Kế toán là công việc có nhiều nghiệp vụ kế toán khác nhau. Trong đó, nghiệp vụ kế toán công nợ là một trong những nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong doanh nghiệp. Bài viết sau đây MIFI sẽ trình bày chi tiết từ khái niệm kế toán công nợ là gì, nghiệp vụ của kế toán công nợ cho đến những kinh nghiệm chia sẻ làm kế toán công nợ.
1. Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ (Accounting Liabilities) là một phần nhỏ thuộc trong công việc của kế toán tổng hợp. Nhân viên kế toán công nợ sẽ đảm nhận các công việc kế toán liên quan những khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả hay thu vào. Với những doanh nghiệp lớn, nghiệp vụ kế toán công nợ sẽ được giao riêng cho bộ phận chuyên trách. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì thường kế toán tổng hợp sẽ đảm nhiệm luôn. Việc kiểm soát tốt hoạt động công nợ sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn và có thể tồn tại.
2. Công việc chung phải làm của kế toán công nợ
Công việc chung của kế toán công nợ
- Nghiệp vụ kế toán công nợ là in sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi để đối chiếu lại với kế toán tổng hợp vào cuối tháng, quý năm.
- Giám sát kiểm tra những nội dung, điều khoản có trong hợp đồng liên quan đến điều khoản thanh toán
- Nghiệp vụ tạo mã, thêm mã nhà cung cấp, mã khách hàng với những khách hàng, nhà cung cấp mới. Nếu khách hàng hoặc nhà cung cấp có sự thay đổi hay chuyển nhượng thì nghiệp vụ kế toán cần sửa mã đã tạo trên.
- Nhập mã hợp đồng vào Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ hợp đồng của từng khách hàng.
- Kế toán công nợ cần tiến hành đối chiếu công nợ chi tiết với kế toán tổng hợp vào mỗi tháng.
- Nghiệp vụ lập bút toán kết chuyển công nợ dịch vụ, hàng hóa.
- Tham gia trực tiếp việc thu hồi nợ đối với những khoản công nợ lâu, khó đòi.
- Tiến hành xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty theo định kỳ.
- Thực hiện các công việc như theo dõi, thông báo và xác nhận công nợ tạm ứng của nhân viên công ty.
- Nghiệp vụ kế toán công nợ là lập báo cáo công nợ phải thu/phải trả cuối quý, cuối năm.
- Lập bản đối chiếu công nợ để gửi cho nhà cung cấp/khách hàng có chữ ký, đóng dấu cho đối tác khi kết thúc kỳ báo cáo. Sau đó đưa biên bản báo cáo này cho kế toán tổng hợp để làm cứ cứ quyết toán thuế.
- Kế toán công nợ cần lập hạn thanh toán, hạn phải thu theo cam kết có trong hợp đồng.
- Ngoài ra, kế toán công nợ thực hiện các công việc liên quan khác được giao theo yêu cầu cấp trên.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế doanh nghiệp quy trình thủ tục chi tiết
3. Công nợ phải thu của khách hàng
Công nợ phải thu khách hàng
3.1 Thế nào là các khoản nợ phải thu?
Các khoản nợ phải thu là các khoản nợ của khách hàng về hàng hóa/dịch vụ và là một phần trong nghiệp vụ kế toán công nợ. Hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng nhưng công ty vẫn chưa nhận được thanh toán từ khách hàng. Các khoản nợ phải thu được thiết lập bằng cách mở rộng hạn mức tín dụng cho khách hàng.
Các khoản phải thu, sẽ được báo cáo là tài sản hiện tại trên bảng cân đối kế toán của công ty. Đây được xem là tài sản lưu động, vì nó có thể sử dụng làm tài sản thế chấp nhằm đảm bảo khoản vay để giúp đáp ứng được các nghĩa vụ ngắn hạn.
Các khoản nợ phải thu là 1 phần vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý các khoản nợ phải thu nhằm theo dõi khách hàng nào chưa thanh toán là vô cùng quan trọng, vì nó giúp doanh nghiệp cung cấp thêm vốn nhằm hỗ trợ hoạt động và giảm bớt nợ ròng của công ty.
Các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp là:
- Những khoản phải thu của khách hàng, khoản phải thu nội bộ.
- Những khoản thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được khấu trừ
- Những khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược
- Những khoản tạm ứng của cán bộ nhân viên công ty
- Và các khoản nợ phải thu khác.
>>> Tìm hiểu chi tiết về nghiệp vụ kế toán thuế
3.2 Nội dung nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu
Nội dung công tác của kế toán công nợ phải thu của khách hàng
Theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nội dung công tác kế toán các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp gồm có:
Kế toán phải thu khách hàng
- Chứng từ sử dụng: Kế toán phải thu của khách hàng bao gồm các chứng từ sử dụng như hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, biên bản bù trừ công nợ hay xóa nợ,....
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng sẽ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài sản cố định. Kế toán sẽ sử dụng TK 131 để hạch toán các khoản phải thu khách hàng.
Kế toán nợ phải thu tạm ứng
- Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình giao tạm ứng và các thanh toán các khoản tạm ứng, kế toán sẽ sử dụng TK 141.
- Nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu tạm ứng: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, các báo cáo thanh toán tạm ứng và những chứng từ liên quan phản ánh các khoản chi tiêu được thực hiện bằng tiền tạm ứng.
4. Công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Công nợ phải trả nhà cung cấp
4.1 Thế nào là các khoản nợ phải trả?
Các khoản nợ phải trả là các khoản nợ chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, mua hàng mà doanh nghiệp cần phải trả cho bên chủ nợ. Phân loại theo thời gian thì các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp được chia làm hai loại là nợ dài hạn và nợ ngắn hạn.
- Nợ ngắn hạn: Những khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả trong khoảng thời gian ngắn hạn từ 1 năm trở xuống.
- Nợ dài hạn: Những khoản nợ và các nghĩa vụ khác liên quan về mặt tài chính mà doanh nghiệp phải trả trong thời gian 1 năm trở lên. Tính từ ngày bảng cân đối kế toán được lập.
4.2 Nội dung công tác kế toán công nợ phải trả
Căn cứ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, quy định về nội dung công tác nghiệp vụ kế toán công nợ về các khoản nợ phải trả bao gồm:
Kế toán phải trả người bán
- Chứng từ sử dụng: hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi/phiếu nhập kho, các hóa đơn bán hàng, giấy báo nợ,...
- Tài khoản sử dụng: Sử dụng TK 331 “Phải trả người bán để hạch toán các khoản phải trả người bán". Trong nghiệp vụ kế toán công nợ, TK 331 phản ánh tình trạng thanh toán về những khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký xác nhận.
Cách thức kế toán nợ phải trả người bán: Dựa theo sơ đồ 62, TK 331 kế toán công nợ sẽ nắm được cách thức hạch toán kế toán phải trả người bán.
Sơ đồ số 62: Kế toán phải trả người bán
5. Kinh nghiệm làm kế toán công nợ
Sau đây là những kinh nghiệm để giúp bạn trở thành kế toán viên công nợ chuyên nghiệp, hoàn thành tốt công việc:
- Đầu tiên bạn phải nắm vững kiến thức về nghiệp vụ kế toán nói chung và nghiệp vụ kế toán công nợ nói riêng.
- Kỹ năng sử dụng các phần mềm kế toán, Excel thuần thục, giỏi.
- Kỹ năng phân tích, tham mưu và giao tiếp tốt.
Nếu bạn đáp ứng đủ những kỹ năng trên, bạn sẽ luôn hoàn thành tốt công việc của một kế toán công nợ và trở thành nhân viên đắc lực trong doanh nghiệp.
Qua bài viết về nghiệp vụ của kế toán công nợ trong doanh nghiệp, hy vọng MIFI đã mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích, giúp bạn định hướng tốt công việc kế toán, đồng thời giúp bạn trau dồi kỹ năng để trở thành nhân viên có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp.>>> Xem thêm bài viết liên quan về bảng cân đối kế toán
