Hóa đơn điện tử có khả năng bảo quản và lưu trữ tài liệu dưới dạng dữ liệu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định nhằm đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.
Bài viết dưới đây, Mắt Bão sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách và đúng quy định.
Bài viết liên quan:
- Hướng dẫn xử lý khi viết sai hoặc làm mất Hóa đơn điện tử
- Giải pháp bảo mật hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp
- Hóa đơn điện tử an toàn là gì và những thông tin doanh nghiệp cần biết
Hướng dẫn 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng dạng và đúng quy định
1. Quy định pháp lý về cách lưu trữ hóa đơn điện tử
- Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo các quy định sau:
- Hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ bằng phương tiện điện tử
- Các tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn cách lưu trữ hóa đơn điện tử
- Bảo quản hóa đơn điện tử cần đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
-
-
- An toàn bảo mật, đầy đủ dữ liệu và thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ hợp đồng điện tử phải đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về lĩnh vực kế toán.
- Hóa đơn điện tử cần được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
-
-
Hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định sẽ được phép tiêu hủy
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
2. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn theo quy định
2.1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Với hóa đơn điện tử bảo mật mua vào, doanh nghiệp có thể thực hiện lưu trữ thông tin theo các bước:
- Bước 1: Tạo Email riêng để lưu trữ hóa đơn, thông báo và xuất hóa đơn cho khách hàng. Email này sẽ được thiết lập để chuyển đến email cấp quản lý.
- Bước 2: Lập thư mục Google Drive
- Bước 3: Khi nhận được email, kế toán sẽ download tài liệu và lưu trữ tại thư mục trên máy tính với tên file tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.
- Bước 4: Kiểm tra sơ bộ và cập nhật thông tin trên hóa đơn vào file Excel: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và liên kết link dữ liệu tới hóa đơn nhằm tạo sự thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
- Bước 5: Đồng bộ thư mục có chứa hóa đơn lên Google Drive.
2.1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra
Để thông tin được bảo quản an toàn, cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra cần đảm bảo những điều sau:
Bước 1: Lưu trữ hóa đơn vào thư mục trên máy tính, nhập thông tin trên hợp đồng điện tử vào file excel: tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước - sau VAT và mã tra cứu.
Bước 2: Đồng bộ thư mục chứa file excel với Google Drive.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra
3. 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, hiệu quả nhất
3.1. Lưu trữ bằng email
Để tránh thất lạc, doanh nghiệp có thể lập một tài khoản email riêng để tiếp nhận các hợp đồng điện tử.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử này giúp kế toán, nhân viên quản lý hợp đồng dễ dàng và tiện theo dõi dữ liệu hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa.
3.2. In hóa đơn ra giấy
Quy trình làm việc với hóa đơn giấy là hoạt động mà hầu hết kế toán viên thực hiện mỗi ngày. Tuy nhiên, cách lưu trữ này sẽ tốn nhiều chi phí in ấn và thời gian khi muốn tìm lại hóa đơn.
Lưu trữ hóa đơn ra giấy sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí hơn
3.3. Lưu trữ trên drive hoặc folder máy tính
Lưu trữ hóa đơn điện tử giúp kế toán dễ dàng thao tác, phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, có ít hoạt động mua hàng hóa hay sản xuất sản phẩm.
Sau khi tiếp nhận hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán sẽ chuyển vào folder máy tính hoặc drive để theo dõi, lưu trữ.
3.4. Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên excel
Một trong những cách lưu trữ hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là là quản lý bằng bảng tính bảng tính Excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email, kế toán sẽ nhập thông tin lên bảng tính excel.
3.5. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào
Với cách lưu trữ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn. Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử an tòa Matbao-invoice của Mắt Bão những lợi ích có thể kể đến như:
- Xuất, lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử dễ dàng, an toàn
- Cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng thuận tiện, nhanh chóng
- Cách lưu trữ hóa đơn điện tử của Matbao-invoice sẽ giúp tối ưu hoạt động chuyển thông tin của hóa đơn lên phần mềm phát hành hợp đồng điện tử.
- Kết nối trực tiếp đến Tổng cục Thuế
Hóa đơn điện tự an toàn Matbao-invoice uy tín, chất lượng
Hy vọng 05 cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên đây đã giúp Quý khách hàng có thêm kiến thức hữu ích với phương án bảo quản dữ liệu một cách hiệu quả. Nắm vững điều này sẽ tạo sự thuận lợi cho việc lưu trữ của kế toán viên, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tra cứu hóa đơn.
Nếu cần thêm tư vấn về các dịch vụ TÊN MIỀN – HOSTING – EMAIL DOANH NGHIỆP – đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
TƯ VẤN MIỀN NAM: 028 3622 9999
TƯ VẤN MIỀN BẮC: 024 35 123456
Hoặc liên hệ theo đường link: https://www.matbao.net/lien-he.html
