Những Vấn Đề Chủ Doanh Nghiệp Đang "Bỏ Quên" Khi Kiểm Soát Hóa Đơn Điện Tử

Nhiều CEO, chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng “bỏ quên” những vấn đề về kiểm soát hóa đơn điện tử. Điều này dẫn đến nhiều rủi ro khó lường.

Nên kiểm soát hóa đơn thế nào để bảo mật thông tin và tránh đánh mất dữ liệu?

Làm thế nào để có thể kiểm soát được hóa đơn điện tử chặt chẽ. Đồng thời bảo mật được thông tin tuyệt đối, tránh bị phạt thuế nặng? Tham khảo bài viết sau đây để tìm lời giải đáp!

Tình trạng hiện tại của việc lưu trữ hóa đơn điện tử

Có rất nhiều cách lưu trữ hóa đơn điện tử như sao chép toàn bộ các dữ liệu vào USB, đĩa CD,... Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tiếp trên email.

Tuy nhiên việc đánh mất dữ liệu trên Email là rất cao. Có thể bạn sẽ gặp phải Hacker dùng các tệp mã độc để tấn công và đánh cấp dữ liệu của bạn. Hay do lỗ hổng trên thiết bị, hệ thống bạn đang sử dụng.

Và người chịu trách nhiệm cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử là kế toán của doanh nghiệp.

Nếu như CEO không nắm rõ cách vận hành cũng như quản lý hóa đơn của kế toán. Việc này dễ dẫn đến các vấn đề trong lúc quản lý.

Tình trạng xuất hóa đơn khống của kế toán?

Hiện nay vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp chọn cách mua hóa đơn. Đây là cách mà họ nghĩ rằng sẽ hạn chế được số thuế GTGT phải nộp và cân đối được giữa thuế đầu vào, đầu ra.

Đặc biệt là đối với một số doanh nghiệp nhỏ, đang hoạt động lĩnh vực như vận tải, thi công, xây lắp,... mà đầu ra thì có còn đầu vào thì lúc có lúc không.

Kế toán xuất hóa đơn khống để hạn chế được số thuế GTGT phải nộp

Quy trình nhập xuất hóa đơn có đang được minh bạch?

Những doanh nghiệp này thường chọn cách mua hóa đơn và có những dấu hiệu sau:

• Kế toán xuất khống hóa đơn, làm cho hàng tồn kho mất cân đối hoặc giá trị nghiệm thu cao hơn đầu vào.
• Không có hóa đơn đầu ra, mua vào không minh bạch nhưng vẫn phải xuất hóa đơn đầy đủ.
• Khi mua vật tư hoặc hàng hóa làm theo cảm tính, mua không hóa đơn hoặc mua bằng tiền mặt. Trong khi đó đầu ra vẫn phải xuất hóa đơn đầy đủ cho khách hàng.

Khi đã làm kế toán thuế, bạn nhận ra điều đó thì chắc hẳn cơ quan quản lý thuế cũng sẽ nhận ra khi doanh nghiệp cố tình mua bán hóa đơn.

Các trường hợp mua hóa đơn theo cách "đánh bùn sang ao"

Có khá nhiều giám đốc doanh nghiệp thiếu quan tâm đến kế toán thuế và kê khai báo cáo thuế. Vì vậy mà mặc cho kế toán làm, nói gì nghe đó. Thậm chí họ còn yêu cầu nhân viên của mình phải mua hóa đơn để có thể nộp thuế ít hơn. Nhưng trên thực tế họ lại phải trả nhiều tiền hơn nữa.

Để biết rõ hơn, chúng ta hãy phân tích các trường hợp sau:

Trường hợp 1

• Mua hóa đơn có giá 5-10% của giá trị giao dịch. Giả định thuế VAT đầu ra là 5-10% thì điều này dẫn đến số tiền bạn bỏ ra bằng với mức thuế phải nộp.
• Còn nếu mua trên 10% thì doanh nghiệp sẽ phải trả nhiều hơn số thuế phải nộp.

Đối với các doanh nghiệp mua bán hóa đơn thường kỳ vọng có thể giữ lại 20-22% giá trị hóa đơn. Nhưng nếu kế toán làm vậy liệu có thể giải thích được các câu sau:

• Vật tư/ hàng hóa/ dịch vụ đầu vào có phù hợp về mẫu mã, tên, chủng loại hay số lượng với đầu ra?
• Báo cáo thuế và liên 2 của hóa đơn liệu có khớp với nhau khi doanh nghiệp mua hóa đơn không?
• Hồ sơ mua bán giao dịch có được chứng thực?
• Và còn rất nhiều câu hỏi khác mà khi làm giả thì khó mà giải thích hợp lý được.

Rất nhiều rủi ro xảy ra khi Chủ doanh nghiệp không kiểm soát việc xuất nhập hóa đơn của Kế toán

Trường hợp 2

Một số doanh nghiệp lại mua hóa đơn lên đến 20% giá trị đơn hàng, thậm chí còn cao hơn. Vậy tại sao doanh nghiệp không nộp thuế mà phải cố tình làm giả.

Với trường hợp này không những mang lại nhiều rủi ro do doanh nghiệp mà còn phải trả số tiền cao hơn thuế.

Những rủi ro tiềm ẩn khi mua hóa đơn

• Giá trị của các liên hóa đơn khác nhau. Ví dụ như liên 2 ghi hóa đơn là 1 tỷ, nhưng liên 1 và 3 chỉ ghi 1 triệu.
• Hiện nay tài khoản doanh nghiệp bị kiểm soát khá chặt. Nếu như mua trên 20 triệu thì bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển khoản cho bên bán. Cách mà bên bán lách luật là rút tiền mặt trả lại bên mua. Vì thế cơ quan thuế có thể sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình những loại giao dịch như có khoản tiền vào ngân hàng và rút ra ngay lập tức với khoản tương tự. Việc này mang lại rủi ro và nguy hiểm khá lớn cho doanh nghiệp.
• Ngoài ra rủi ro lớn nhất đối với doanh nghiệp là bên bán khống hóa đơn có thể bỏ trốn, ngưng hoạt động, bị bắt và kiểm tra bất cứ lúc nào.
• Một khi doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro hóa đơn hoặc buôn bán hóa đơn luôn được các cơ quan quản lý thuế kiểm soát khá chặt.
• Nếu không giải trình được tính hợp lý hay có thật của hóa đơn. Doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính hay nặng hơn là bị điều tra hình sự.

Chủ Doanh nghiệp nên kiểm soát chặt chẽ vấn đề Bảo mật hóa đơn của công ty

Là chủ doanh nghiệp, liệu bạn có đang kiểm soát được tình trạng xuất nhập hóa đơn của doanh nghiệp mình? Bạn có kiểm soát được công việc của kế toán và liệu doanh nghiệp có đang trong tình trạng xuất hóa đơn khống không?

Việc tốt nhất đối với doanh nghiệp là hãy kiểm soát hóa đơn chặt chẽ  Tránh tình trạng mua hóa đơn để mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp mình.

Sẽ như thế nào nếu thông tin hóa đơn của doanh nghiệp bị lộ?

Để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và thắt chặt việc quản lý chất lượng của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử (HĐĐT). Thì hiện nay dự thảo nghị định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn đã được bổ sung thêm nhiều quy định.

Cụ thể là xử phạt từ 5 triệu đến 10 triệu nếu để lộ thông tin dữ liệu về khách hàng.

Sẽ như thế nào nếu thông tin hóa đơn của doanh nghiệp bị lộ?

Ví dụ gần đây nhất về trường hợp doanh nghiệp làm mất hóa đơn. Một doanh nghiệp tại quận 9 vào năm 2019, hệ thống máy chủ của họ gặp sự cố. Hậu quả là họ bị mất tất cả dữ liệu hóa đơn điển tử trong vòng 2 năm. Điều này càng trở nên khó khăn và rắc rối hơn khi đã đến chu kỳ quyết toán thuế.

Theo quy định thì nếu để dữ liệu hóa đơn bị mất sẽ bị phạt đến vài trăm triệu đồng. Ước tính thiệt hại đến vài trăm triệu, vì vậy mà kế toán trưởng cùng CEO đã rất đau đầu để xử lý ổn thỏa.

Giải pháp tốt nhất để tránh mất hóa đơn điện tử là doanh nghiệp nên đầu tư vào một hệ thống bảo mật dữ liệu để kiểm soát hóa đơn điện tử an toàn hơn.

Hãy quan tâm đến bảo mật thông tin và quản lý hệ thống kế toán

Nếu hoàn toàn giao dữ liệu cho hóa đơn điện tử cho nhà cung cấp không chuyên nghiệp thì mang lại rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

Với những đơn vị chưa từng phải đối mặt với thảm họa lớn thì họ sẽ bị bối rối khi xử lý mất hóa đơn.

Điều quan trọng nữa là doanh nghiệp cần lưu ý đến việc lưu trữ những hóa đơn cũ. Để tránh đến chu kỳ quyết toán thuế lại bị mất dữ liệu hóa đơn điện tử. Từ đây sẽ tránh khỏi việc bị phạt một khoản thuế khổng lồ.

Để đảm bảo hóa đơn điện tử không bị mất, doanh nghiệp hãy lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử an toàn..