Khởi tạo hóa đơn điện tử cần những chi phí gì?

Trong thời đại công nghệ số phát triển vượt bậc, hóa đơn điện tử dần chứng tỏ những ưu điểm vượt trội so với loại hóa đơn giấy thông thường và được ngày càng đông đảo doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Vậy việc khởi tạo hóa đơn điện tử miễn phí hay mất phí bao nhiêu? Cùng tìm lời giải đáp cụ thể qua bài viết sau đây.

Bài viết liên quan: 

• Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định
• Hóa đơn điện tử bảo mật thông tin cho doanh nghiệp
• Hóa đơn điện tử bảo mật có vai trò quan trọng như thế nào?

Hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến với nhiều ưu điểm

1. Lý do khiến hóa đơn điện tử trở thành xu hướng chuyển đổi ngày nay

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về cung ứng dịch vụ, bán hàng được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ quản lý bằng các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử miễn phí được khởi tạo trên hệ thống máy tính của tổ chức đã có mã số thuế khi đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian. Cụ thể:

• Giảm đến 70% các bước trong quy trình phát hành
• 90% tranh chấp liên quan đến hóa đơn
• Rút ngắn đến 99% thời gian thanh toán và quản lý các loại hóa đơn
• Tiết kiệm tới 80% chi phí mỗi hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần chờ đợi để nhận hóa đơn từ bưu điện hay đơn vị giao hàng theo cách truyền thống. Chỉ mất vài phút và vài cú nhấp chuột, người mua sẽ nhận được hóa đơn dù ở bất kỳ thời gian hay địa điểm nào nếu có internet.

Với hóa đơn điện tử miễn phí, doanh nghiệp cũng không cần lo xảy ra tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong quá trình chuyển phát. Việc này còn giúp doanh nghiệp cắt giảm được nhiều chi phí phát sinh hơn như sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Ví dụ như: Chi phí mực in, giấy in, chi phí chuyển phát, lưu trữ hóa đơn,... 

Đồng thời còn hạn chế mất thời gian khi tìm kiếm hóa đơn, tăng khả năng bảo mật và giúp việc lưu trữ, quản lý trở nên dễ dàng, không còn rủi ro mất mát hay nhàu nát như khi sử dụng hóa đơn giấy,... Việc lưu trữ hóa đơn điện tử có thể duy trì trong thời gian dài hoặc lưu trữ vĩnh viễn theo từng phân loại rõ ràng, thuận tiện hơn trong việc kiểm soát.

Ngoài ra, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các thủ tục hành chính thuế cơ bản của doanh nghiệp cũng được thực hiện trên máy tính. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo hay thao tác trên internet để gửi tới cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được ứng dụng ngay sau khi thông báo này được chấp nhận.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ không cần mất công sức đăng ký mẫu hóa đơn điện tử miễn phí, không cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế do số lượng hóa đơn đã sử dụng hay còn lại đều được cập nhật rõ ràng trên phần mềm tạo hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí

2. Các chi phí cần có để khởi tạo hóa đơn điện tử

Trong thời kỳ chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, hóa đơn điện tử ngày càng được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng sử dụng thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Vậy, việc khởi tạo hóa đơn điện tử miễn phí hay mất những khoản phí nào? Dưới đây là câu trả lời cụ thể.

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế đánh mất thông tin

Để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cần lưu ý một số khoản phí phát sinh sau:

• Chi phí khởi tạo hóa đơn: Đây là loại phí để khởi tạo dịch vụ hóa đơn điện tử, phát sinh một lần duy nhất khi doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Chi phí để được sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử: Thông thường, các nhà cung cấp sẽ chia thành nhiều gói dịch vụ với mức giá khác nhau cùng số lượng hóa đơn tương ứng để phù hợp với nhiều doanh nghiệp.
• Chi phí sử dụng các dịch vụ nhận – truyền – lưu trữ dữ liệu trên hóa đơn điện tử: Theo quy định của Pháp luật, nếu nhà cung cấp mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử chưa được chứng thực là doanh nghiệp nhận - truyền - lưu trữ dữ liệu trong hóa đơn, doanh nghiệp cần phải sử dụng thêm gói dịch vụ này của một đơn vị trung gian khác đã được chứng nhận.
• Các chi phí khác có thể phát sinh: Chi phí tạo mẫu hóa đơn, phí tư vấn thủ tục đăng ký,...

Với những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống như: Tiết kiệm thời gian, chi phí, độ bảo mật và an toàn cao, đơn giản hóa quy trình quản lý và lưu trữ,... việc sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí dần trở thành tất yếu đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt là doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.

MIFI là giải pháp hóa đơn điện tử an toàn, chất lượng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Sở hữu nhiều điểm khác biệt, phần mềm hóa đơn điện tử MIFI có thể đáp ứng tối đa mọi yêu cầu của các doanh nghiệp. Đây cũng là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cam kết chất lượng tuyệt đối với khách hàng và sẵn sàng đền bù khi xảy ra sai sót.

MIFI cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn, chất lượng

Với những thông tin hữu ích trên, bài viết đã giúp Quý khách hàng giải đáp thắc mắc: “Khởi tạo hóa đơn điện tử miễn phí hay mất phí bao nhiêu?”. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về hóa đơn điện tử hay có mong muốn đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của MIFI hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được phục vụ nhanh chóng nhất.

Bài viết và hình ảnh được tổng hợp bởi MIFI.