Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử Thật Hay Giả

Kiểm tra tính xác thực của hóa đơn điện tử giúp bạn phân biệt hóa đơn thật hay giả. Đặc biệt hóa đơn có giá trị pháp lý không. Kiểm tra hóa đơn điện tử giúp phân biệt đâu là hóa đơn thật Để có thể kiểm tra được tính hợp pháp của hóa đơn điện tử yêu cầu cần có chính là doanh nghiệp phải tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử. Vậy, tra cứu hóa đơn như thế nào? Các bước thực hiện là những gì? Hãy cùng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.

Phân biệt hóa đơn điện tử thật giả với phần mềm tra cứu trang Tổng cục Thuế

Dưới đây là những ứng dụng khi sử dụng trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế:

• Các trường hợp tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế
• Các chức năng hỗ trợ chính trên trang tra cứu Tổng cực Thuế
• Các bước tra cứu hóa đơn trên trang Tổng cục Thuế
• Các trường hợp sau khi hiển thị kết quả

Các trường hợp tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế

Việc tra cứu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng trên trang của Tổng cục thuế được dùng trong các trường hợp sau:

• Kiểm tra hoá đơn điện tử giá trị gia tăng đã được cho phép sử dụng trước đó hay chưa. Thực hiện việc tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
• Trước khi hạch toán, kê khai hoá đơn kế toán doanh nghiệp cần xác thực tính pháp lý của hoá đơn.

Thông tin trên website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn được thu thập từ các nguồn thông báo, báo cáo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế). Chiếu theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Vào Website để tra cứu thông tin hóa đơn

Các chức năng hỗ trợ chính trên trang tra cứu Tổng cực Thuế

Website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn có chức năng hỗ trợ người nộp thuế và các tổ chức cá nhân khác có thể dễ dàng tra cứu được các thông tin về hoá đơn, biên lai gồm:

• Tổ chức phát hành ra hoá đơn, biên lai
• Thời điểm phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai bắt đầu có giá trị sử dụng và thông tin khác về hoá đơn
• Biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của NNT khi đã ngừng hoạt động, hoặc hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua các kết luận, nghiên cứu, thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế). 

Các bước tra cứu hóa đơn trên trang Tổng cục Thuế

Cách thức truy cập để tra cứu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng trên trang Tổng cục thuế được thực hiện theo các bước sau đây:

• Truy cập vào website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn . Nhấn vào để chọn mục Thông tin hóa đơn, biên lại chọn Hóa đơn chọn Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn.
• Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”. Các trường thông tin có dấu gắn (*) là các thông tin bắt buộc phải điền. Sau đó chọn “Tìm kiếm” để tra cứu.
• Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử.

Kết quả của việc thực hiện các bước trên

Các trường hợp sau khi hiển thị kết quả

Trường hợp có đầy đủ thông tin người bán hàng hoá dịch vụ và thông tin hoá đơn thì hoá đơn đó là hợp lệ. Trường hợp chỉ có thông tin trong trường “Thông tin người bán hàng hoá dịch vụ”. Phần thông tin trong trường “Thông tin hoá đơn” không có. Thì hoá đơn bạn đang tra cứu được cho là không hợp pháp. Có thể là do doanh nghiệp đó chưa thông tin về phát hành hoá đơn, hoặc đã thông báo từ trước nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin một cách chính thức.

Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử thật hay giả tại MIFI

Trong mục này, tôi sẽ hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử thật hay giả tại MIFI với 3 cách sau đây.

• Thực hiện việc quét mã QR Code để có thể tra cứu hóa đơn
• Sử dụng mã tra cứu
• Tra cứu theo định dạng chuẩn XML

Thực hiện việc quét mã QR Code để có thể tra cứu hóa đơn

Khi người mua có thông báo nhận được hóa đơn qua Email, trên mẫu hóa đơn sẽ có mã QR như hình bên dưới. Bạn cũng có thể dùng điện thoại để quét mã QR này. Những phần mềm hỗ trợ quét QR hiệu quả hiện nay như máy ảnh trong Smartphone, Zalo, App ứng dụng

Sử dụng mã tra cứu

Ở Email mà khách hàng nhận được thông báo phát hành hóa đơn, ở mục “Chú ý” có dòng “thông tin mã tra cứu” và đường dẫn vào trang web tra cứu: https://matbao.in/tra-cuu/. Bạn nhấn vào chọn mục “Tra cứu”, rồi chọn “tra cứu dùng mã” và thực hiện nhập mã tra cứu vào ô trống. Sau đó, tiếp tục nhấn chọn xác minh “Tôi không phải là người máy”( hệ thống sẽ tự động yêu cầu chọn Captcha phù hợp) sau đó nhấn “Tra cứu”.  Sau đó hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn bạn cần tra cứu như hình bên dưới. Kiểm tra hóa đơn điện tử thật hay giả tại MIFI

Tra cứu theo định dạng chuẩn XML

Cách 1: Tra cứu trực tiếp trên Website

Mở file hóa đơn XML bằng cách tra cứu trên trang web tra cứu: https://matbao.in/tra-cuu/  Bước 1: Khi bạn nhận được Email thông báo, ngay tại mục “Lưu ý” có dòng “Để có thể xem và kiểm tra hóa đơn gốc, vui lòng truy cập vào (Nhấp chuột tại đây)”. Sau đó, bạn nhấn vào để xem hóa đơn gốc và tải hóa đơn về dạng XML. Bước 2: Truy cập vào đường link https://matbao.in/tra-cuu/, ấn chọn mục “Tra cứu”, tiếp theo chọn tệp theo định dạng XML –> rồi nhấn “Tra cứu”. Khi đó hệ thống sẽ tự động hiện ra hóa đơn bạn cần tra cứu. 

Cách 2: Thực hiện mở File hóa đơn XML bằng trình duyệt Internet Explorer 

Sau khi đã tải File hóa đơn XML lưu về máy, để có thể xem được hóa đơn. Bạn nhấn chuột phải vài File XML, chọn Open With –> Choose Another App –> More App. Chọn tiếp mở bằng trình duyệt Internet Explorer. Khi đó hóa đơn điện tử của bạn sẽ bắt đầu mở ra.  Mẫu hóa đơn điện tử do Mifi cung cấp Lưu ý: khi bạn nhấn vào để xem hóa đơn File XML trên nền tảng trình duyệt Internet Explorer hóa đơn sẽ không thể hiện chữ ký số. 

Cảnh báo tình huống hóa đơn điện tử bị làm giả

Tình trạng làm giả hóa đơn bằng file PDF

Trên thực tế nhiều kế toán hay có tâm thế chủ quan cho rằng hóa đơn điện tử chính là File PDF được gửi từ người bán hàng hóa dịch vụ qua Email. Tuy nhiên rất có thể kế toán nhận phải những Email hóa đơn giả mạo của các đối tượng xấu gửi đến nhằm trục lợi cho cá nhân. Hóa đơn điện tử cũng có thể bị làm giả Do vậy, kế toán cần kiểm tra thật kỹ lưỡng nội dung Email và File PDF đó có dữ liệu xác thực về hóa đơn và trùng với các dữ liệu trên File hóa đơn XML hay không (thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty mã số thuế, chữ ký số…) thì mới được coi là hóa đơn điện tử thật và hợp lệ. Vậy nên, kế toán cần thực hiện tra cứu một cách cụ thể rõ ràng và chính xác tối đa trước khi thực hiện các nghiệp vụ sau đó nhằm tránh sử dụng phải hóa đơn giả.

Nâng cao trách nhiệm kiểm tra tính xác thực của Hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành vào ngày 19/10/2020 quy định một cách chi tiết về ngày lập ra và ngày ký kết của hóa đơn phải trùng nhau mới được chấp nhận là hợp lệ. Tuy nhiên, với quy định này nhiều doanh trên các lĩnh vực đặc thù gặp khó khăn trong việc thực hiện.

Theo đó, để bảo đảm về quyền lợi hợp pháp cho các doanh nghiệp cơ quan thuế khuyến khích các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử áp dụng thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận. Với bài toán về vấn đề hóa đơn điện tử giả được nêu trên, cần phải đặt ra những yêu cầu chuẩn hóa hóa đơn điện tử và những chỉ tiêu phù hợp về hóa đơn điện tử. Trên cơ sở này, các doanh nghiệp cần chọn lựa những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử có độ uy tín, tin cậy và có tầm nhìn cũng như giải pháp khắc phục rủi ro một cách hiệu quả.

Lựa chọn Phần mềm Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI để tránh nỗi lo Hóa đơn Giả

Ngoài việc tra cứu trên Website tổng cục thuế để phân biệt thật - giả hóa đơn điện tử. Thì tôi khuyên bạn nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng từ nhà cung cấp uy tín. Một trong những phần mềm mà bạn có thể tin tưởng chính là MIFI. Như đã hướng dẫn ở mục trước, MIFI có thể giúp bạn phân biệt hóa đơn thật - giả bằng nhiều cách. Nó giúp bạn tra cứu hóa đơn tiện lợi và nhanh chóng hơn trong trường hợp trang Web của Tổng cục thuế bị lỗi. Ngoài ra, MIFI còn giúp bạn bảo mật dữ liệu an toàn nữa. MIFI mang những ưu điểm như: Đảm bảo lưu trữ an toàn tuyệt đối, quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với 3 bước, dễ dàng sử dụng đồng thời tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Tổng kết

Nếu chẳng may bạn nhận hóa đơn giả mà không biết, vẫn khai thuế bình thường có thể gây ra hậu quả vô cùng nghiêm trọng, một trong số đó là không thể khấu trừ thuế giá trị gia tăng cho doanh nghiệp của mình. Vì vậy, việc nắm vững những kiến thức trong hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử thật hay giả trên đây vô cùng quan trọng.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử an toàn 100%