Làm thế nào để có chữ ký điện tử hợp pháp cho doanh nghiệp là trăn trở của nhiều kế toán viên. Cùng MIFI tìm hiểu những nhiệm vụ cần làm để có được chữ ký điện tử hợp pháp.
Chữ ký điện tử hợp pháp là tiêu thức bắt buộc trong các giao dịch điện tử.
1. Hoàn thiện thủ tục đăng ký chữ ký điện tử cho doanh nghiệp
Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu với mục đích xác định chủ nhân của dữ liệu đó. Đây là tiêu thức bắt buộc trong các giao dịch điện tử. Không chỉ có hoá đơn điện tử mà nhiều văn bản kinh tế khác cũng cần có chữ ký điện tử.
Các doanh nghiệp cần hoàn thiện thủ tục đăng ký chữ ký điện tử để có chữ ký điện tử hợp pháp. Cụ thể, hồ sơ đăng ký chữ ký số gồm có:
- Bản sao công chứng chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động.
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Khi đã có một bộ hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp tiến hành gửi đến nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Lưu ý, doanh nghiệp nên chọn những đơn vị đã được cấp phép hoạt động bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền, ví dụ như MIFI.
2. Xin cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử
Bên cạnh việc hoàn thiện thủ tục đăng ký thì doanh nghiệp cũng cần xin cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký số. Điều 14, Nghị định 130/2018/NĐ-CP đã quy định hồ sơ cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký số bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP).
- Giấy xác nhận ký quỹ của một ngân hàng thương mại đang hoạt động tại Việt Nam.
- Hồ sơ nhân sự: Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ của đội ngũ kỹ thuật tham gia hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của doanh nghiệp đáp ứng được các quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
- Phương án kỹ thuật đảm bảo quy định tại Khoản 4 Điều 13 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
- Quy chế chứng thực theo mẫu được quy định tại Quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp chứng thực chữ ký số quốc gia.
Doanh nghiệp cần tiến hành xin cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký số.
3. Điều kiện sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử
Doanh nghiệp phải đáp ứng được các điều kiện cấp phép sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số theo Điều 13 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
3.1. Điều kiện chủ thể
Chủ thể là doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam hiện hành.
3.2. Điều kiện tài chính
Doanh nghiệp có ký quỹ tại một ngân hàng thương mại đang hoạt động tại Việt Nam không dưới 5 tỷ đồng.
Doanh nghiệp phải nộp phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ nếu như cần cấp lại giấy phép.
3.3. Điều kiện nhân sự
Doanh nghiệp có nhân sự chịu trách nhiệm về quản trị, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống. Nhân sự đó phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin, công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.
3.4. Điều kiện kỹ thuật
Thiết lập hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo lưu trữ đầy, đủ chính xác và có tính cập nhật.
Có phương án kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu nhằm đảm bảo an toàn hệ thống thông tin, các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số, dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực.
Doanh nghiệp phải đáp ứng được các điều kiện cấp phép sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
Có các phương án kiểm soát việc ra vào trụ sở, quyền truy cập hệ thống và quyển ra vào nơi đặt trang thiết bị phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Có phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và kịp thời khắc phục các sự cố.
Có phương án cung cấp trực tuyến thông tin tin thuê bao cho cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho công tác quản lý dịch vụ chứng thực chữ ký số của Nhà nước.
Tất cả hệ thống thiết bị sử dụng để cung cấp dịch vụ được đặt tại Việt Nam.
Có trụ sở, nơi đặt máy móc, thiết bị đáp ứng được các yêu cầu về phòng chống cháy nổ của pháp luật và có khả năng chống chịu thiên tai, sự xâm nhập bất hợp pháp của con người.
Có quy chế chứng thực dựa theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
4. Có hợp đồng cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử đúng quy cách
Công việc cuối cùng mà doanh nghiệp cần làm để có có được chữ ký điện tử hợp pháp chính là kiểm tra lại hợp đồng. Doanh nghiệp phải chắc chắn những điểm được trình bày trong hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử đã đúng theo quy cách, quy định của pháp luật.
Như vậy, MIFI đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để có chữ ký điện tử hợp pháp cho doanh nghiệp. Nếu như bạn có bất kỳ thắc mắc nào về chữ ký điện tử, hoá đơn điện tử bảo mật hãy liên hệ với MIFI để được hỗ trợ.
