Các Bước Hủy Hóa Đơn Giấy Và Chuyển Đổi Sang Hóa Đơn Điện Tử

Doanh nghiệp muốn chuyển sang hóa đơn điện tử thì phải làm các thủ tục cần thiết để hủy hóa đơn giấy, sau đó tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Cần hiểu rõ các bước hủy hóa đơn giấy để tránh những sai lầm không đáng có

MIFI sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các thủ tục để hủy hóa đơn giấy và chuyển sang hóa đơn điện tử để quý doanh nghiệp, kế toán viên dễ dàng thực hiện hơn, tiết kiệm thời gian và công sức. Các thủ tục được quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn của MIFI

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bắt buộc

Doanh nghiệp bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy và chuyển sang hóa đơn điện tử.

Theo nghị định của chính phủ thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

Vậy hóa đơn đơn điện tử mang lại những loại ích nào cho doanh nghiệp của bạn?

Hóa đơn điện tử là giải pháp hoàn hảo để thay thế hóa đơn giấy

• Dựa theo nghị định và thông tư 68/2019/TT-BTC thì bắt đầu từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Kể từ ngày trên, đơn vị kinh doanh phải làm thủ tục hủy hóa đơn giấy nếu còn dư.
• Ngoài ra, theo thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định: Các tổ chức kinh doanh có thể tạo đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau như hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử và phải thực hiện theo thông báo được phát hành theo từng hình thức hóa đơn như quy định. 
• Thông tư này có hiệu lực đến hết 31/10/2020 nên từ đây đến cuối tháng 10, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng song song giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nếu không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy nữa thì bạn có thể làm thủ tục hủy hóa đơn dư.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

• Lợi ích mà bạn có thể dễ dàng nhận thấy đó là việc bảo quản hóa đơn hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí vận chuyển.
• Hóa đơn điện tử luôn được quản lý và bảo mật an toàn.
• Tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm thiểu các thủ tục hành chính.
• Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mỗi tháng/ quý.
• Sở hữu những tiện ích cao cùng các phương thức gửi hóa đơn đa dạng.

Từ 1/11/2020, chứng từ giấy chỉ dùng để lưu trữ khi được chuyển từ hóa đơn điện tử

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy, bạn phải đảm bảo nội dung giữa hai hình thức hóa đơn này phải trùng khớp với nhau. Các hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ cũng như theo dõi các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và về kế toán. (Trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền và được kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế).

Thao tác để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy hoặc hóa đơn giấy khá đơn giản và tương tự nhau. Bạn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử, sau đó chỉ cần thực hiện chuyển đổi theo 2 cách là chuyển đổi từng hóa đơn hoặc chuyển đổi hàng loạt.

Thủ tục hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử

Bạn áp dụng theo từng bước sau để tiến hành thủ tục hủy hóa đơn giấy:

Bước 1: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn của doanh nghiệp

Thành lập hội đồng hủy hóa đơn để bắt đầu thủ tục hủy hóa đơn giấy.

Trừ những trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh thì các đơn vị kinh doanh phải thành lập ra hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng này phải gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp.

Bước 2: Lập bảng kiểm kê các hóa đơn cần hủy

Bảng kiểm kê này phải bao gồm các chi tiết như: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn muốn hủy. Bạn có thể liệt kê từng số hóa đơn hoặc liệt kê từ số… đến số… nếu số hóa đơn cần hủy liên tục nhau).

Bước 3: Lập biên bản để hủy hóa đơn giấy

Sau khi đã lập xong biên bản hủy hóa đơn thì các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản này. Đồng thời, nếu xảy ra sai sót thì các thành viên này sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Bước 4: Gửi bản thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy đến cơ quan thuế

Bước cuối cùng bạn cần gửi bản thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế.

Dựa theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3, được ban hành kèm theo với Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn. Thông báo này phải có các nội dung như: Ký hiệu, loại, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số... , ngày giờ hủy, lý do hủy và phương pháp hủy.

Bạn cần lập 2 bảng thông báo để gửi 1 bản đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và một bản lưu nội bộ. Thời hạn chậm nhất để gửi thông báo kết quả là không quá 5 ngày sau khi thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn đúng pháp lý

Người bán hàng hóa sẽ được chuyển đổi một lần từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, mục đích để chứng minh nguồn gốc và xuất xứ hàng hóa hữu hình trong suốt quá trình lưu thông.

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh được nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, doanh nghiệp phải đáp ứng được các quy định được nêu tại điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Trong trường hợp này, bạn cần phải có chữ ký của người đại diện bên bán và con dấu của người bán.

Người bán và người mua phải thực hiện theo quy định của luật kế toán khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán. Các hóa đơn điện tử khi được chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng theo các quy định được nêu tại điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Kết Luận

Việc hủy hóa đơn giấy và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp. Để giúp cho hóa đơn điện tử luôn được lưu trữ an toàn và tối ưu nhất, đừng bỏ qua Giải pháp Hóa đơn điện tử bảo mật tại MIFI.

MIFI giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian phê duyệt, hóa đơn không còn lo bị thất lạc, không cần thực hiện các thao tác rườm rà.