Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính

Hóa đơn đầu vào là gì? Tại sao việc xử lý hóa đơn đầu vào lại quan trọng cho doanh nghiệp? Bộ Tài chính đã có những quy định mới nào về hóa đơn từ 01/01/2022 mà kế toán cần biết? Làm sao để xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu, làm mất, cháy, hỏng? Hãy theo dõi bài viết này để biết cách xử lý hóa đơn đầu vào theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính.

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được từ các bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ khi mua sắm. Hóa đơn đầu vào chứng minh cho việc doanh nghiệp đã chi trả tiền cho các bên cung cấp và có quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) và chi phí hợp lý.

>>>Xem thêm: Xử lý mất hóa đơn đầu vào như thế nào để được khấu trừ?

Vai trò và ý nghĩa của việc xử lý hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp

Vai trò và ý nghĩa của việc xử lý hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp

Việc xử lý hóa đơn đầu vào là một trong những công việc quan trọng của kế toán doanh nghiệp. Việc xử lý hóa đơn đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh, tài chính và thuế của doanh nghiệp. Nếu xử lý hóa đơn đầu vào không chính xác, kịp thời và tuân thủ các quy định của pháp luật, doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro sau:

• Bị truy thu thuế, phạt nộp chậm, phạt vi phạm hành chính.
• Bị giảm quyền lợi khấu trừ thuế VAT và chi phí.
• Bị sai sót trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả kinh doanh.
• Bị mất cơ hội hợp tác với các bên liên quan.

Do vậy, việc xử lý hóa đơn đầu vào một cách nhanh chóng, chính xác và tuân thủ các quy định mới nhất của Bộ Tài chính là rất cần thiết cho doanh nghiệp.

Cách xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu

Cách xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu

Trong quá trình kinh doanh, có thể xảy ra trường hợp doanh nghiệp bỏ sót hoặc kê khai thiếu hóa đơn đầu vào. Điều này có thể do sơ suất của kế toán, do nhận được hóa đơn muộn hoặc do không nhận được hóa đơn từ các bên cung cấp. Việc bỏ sót hoặc kê khai thiếu hóa đơn đầu vào có thể gây ra những hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp như:

• Bị truy thu thuế VAT và phạt nộp chậm.
• Bị giảm quyền lợi khấu trừ chi phí.
• Bị sai lệch trong báo cáo tài chính và thuế.

Do vậy, khi phát hiện ra việc bỏ sót hoặc kê khai thiếu hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp cần xử lý ngay theo các bước sau:

>>>Xem thêm: Vai trò của phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào là gì?

Bước 1: Kiểm tra lại các nguyên nhân và số liệu liên quan

Kế toán cần kiểm tra lại các nguyên nhân và số liệu liên quan đến việc bỏ sót hoặc kê khai thiếu hóa đơn đầu vào. Các nguyên nhân có thể là:

• Doanh nghiệp không nhận được hóa đơn từ các bên cung cấp.
• Doanh nghiệp nhận được hóa đơn sau khi đã kê khai thuế.
• Doanh nghiệp nhầm lẫn hoặc quên kê khai một số hóa đơn.

Các số liệu liên quan có thể là:

• Số tiền và thuế của các hóa đơn bị bỏ sót hoặc kê khai thiếu.
• Kỳ thuế mà các hóa đơn bị bỏ sót hoặc kê khai thiếu thuộc về.
• Số tiền và thuế đã kê khai của kỳ thuế mà các hóa đơn bị bỏ sót hoặc kê khai thiếu thuộc về.

Bước 2: Liên hệ với các bên cung cấp để xin cấp lại hoặc gửi lại hóa đơn

Nếu doanh nghiệp không nhận được hoặc nhận được muộn hóa đơn từ các bên cung cấp, kế toán cần liên hệ với các bên cung cấp để xin cấp lại hoặc gửi lại hóa đơn. Kế toán cần yêu cầu các bên cung cấp cung cấp đầy đủ thông tin về hóa đơn như số seri, số hóa đơn, ngày phát hành, tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.

>>>Xem thêm: Hóa đơn đầu vào là gì? Vai trò của hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp 

Bước 3: Điều chỉnh kê khai thuế và khấu trừ thuế VAT và chi phí

Sau khi có đầy đủ các hóa đơn bị bỏ sót hoặc kê khai thiếu, kế toán cần điều chỉnh kê khai thuế và khấu trừ thuế VAT và chi phí theo quy định của Công văn 4943/TCT-KK và Thông tư số 219/2013/TT-BTC. Cụ thể như sau:

• Nếu các hóa đơn bị bỏ sót hoặc kê khai thiếu thuộc về kỳ thuế chưa quá hạn nộp thuế, kế toán có thể điều chỉnh kê khai thuế trong kỳ thuế hiện tại và khấu trừ thuế VAT và chi phí bình thường.
• Nếu các hóa đơn bị bỏ sót hoặc kê khai thiếu thuộc về kỳ thuế đã quá hạn nộp thuế nhưng chưa quá 5 năm tính từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, kế toán có thể điều chỉnh kê khai thuế trong kỳ thuế hiện tại và khấu trừ thuế VAT và chi phí theo phương pháp tính chênh lệch. Phương pháp tính chênh lệch là phương pháp tính sự chênh lệch giữa số tiền thuế VAT đã khấu trừ theo hóa đơn đã kê khai và số tiền thuế VAT được khấu trừ theo hóa đơn đã điều chỉnh. Số tiền chênh lệch này sẽ được trừ vào hoặc cộng vào số tiền thuế VAT phải nộp của kỳ thuế hiện tại.
• Nếu các hóa đơn bị bỏ sót hoặc kê khai thiếu đã quá 5 năm tính từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, kế toán không được điều chỉnh kê khai thuế và không được khấu trừ thuế VAT và chi phí.

Bước 4: Lập biên bản xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu

Kế toán cần lập biên bản xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC. Biên bản xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu là căn cứ để doanh nghiệp chứng minh cho việc điều chỉnh kê khai thuế và khấu trừ thuế VAT và chi phí. Biên bản xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu cần có các nội dung sau:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp.
• Ngày tháng năm lập biên bản.
• Lý do xảy ra việc bỏ sót, kê khai thiếu hóa đơn đầu vào.
• Số lượng, số tiền và thuế của các hóa đơn bị bỏ sót, kê khai thiếu.
• Kỳ thuế mà các hóa đơn bị bỏ sót, kê khai thiếu thuộc về.
• Cách thức xử lý hóa đơn bị bỏ sót, kê khai thiếu (điều chỉnh kê khai thuế, khấu trừ thuế VAT và chi phí).
• Xác nhận của người lập biên bản và người có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp.

Bước 5: Lưu trữ và nộp biên bản xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu

Kế toán cần lưu trữ và nộp biên bản xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu theo các quy định sau:

• Lưu trữ biên bản xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu cùng với các chứng từ liên quan tại doanh nghiệp trong thời hạn 10 năm kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Nộp biên bản xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu cùng với tờ khai thuế điều chỉnh tại cơ quan thuế quản lý trong thời hạn nộp tờ khai thuế của kỳ thuế hiện tại.

Lưu ý khi xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu

Lưu ý khi xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu

Khi xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu, kế toán cần chú ý các điểm sau:

• Chỉ được xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu khi có đầy đủ các chứng từ liên quan như hợp đồng, phiếu thanh toán, biên lai thu tiền…
• Chỉ được xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu khi có sự thống nhất giữa người mua và người bán về số liệu và thời gian của hóa đơn.
• Chỉ được xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu khi có sự cho phép của cơ quan thuế quản lý trong trường hợp số tiền hoặc số lượng của các hóa đơn quá lớn hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Kết luận và tóm tắt nội dung chính

Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn đầu vào theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính. Bạn đã biết:

• Hóa đơn đầu vào là gì và vai trò của việc xử lý hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp.
• Các quy định mới về hóa đơn từ 01/01/2022 mà kế toán cần biết.
• Cách xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kê khai thiếu theo Công văn 4943/TCT-KK và Thông tư số 219/2013/TT-BTC.
• Cách xử lý hóa đơn đầu vào làm mất, cháy, hỏng theo Nghị định 102/2021/NĐ-CP.
• Các công cụ và phần mềm hỗ trợ xử lý hóa đơn đầu vào như MeInvoice, EasyInvoice, Inbot…

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kỹ năng để xử lý hóa đơn đầu vào một cách hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về hóa đơn, thuế hoặc tài chính, bạn có thể liên hệ với Mifi để được tư vấn kĩ hơn nhé.