân/hộ chiếu của người đại diện pháp lý (bản sao có công chứng).
Sau khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ quy định trên thì nộp cho các cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như VNPT, Viettel, MIFI... Mức lệ phí sẽ tùy thuộc vào gói dịch vụ doanh nghiệp lựa chọn và tùy cơ quan đưa ra.
Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số, chứng thư số đảm bảo uy tín, chất lượng
MIFI đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín
Hiện nay, có khá nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số và chứng thư số. Điều này đem đến cho doanh nghiệp sự lựa chọn đa dạng các đơn vị cung cấp đăng ký chữ ký số. Nhưng đồng thời cũng đem lại những bất lợi cho doanh nghiệp vì quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ nên sẽ khó để cân nhắc và lựa chọn đơn vị nào thực sự uy tín và chất lượng.
MIFI là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký số và chứng thư số uy tín, chất lượng và đảm bảo an toàn nhất hiện nay. MIFI cung cấp dịch vụ chữ ký số cá nhân nâng cao, chữ ký số cho doanh nghiệp và cả chữ ký số cho máy chủ-HSM. MIFI luôn hỗ trợ khách hàng tận tình 24/7 và kịp thời.
Đối với chữ ký số cá nhân nâng cao có đặc tính phù hợp với tất cả cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký số. Áp dụng nền tảng công nghệ vượt trội, tiên tiến, đảm bảo các giao dịch điện tử được an toàn tuyệt đối. Ngoài ra, giúp quản lý và điện tử hóa tài liệu số chuyên nghiệp. Gói cước vô cùng đa dạng, đáp ứng được mọi nhu cầu khác nhau của khách hàng.
Với chữ ký số cho doanh nghiệp thì MIFI sẽ phục vụ tốt cho các doanh nghiệp có lưu lượng ký số vừa phải. Đồng thời, khả năng lưu trữ và xử lý số liệu tốc độ cao; đảm bảo an toàn và bảo mật cho doanh nghiệp và khách hàng. Gói cước đa dạng, phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
Cuối cùng là chữ ký số máy chủ -HSM, chữ ký số máy chủ - HSM sẽ phục vụ tốt cho tất cả doanh nghiệp lớn phải ký số nhiều và nhanh. Đáp ứng yêu cầu cao về vấn đề bảo mật. Đặc biệt, nó có thể thực hiện lệnh ký tự động tối ưu; có thể phân quyền cho các cá nhân và ký số linh động; hỗ trợ khả năng load balancing lên tới 16 thiết bị. Ngoài ra chữ ký số máy chủ - HSM còn rất nhiều tính năng vượt trội.
Qua bài viết chắc hẳn đã giúp bạn hiểu rõ về quy trình đăng ký chữ ký số theo quy định pháp luật và nắm bắt được tiêu chí để lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín, an toàn. Chúc doanh nghiệp của bạn thành công!
