Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân bán hàng theo mỗi quý hoặc mỗi tháng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn không? Cách thức nộp như thế nào, quy định xử phạt nếu doanh nghiệp vi phạm trong việc lập và nộp báo cáo ra sao? Để hiểu rõ hơn về những thông tin này, bạn hãy tham khảo những nội dung được đề cập bên dưới.

1. Quy định về nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123

Thông tư 78/2021/TT-BTC mang lại rất nhiều sự thay đổi trong việc sử dụng HĐĐT của người nộp thuế. Theo đó, những người kinh doanh đang dùng hóa đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123 thì không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

1.1 Đối tượng cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

NNT là những hộ kinh doanh, tổ chức sử dụng hóa đơn mua từ cơ quan thuế (CQT) thì vẫn sẽ phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26. Ngoài ra, NNT phải lập bảng kê hóa đơn đã sử dụng trong kỳ tính thuế cho CQT trực thuộc.

1.2 Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Thời hạn để tổ chức, hộ kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là theo quý Thời hạn nộp báo cáo của các đối tượng trên là nộp theo quý, ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý có việc phải sử dụng hóa đơn phát sinh. Nếu trong kỳ tính thuế, hộ kinh doanh, tổ chức không sử dụng hóa đơn thì NNT nộp báo cáo theo mẫu BC26 và điền số 0 vào mục số lượng hóa đơn đã sử dụng. Nếu đã sử dụng hết hóa đơn và ở kỳ trước đã báo cáo số tồn hóa đơn là 0 thì NNT không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử nếu như kỳ này không sử dụng hóa đơn. Trừ những đối tượng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì những đối tượng còn lại không cần phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. >> Xem thêm:

• Hướng dẫn cách phân biệt hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không.
• Xử lý hóa đơn điện tử viết sai ra sao?
• Xuất trùng hóa đơn điện tử phải xử lý làm sao?
• 5 Mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất 2022 cho kế toán

2. Thời hạn không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Từ ngày 1/7/2022, nhiều đối tượng sẽ không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Nếu như bạn áp dụng hóa đơn điện tử trước thời điểm này thì cũng không cần phải nộp báo cáo mẫu BC26 nữa.

3. Đối tượng chưa áp dụng hóa đơn điện tử

Nếu bạn thuộc nhóm đối tượng chưa áp dụng HĐĐT hoặc đang áp dụng theo quy định cũ là dùng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử thì tham khảo thông tin sau:

3.1 Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Tổ chức hay cá nhân phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho CQT trực thuộc Đối tượng này gồm cá nhân kinh doanh, tổ chức trừ những người cấp hóa đơn từ cơ quan thuế thì cần nộp bản báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo quý cho CQT trực thuộc. Doanh nghiệp (DN), hộ kinh doanh tự in hóa đơn, đặt in có hành vi vi phạm sẽ không được dùng hóa đơn tự in. DN có rủi ro cao về thuế khi mua hóa đơn của cơ quan thuế sẽ cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

3.2 Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cụ thể là:

• • Hạn cuối của quý I là ngày 30/4/2022.
  • Hạn cuối của quý II là ngày 30/7/2022.

• Hạn cuối của quý III là ngày 30/10/2022.

• Hạn cuối của quý IV là ngày 30/1/2023.

Còn thời gian nộp báo cáo theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.

• Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử được tiến hành trong 12 tháng, kể từ khi doanh nghiệp thành lập hoặc lúc chuyển sang mua hóa đơn của cơ quan thuế.
• Khi hết thời hạn, cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc báo cáo này cùng với tình hình kê khai, hoàn thành nghĩa vụ thuế để thông báo cho doanh nghiệp chuyển sang nộp theo quý.

4. Một số điều cần lưu ý khi nộp báo cáo

Bạn sẽ bị phạt cảnh cáo nếu như nộp báo cáo quá hạn quy định từ 1-5 ngày Nếu quá thời gian quy định nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn từ 1-5 ngày, doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo. Nếu như lập sai hoặc không đầy đủ các nội dung của báo cáo về hóa đơn sẽ bị phạt từ 1-3 triệu đồng. Trường hợp cá nhân, tổ chức tự phát hiện sai sót và đã lập lại báo cáo thay thế theo đúng quy định gửi đến cơ quan thuế trước khi cơ quan thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế thì người nộp thuế sẽ không bị xử phạt.   Qua những thông tin về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về quy định này. Ngoài ra, bạn cần lưu ý, bên cạnh việc chịu xử phạt khi nộp báo cáo quá hạn, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các biện pháp khắc phục hậu quả.