Nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán chính xác là vấn đề mà những người làm công tác kế toán, tài chính đặc biệt quan tâm.
Bảng cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Thông qua số liệu được lập trên bảng cân đối kế toán có thể đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Chính vì thế, kế toán viên cần nắm được nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán chính xác.
Hình 1: Bảng cân đối kế toán phản ánh toàn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp và nguồn hình thành tài sản đó.
1. Mục đích lập bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Số liệu trên bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu tài sản và nguồn vốn hình thành nên các tài sản đó.
Do đó, thông qua bảng cân đối kế toán các đối tượng hữu quan có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp.
2. Nguyên tắc cần tuân thủ khi lập bảng cân đối kế toán
Khi lập và trình bày bảng cân đối kế toán cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung về lập và trình bày báo cáo tài chính là hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu và tập hợp, bù trừ, có thể so sánh.
Ngoài ra, dựa vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán viên phải trình bày riêng biệt tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn hay dài hạn.
2.1 Doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng
Tài sản và nợ phải trả được thu hồi hoặc thanh toán trong vòng không quá 12 tháng tới kể từ thời điểm báo cáo thì được xếp vào loại ngắn hạn.
Tài sản và nợ phải trả được thu hồi hoặc thanh toán từ 12 tháng trở lên kể từ thời điểm báo cáo thì được xếp vào loại dài hạn.
2.2 Doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng
Tài sản và nợ phải trả được thu hồi hoặc thanh toán trong vòng một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp thì được xếp vào loại ngắn hạn.
Tài sản và nợ phải trả được thu hồi hoặc thanh toán trong thời gian dài hơn một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp thì được xếp vào loại dài hạn.
Hình 2: Doanh nghiệp dựa vào chu kỳ kinh doanh để phân chia tài sản ngắn hạn hay dài hạn.
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp phải thuyết minh rõ về chu kỳ kinh doanh thông thường của doanh nghiệp. Cụ thể là thời gian bình quân của chu kỳ kinh doanh thông thường, các bằng chứng về chu kỳ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp cũng như của ngành, lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.
2.3 Tính chất hoạt động không thể dựa vào chu kỳ kinh doanh để phân biệt giữa ngắn hạn và dài hạn
Với những doanh nghiệp đặc thù, không thể xác định được tính chất dài hạn hay ngắn hạn dựa trên chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Khi lập bảng cân đối kế toán, kế toán viên trình bày tài sản và nợ phải trả dựa trên tính thanh khoản giảm dần.
3. Cơ sở để lập bảng cân đối kế toán
Kế toán viên căn cứ vào những chứng từ, số liệu sau để lập bảng cân đối kế toán:
- Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ kế toán, thẻ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết
- Bảng cân đối kế toán năm trước
Cột số đầu năm lấy số liệu từ bảng cân đối kế toán cuối năm trước. Cột số cuối năm căn cứ vào số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán để xây dựng chỉ tiêu tương ứng.
Hình 3: Cột số đầu năm lấy số liệu từ bảng cân đối kế toán cuối năm trước.
4. Nội dung bảng cân đối kế toán
4.1. Tài sản
Dưới góc độ kinh tế: Số liệu phản ánh bên phần tài sản thể hiện giá trị tài sản theo kết cấu hiện có tại doanh nghiệp tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán.
Dưới góc độ pháp lý: Số liệu phản ánh bên phần tài sản thể hiện toàn bộ tài sản hiện có đang thuộc quyền quản lý và quyền sử dụng của doanh nghiệp.
Tài sản trong doanh nghiệp được chia thành tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
4.1.1. Tài sản ngắn hạn
Tài sản ngắn hạn phản ánh tổng giá trị tiền, các khoản tương đương tiền và các tài sản ngắn hạn khác có thể chuyển đổi thành tiền, bán hoặc sử dụng trong vòng dưới 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
Các chỉ tiêu thuộc khoản mục tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán:
- Tiền và các khoản tương đương tiền: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng giá trị tiền và các khoản tương đương tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
- Đầu tư tài chính ngắn hạn: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng giá trị của các khoản đầu tư có thời hạn thu hồi vốn dưới 12 tháng hoặc trong một trong chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp, không bao gồm tiền và các khoản tương đương tiền.
- Các khoản phải thu ngắn hạn: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị của các khoản phải thu, khoản trả trước cho người bán (sau khi trừ đi dự phòng phải thu khó đòi).
- Hàng tồn kho: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị hiện có của tất cả hàng tồn kho dự trữ cho quá quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tính đến thời điểm báo cáo (sau khi trừ đi dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
- Tài sản ngắn hạn khác: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng tài sản ngắn hạn khác, các khoản chi phí trả trước ngắn hạn và các khoản thuế phải thu tại thời điểm báo cáo.
4.1.2. Tài sản dài hạn
Tài sản dài hạn là chỉ tiêu phản ánh giá trị các loại tài sản không được phản ánh trong chỉ tiêu tài sản ngắn hạn. Tài sản dài hạn có thời gian thu hồi hoặc sử dụng trên 12 tháng tại thời điểm báo cáo.
- Các khoản phải thu dài hạn: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi lớn hơn 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ kinh doanh bình thường tại thời điểm báo cáo (sau khi trừ đi dự phòng phải thu khó đòi).
- Tài sản cố định: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị còn lại (nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn luỹ kế) của tài sản cố định tại thời điểm báo cáo.
- Bất động sản đầu tư: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị còn lại của bất động sản đầu tư tại thời điểm báo cáo.
- Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng giá trị của các khoản đầu tư tài chính dài hạn tại thời điểm báo cáo (sau khi trừ đi khoản dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác).
- Tài sản dài hạn khác: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng giá trị của các tài sản dài hạn có thời hạn thu hồi hoặc sử dụng nhiều hơn 12 tháng tại thời điểm báo cáo.
4.2. Nguồn vốn
Dưới góc độ kinh tế: Số liệu phản ánh bên phần nguồn vốn thể hiện quy mô tài chính, nội dung và thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
Dưới góc độ pháp lý: Số liệu phản ánh bên phần nguồn vốn thể hiện trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp về số tài sản đang quản lý, sử dụng đối với các bên góp vốn, với khách hàng, với người lao động,...
Nguồn vốn của doanh nghiệp được chia thành nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
4.2.1. Nợ phải trả
Nợ phải trả là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tất cả số nợ phải trả tại thời điểm báo cáo, bao gồm: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ ngắn hạn: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng giá trị của các khoản nợ phải trả ngắn hạn có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp.
Nợ dài hạn: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng giá trị của các khoản nợ dài hạn của doanh nghiệp có thời hạn toán còn lại từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
4.2.2. Vốn chủ sở hữu
Vốn chủ sở hữu: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng số vốn thực góp của chủ sở hữu vào doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo. Đối với các công ty cổ phần, khoản mục này phản ánh số vốn góp của các cổ đông theo mệnh giá cổ phiếu.
>> Xem ngay:5. Những trường hợp cần lưu ý khi lập bảng cân đối kế toán
5.1 Sai sót về hình thức
Đơn vị tính của bảng cân đối kế toán là đồng Việt Nam, không được để đơn vị tính là nghìn đồng hay triệu đồng.
Khi hoàn tất bảng cân đối kế toán phải đảm bảo có đủ chữ ký của những người liên quan, bao gồm người lập, kế toán trưởng và giám đốc. Nếu như thiếu một trong ba loại chữ ký trên thì bảng cân đối kế toán được xem chưa hợp lệ.
Hình 4: Cần tránh những sai sót về hình thức và nội dung khi lập bảng cân đối kế toán.
Thông thường, thời điểm lập bảng cân đối kế toán được xác định là ngày kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, có một số trường hợp thuê kiểm toán và kiểm toán có thực hiện điều chỉnh các bút toán trên bảng cân đối kế toán thì thời điểm lập báo cáo tài chính sẽ phải sau ngày điều chỉnh của kiểm toán.
5.2 Sai sót về nội dung
Số liệu trên chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền” không chính xác. Chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền” trên bảng cân đối kế toán bao gồm các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian thu hồi không quá 3 tháng kể từ ngày đầu tư.
Tuy nhiên, một số kế toán viên lại nhầm lẫn đưa cả những khoản đầu tư trên 3 tháng thuộc chỉ tiêu “Đầu tư tài chính ngắn hạn” vào chỉ tiêu này khiến cho số liệu bị sai lệch.
Ghi nhận không đúng lãi hoặc lỗ khi bán chứng khoán. Khi doanh nghiệp có nhiều khoản đầu tư chứng khoán thì buộc phải tách bạch để theo dõi chi tiết từng khoản đầu tư ngắn hạn hay dài hạn đang nắm giữ. Tránh trường hợp hạch toán lãi, lỗ không đúng với thực tế khi bán chứng khoán.
Giá trị hàng tồn kho không chính xác do có sự thay đổi về phương pháp tính giá hàng tồn kho. Nếu như phương pháp tính giá hàng tồn kho giữa các chu kỳ kế toán không nhất quán thì giá trị hàng tồn kho sẽ bị ảnh hưởng.
Do đó, khi tiếp nhận bàn giao kế toán viên cần xem xét phương pháp tính giá hàng tồn kho hiện tại có tối ưu không và thường xuyên kiểm kê để đảm bảo số liệu chính xác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu, sự biến động của thị trường để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định.
Doanh nghiệp không trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi. Đối với những khách hàng đang nợ tiền của doanh nghiệp nhưng rơi vào tình trạng phá sản khiến cho doanh nghiệp khó có thể thu hồi nợ. Nếu như kế toán không trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi đó thì chỉ tiêu được phản ánh trên bảng cân đối kế toán là chưa chính xác.
Doanh nghiệp ghi nhận sai tỷ giá ngoại tệ. Một số kế toán viên vẫn ghi nhận tỷ giá theo Chuẩn mực kế toán số 10 (VAS 10). Tuy nhiên, hiện nay việc ghi nhận tỷ giá đã được thực hiện theo Thông tư 201/2009/TT-BTC.
5.3 Một số lưu ý khác
Những chỉ tiêu liên quan đến tài khoản phản ánh tài sản có số dư bên Nợ thì căn cứ vào số dư bên Nợ để ghi vào bảng cân đối kế toán. Những chỉ tiêu liên quan đến tài khoản phản ánh nguồn vốn có số dư bên có thì căn cứ vào số dư bên Có để ghi vào bảng cân đối kế toán.
Những chỉ tiêu thuộc các khoản phải thu, phải trả được ghi theo số dư chi tiết của các tài khoản phải thu, tài khoản phải trả. Không được phép bù trừ số dư bên Nợ và số dư bên Có của các tài khoản đó. Nếu tài khoản có số dư bên Nợ thì ghi nhận ở phần Tài sản của bảng cân đối kế toán. Nếu tài khoản có số dư bên Có thì ghi nhận ở phần Nguồn vốn của bảng cân đối kế toán.
Tài khoản điều chỉnh tài sản (TK 214, 129, 229, 139,159) luôn có số dư bên Có, khi lập bảng cân đối kế toán được ghi nhận ở phần Tài sản nhưng được ghi âm bằng cách ghi đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn.
Tài khoản điều chỉnh nguồn vốn (412, 413, 421) được ghi nhận ở phần Nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán, nếu số dư bên Có ghi bình thường, nếu có số dư bên Nợ phải ghi âm bằng cách ghi đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn.
Dựa vào những thông tin trên MIFI hy vọng rằng bạn đã hiểu rõ về tầm quan trọng của bảng cân đối kế toán và nắm được nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán.
