5 Điều Cần Lưu Ý Khi Chuyển Đổi Sang Hóa Đơn Điện Tử

Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử. Vậy, cần lưu ý gì khi chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử an toàn.

Việc nắm rõ các vấn đề trước khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử an toàn sẽ giúp bạn tiếp cận chúng một cách dễ dàng hơn cả. 

5 Điều cần lưu ý khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử Sau đây là lưu ý khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Lưu ý 1:

Hoàn thành việc chuyển đổi trước ngày 01/11/2020

Khoản 2, Điều 35 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định:

“Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.

Hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử an toàn trước ngày 01/11/2020.

Tính đến thời điểm hiện tại thì Nghị định này vẫn đang được áp dụng. Tổng cục Thuế – Bộ Tài chính và các cơ quan thuế địa phương vẫn hướng dẫn doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử an toàn trước ngày 01/11/2020.

Lưu ý 2 khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Chúng ta cần:

Nắm rõ các nội dung của Hóa đơn Điện tử

Nắm rõ các nội dung của hóa đơn điện tử là điều mà kế toán nào cũng cần.

Thông tư số 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính quy định nội dung hóa đơn điện tử cần đầy đủ như sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn

Tên hóa đơn: Hóa đơn điện tử bắt buộc phải có tên. Tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, tem, vé, thẻ,…

Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự bao gồm các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:

• Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Số 2: Hóa đơn bán hàng.
• Số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
• Số 4: Các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định.

Ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. 

Số hóa đơn: số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn với tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán

Hóa đơn điện tử an toàn phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua 

Nếu người mua có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ghi trên hóa đơn phải đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Nếu người mua không có mã số thuế thì mã số thuế trên hóa đơn để trống.

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.

Thuế GTGT

Hóa đơn điện tử cần thể hiện số tiền thuế.

Trên hóa đơn điện tử thể hiện thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

Đối với người bán

Người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Đối với người mua

Bên mua có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Ngoài ra, cũng có một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua theo quy định pháp luật.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.

Mã của cơ quan thuế

Với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì yêu cầu về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

Theo Điều 4, Khoản 3 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc như sau:

Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau:

• Hóa đơn điện.
• Hóa đơn nước.
• Hóa đơn dịch vụ viễn thông.
• Hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Sử dụng hóa đơn điện tử đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ

Sử dụng hóa đơn điện tử khi xuất nhập khẩu hàng hóa/dịch vụ.

Theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 6 Thông tư số 68/2019/TT-BTC thì trường hợp xuất khẩu hàng hóa/dịch vụ hay ủy thác xuất khẩu hàng hóa đều phải sử dụng sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Theo đó, khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa xuất khẩu.

Ngoài ra, khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận uỷ thác, cơ sở có hàng hóa uỷ thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa uỷ thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử. Cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử an toàn để xuất cho khách hàng nước ngoài.

Cuối cùng là lưu ý 3 khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. chúng ta cần:

Chú trọng tính An toàn và Bảo mật của Hóa đơn điện tử

Không sử dụng các phần mềm hóa đơn giá rẻ

Lựa chọn một phần mềm hóa đơn giá rẻ có thể khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều rủi ro như:

• Phát sinh chi phí: phí tích hợp, phí thiết kế mẫu, phí cài đặt trên nhiều máy tính,….
• Rò rỉ thông tin, lưu trữ khó khăn do lựa chọn nhà cung cấp không có uy tín với độ bảo mật thấp.
• Không được hỗ trợ kịp thời chính xác do không đủ nguồn nhân lực hoặc không đủ kinh nghiệm hỗ trợ.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp chớ nên thấy cái lợi trước mắt là tiết kiệm chi phí mà chọn những nhà cung cấp giá rẻ với độ bảo mật kém. Do đó cần phải sử dụng các dịch vụ hóa đơn điện tử bảo mật nhằm đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.

Nâng cao bảo mật để hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu

Doanh nghiệp gần như không thể tránh khỏi tổn thất về tài chính, ảnh hưởng đến danh tiếng và giảm sự cạnh tranh khi dữ liệu bị rò rỉ, thất thoát. Do đó, nâng cao bảo mật để hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu là vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng nên hướng tới.

Các tiêu chí lựa chọn một giải pháp Hóa đơn Điện tử an toàn

Một phần mềm hóa đơn chất lượng khi mang đến giải pháp lưu trữ hóa đơn an toàn và tối ưu nhất dành cho bạn, giúp nâng cao tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu của cả doanh nghiệp. Các tiêu chí lựa chọn một phần mềm hóa đơn an toàn bao gồm:

Speed – Tốc độ 

Bạn nên chọn phần mềm có tốc độ lưu trữ dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng. Việc triển khai lưu trữ sẽ không phụ thuộc vào các vấn đề hay cấu hình hạ tầng thường thấy ở những nền tảng khác như: Networking Infrastructure, Computing, Storage cho những ứng dụng sẽ chạy.

Scale – Tính mở rộng

Phần mềm hóa đơn an toàn còn cần có tính năng mở rộng một cách nhanh chóng cho từng doanh nghiệp khi cần.

Economics – Kinh tế

Kinh tế cũng là tiêu chí mà bạn cần quan tâm khi chọn phần mềm hóa đơn phù hợp. Theo đó, bạn nên chọn phần mềm có thể giảm được chi phí tối đa đồng thời cần hoạch định rõ ràng cho chiến lược phát triển công nghệ thông tin của mình trong tương lai.

Tự động sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn và liên tục

Phần mềm hóa đơn cần đảm bảo khả năng tự sao lưu dữ liệu dự phòng riêng. Nhằm mục đích hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo cho doanh nghiệp sự bảo mật cao nhất. Sử dụng công cụ để khách hàng tự đồng bộ hóa dữ liệu của mình lên các hệ thống lưu trữ khác

Sử dụng hóa đơn điện tử khi xuất nhập khẩu hàng hóa/dịch vụ.

Hiện nay, MIFI là một trong những đơn vị đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên. Ngoài ra, Mifi còn có những ưu điểm như:

• Đảm bảo lưu trữ an toàn tuyệt đối: Lưu trữ hệ thống hóa đơn điện tử tại Cloud Azure của Microsoft.
• Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với 3 bước: tra cứu, tìm kiếm; theo dõi báo cáo định kỳ; quản lý quá trình nhập xuất hóa đơn.
• Dễ dàng sử dụng: Cloud sử dụng Resource từ nhà cung cấp dịch vụ nên vô cùng dễ sử dụng. Tại đây, bạn còn có thể mua thêm nhiều dịch vụ đi kèm nổi bật khác của nhà cung cấp.
• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Việc chạy các dịch vụ trên nền tảng điện toán đám mây sẽ giảm thiểu rất nhiều chi phí đầu tư vận hành cho các hệ thống On-Premise. Nền tảng này cho phép bạn sử dụng bao nhiêu tính tiền bấy nhiêu. 

Trên đây là những vấn đề mà bạn cần nắm vững trước khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp ích cho hoạt động kinh doanh của bạn.