Hướng Dẫn Cách Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Xác Thực

Hiện nay đã có 1 số đối tượng làm giả hóa đơn điện tử nhằm lừa đảo, chiếm đoạt tài sản. Để tránh tiền mất tật mang, hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết cách để phân biệt hóa đơn điện tử thật – giả.

Có nhiều đối tượng làm giả hóa đơn điện tử để lừa đảo tài sản  

Với các ưu điểm như tiện lợi, dễ quản lý, tiết kiệm chi phí,… hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi hơn. Đi kèm với đó là thực trạng làm giả loại chứng từ ảo này của một số đối tượng. Mục đích của họ nhằm lừa đảo, trục lợi và chiếm đoạt tài sản. Vì vậy, để đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp, bạn cần kiểm tra và tra cứu thông tin hóa đơn điện tử một cách kỹ lưỡng trước khi quyết định kí kết.

Trong bài viết này, Mắt Bão sẽ bật mí cho bạn những cách để phân biệt hóa đơn điện tử thật – giả một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Hãy cùng tham khảo nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực được lưu trữ tại hệ thống của Tổng cục thuế  

Theo quy định của cục thuế thì hiện nay có 2 loại hóa đơn điện tử hợp pháp đang được phép lưu hành, đó là:

• Hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là loại hóa ảo được sử dụng để thay thế cho hóa đơn giấy kể từ ngày 01/01/2018. Xét về bản chất thì chúng cũng tương tự như những hóa đơn giấy thông thường với các thủ tục hủy, xóa bỏ, thu hồi,…

Doanh nghiệp sẽ tự chịu trách nhiệm bảo quản hóa đơn điện tử của mình và xuất trình cho cơ quan thuế khi có thanh tra, kiểm tra.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn được cấp mã số xác thực của cơ quan thuế. Mục đích của chúng là để giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, giúp việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Như vậy, với hóa đơn điện tử có mã xác thực thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục thuế sẽ là nơi lưu trữ và bảo quản dữ liệu. Theo đó, doanh nghiệp có thể tự kiểm tra các thông tin trên hóa đơn để tránh được các nguy cơ liên quan đến hóa đơn điện tử giả.

Lợi ích của hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có mã xác thực mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đơn cử như:

• Hóa đơn điện tử có mã xác thực tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được các khoản chi phí liên quan. Ví dụ như chi phí lưu trữ, in ấn, vận chuyển hóa đơn,…
• Hóa đơn điện tử có mã xác thực độ chính xác cao. Hóa đơn điện tử xác thực được lưu trữ trực tiếp tại hệ thống của tổng cục thuế. Nên có độ chính xác cao và bảo đảm an toàn với quy trình bảo mật nhiều bước.
• Hóa đơn điện tử có mã xác thực tiết kiệm nguồn lực. Hóa đơn điện tử xác thực giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn nhân lực. Không cần mất thời gian để thực hiện các thủ tục hành chính, báo cáo phức tạp.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực tương đối đơn giản  

Đối với doanh nghiệp, điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử được quy định khá đơn giản. Theo luật định, doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng được 3 yêu cầu sau để tiến hàng chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn ảo:

• Có mã số thuế và đang trong quá trình hoạt động
• Có chữ ký số đang còn hiệu lực với đầy đủ thông của doanh nghiệp
• Có khả năng kết nối và sử dụng internet thường xuyên

Cách kiểm tra hóa đơn thật, giả tại trang Tổng cục thuế

Kiểm tra hóa đơn điện tử thật - giả khá đơn giản  

Hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ gồm các thông tin cơ bản sau:

• Số hóa đơn xác thực (gồm 15 chữ số)
• Mã xác thực (gồm 64 ký tự chữ)
• Mã vạch 2 chiều (QR)

Muốn phân biệt hóa đơn thật giả, bạn có thể thực hiện các bước sau để kiểm tra tính pháp lý của chúng. Lưu ý chỉ áp dụng cho hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Xác minh hóa đơn điện tử

Bước 1: Xác minh hóa đơn có mã xác thực bằng cách vào đường link:

https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Bước 2: Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu, bao gồm:

• Số hóa đơn xác thực
• 5 ký tự đầu tiên của mã xác thực

Nhập các thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu  

Phân tích kết quả kiểm tra hóa đơn điện tử

Bước 3: Phân tích kết quả để kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn điện tử

Kết quả trả về sẽ có 3 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, có thể sử dụng để kê khai nộp thuế

Lúc này, hóa đơn sẽ có một trong các trạng thái sau:

• Hóa đơn gốc, có giá trị sử dụng và không thay đổi
• Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxx
• Hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực xxxxxxxx

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý vì đã bị xóa bỏ, không thể dùng để kê khai nội thuế

Đây là trường hợp người bán đã thực hiện thay thế, xóa bỏ hóa đơn cũ và thay mới. Theo quy định của pháp luật hiện hành, trước khi người bán thực hiện những hành động thay thế, xóa bỏ hóa đơn cần phải lập biên bản thỏa thuận và thông báo cho người mua. Nếu người mua không nhận được thông tin về sự thay đổi này thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích lý do và hủy bỏ việc thay đổi này.

Lúc này, hóa đơn điện tử sẽ có một trong các trạng thái sau:

• Hóa đơn đã bị thay thể bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Hóa đơn đã bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxx

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử không tồn tại

Trong trường hợp này, rất có thể hóa đơn bạn nhận được là giả.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết giúp bạn kiểm tra và nhận biết hóa đơn điện tử thật - giả. Hy vọng bài viết đã đem đến những kiến thức hữu ích cho bạn. Chúc công việc kinh doanh của bạn ngày càng phát triển và thành công!