Trong quá trình nhập và xử lý số liệu, kế toán mắc sai sót dẫn đến bảng cân đối kế toán không cân. Vậy nguyên nhân là gì? Cách khắc phục tình trạng bảng cân đối kế toán không cân như thế nào? Làm thế nào để hạn chế sai sót của kế toán viên? Dưới đây Matbao-invoice sẽ đưa ra cho bạn những thông tin hữu ích để giải đáp những câu hỏi trên.
Bài viết liên quan:
- Bảng cân đối kế toán là gì? Hướng dẫn lập bảng theo Thông tư 200
- Nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán chính xác nhất
- Tìm hiểu các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán
Kế toán viên cần cẩn trọng trong quá trình lập bảng cân đối kế toán để tránh xảy ra sai sót
1. Nguyên nhân khiến bảng cân đối kế toán mất cân đối
Bảng cân đối kế toán là một trong những tài liệu tài chính quan trọng, giúp nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra những đánh giá khách quan, từ đó xây dựng nên các chiến lược kinh doanh phù hợp. Đây là một mẫu biểu bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp trong bộ báo cáo tài chính. Yêu cầu của bảng là cần có sự cân đối giữa các cặp số liệu sau:
- Số dư Nợ đầu kỳ, số dư Có đầu kỳ
- Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có
- Số dư Nợ cuối kỳ, số dư Có cuối kỳ.
Hay nói cách khác, tổng giá trị tài sản trong bảng cân đối kế toán luôn bằng tổng giá trị nguồn vốn trong cùng một thời điểm nhất định:
TỔNG TÀI SẢN = TỔNG NGUỒN VỐN
Trong quá trình thu thập, nhập và xử lý số liệu của các kế toán viên sẽ không tránh khỏi có sự sai sót. Những nhầm lẫn trong việc định khoản sẽ làm hai chỉ tiêu trên không được cân bằng. Dưới đây là những nguyên nhân chính dẫn đến bảng cân đối kế toán không cân:
1.1. Trường hợp 1: Cột đầu kỳ/ Chỉ tiêu Tổng tài sản không bằng chỉ tiêu Tổng nguồn vốn
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến bảng cân đối kế toán của các doanh nghiệp xảy ra tình trạng mất cân đối. Có thể do quá trình kế toán tổng hợp nhập số sai dư đầu kỳ ở phần Tài sản hoặc Nguồn vốn. Hay có thể do thời điểm chuyển số dư giữa các năm chưa hoàn thiện và khớp báo cáo dẫn đến số liệu đầu kỳ của phần Tài sản và Nguồn vốn bị chênh lệch.
Ngoài ra, nguyên nhân cũng có thể do kế toán tổng hợp áp dụng công thức không chính xác hay có sự điều chỉnh chưa hợp lý đối với công thức được thiết lập trong báo cáo tài chính khiến chỉ tiêu Tài sản và Nguồn vốn ở cột đầu kỳ không bằng nhau.
Bảng cân đối kế toán không cân do sai sót các chỉ tiêu ở cột đầu kỳ
1.2. Trường hợp 2: Cột cuối kỳ/Chỉ tiêu Tổng tài sản không bằng Tổng nguồn vốn
Một nguyên nhân khác dẫn đến tình trạng bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp mất cân bằng là cột cuối kỳ/Chỉ tiêu Tổng tài sản không bằng chỉ tiêu Tổng nguồn vốn. Có thể do kế toán viên chưa tiến hành kết chuyển lãi lỗ hoặc đã kết chuyển nhưng có sự điều chỉnh chứng từ có liên quan đến các tài khoản 5, 6, 7, 8, 9 mà quên sửa lại, dẫn đến việc tồn tại số dư của các tài khoản trên trong bảng cân đối kế toán.
Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động kinh doanh, có rất nhiều nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp phát sinh nằm ngoài danh sách các tài khoản chính và cần tạo thêm nhiều tiểu tài khoản (theo quy định) để đảm bảo định khoản đầy đủ các nghiệp nghiệp vụ đó. Đó là nguyên nhân khiến hệ thống tài khoản của doanh nghiệp trở nên “đồ sộ” và kế toán viên sẽ dễ xảy ra sai sót trong quá trình tổng hợp.
Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khác cũng có thể gây ra tình trạng mất cân đối ở bảng kế toán của doanh nghiệp như: sai sót trong quá trình định khoản, nhập sai hàng tồn kho, quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm,...
Kế toán viên không điều chỉnh kết chuyển lãi lỗ khi sửa số liệu trong các tài khoản sẽ làm bảng cân đối kế toán không cân
2. Cách xử lý khi bằng cân đối kế toán mất cân
Khi bảng cân đối kế toán có sự sai lệch, kế toán tổng hợp cần làm gì? Cùng tìm hiểu các giải quyết ngay sau đây:
- Trước tiên, kế toán viên cần kiểm tra lại các bút toán kết chuyển cuối kỳ, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của từng bút toán, tránh trường hợp ghi nhận doanh thu, chi phí nhưng không kết chuyển lãi/lỗ làm mất cân đối bảng kế toán của doanh nghiệp.
- Tiếp theo, cần kiểm tra và đối chiếu số liệu ở các tài khoản với sổ theo dõi chi tiết: đối chiếu số dư và số phát sinh trong tài khoản 111, 112, 1331. Ngoài ra, kế toán tổng hợp cũng nên thực hiện so sánh số liệu trên tài khoản 142, 242, 214 với số liệu trong phân bổ chi phí trả trước hay bảng phân bổ khấu hao TSCĐ; đối chiếu bảng chi tiết nhập - xuất kho, hàng tồn kho với tài khoản 151, 157,... Việc kiểm tra số dư Nợ - Có của các tài khoản có thể tìm ra điểm sai sót khiến bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp mất cân đối.
- Cuối cùng, khi đã xác định được lỗi sai, kế toán tổng hợp cần điều chỉnh theo đúng nguyên tắc chung đã được quy định. Ví dụ, nếu có sự nhầm lẫn trong khâu định khoản sẽ cần sửa chữa và có văn bản giải trình cụ thể.
3. Những cách hạn chế xảy ra lỗi sai khi lập bảng cân đối kế toán
Để hạn chế xảy ra tình trạng mất cân đối khi lập bảng cân đối kế toán, các doanh nghiệp và kế toán viên có thể tham khảo các biện pháp sau:
- Sử dụng phần mềm kế toán: Ngày nay các phần mềm kế toán được thiết lập với nhiều chức năng chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp và bộ phận kế toán giải quyết nhiều vấn đề một các nhanh chóng, hiệu quả. Một số doanh nghiệp lớn còn lựa chọn thuê thiết kế một phần mềm riêng phù hợp với đặc điểm và quy trình hoạt động của công ty để hạn chế tối đa sai sót trong quá trình lập bảng cân đối và lên các báo cáo tài chính khác.
- Nắm vững kiến thức chuyên môn: Ngoài sử dụng các phần mềm hỗ trợ, kế toán viên của doanh nghiệp cũng cần nắm vững kiến thức chuyên môn để hiểu các thao tác và nguyên tắc hoạt động của phần mềm.
- Rèn tính tỉ mỉ khi thực hiện bảng cân đối: Lập bảng cân đối là việc đòi hỏi sự cẩn thận. Mặc dù phần mềm kế toán có thể đảm bảo cung cấp các công thức hoàn toàn chính xác, tuy nhiên bạn chỉ cần sai một chữ số hàng đơn vị nhập số liệu vào phần mềm cũng sẽ làm bảng cân đối kế toán xảy ra sai sót.
Phần mềm kế toán giúp kế toán viên hạn chế sai sót khi lập bảng cân đối kế toán
Matbao-invoice là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm kế toán chuyên nghiệp, hiệu quả, mang đến cho các doanh nghiệp giải pháp kế toán ưu việt nhất. Với Matbao-invoice, kế toán viên có thể dễ dàng quản lý và xuất hóa đơn ngay trên chính chiếc điện thoại của mình mà không sợ chậm trễ hay xảy ra sai sót thường xuyên.
Trên đây là một số thông tin tổng hợp về các nguyên nhân dẫn đến mất cân bằng trên bảng cân đối kế toán cùng cách khắc phục cũng như hạn chế tình trạng trên. Để theo dõi và tìm hiểu thêm nhiều thông tin về kế toán, Quý khách vui lòng truy cập trang chủ Matbao-invoice, tại đây luôn cập nhật những kiến thức bổ ích nhất giúp bạn trở thành một kế toán viên chuyên nghiệp.
