Hóa đơn điện tử không còn xa lạ với các doanh nghiệp tại Việt nam hiện nay. Khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ nội dung hóa đơn điện tử theo thông tư mới nhất. Vậy những quy định cụ thể và chi tiết nội dung hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất là gì? Hãy cùng MIFI tìm hiểu nhé!
Quy Định Nội Dung Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư Mới Nhất - Thông Tư 68
Quy định tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
Tên hóa đơn
Tên hóa đơn hiểu đơn giản là tên của mỗi loại hóa đơn được thể hiện trên hóa đơn. Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có các loại hóa đơn sau: hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hóa đơn GTGT và các loại hóa đơn khác (vé, thẻ, phiếu thu, phiếu xuất kho,...)
Ký hiệu mẫu số hóa đơn
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một (01) số tự nhiên từ 1 đến 4 để phản ánh loại hóa đơn:
- Số 1 là hóa đơn GTGT
- Số 2 là hóa đơn bán hàng
- Số 3 là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
- Số 4 là các loại hóa đơn khác (vé, thẻ, tem, phiếu thu điện tử…)
Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu trên hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn là ký hiệu có sáu (06) ký tự bao gồm chữ số và chữ viết. Ký hiệu hóa đơn để phản ánh thông tin về loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.Là ký hiệu có nhóm 06 ký tự gồm chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn nhằm phản ánh các thông tin như năm lập hóa đơn, loại hóa đơn và hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
01 ký từ đầu tiên là chữ cái C hoặc K. Chữ K biểu thị nội dung hóa đơn không có mã thuế. Chữ C biểu thị hóa đơn có mã thuế.
02 ký từ là hai (02) chữ số biểu thị năm lập hóa đơn (xác định theo 02 năm cuối dương lịch).Ví dụ năm lập hóa đơn là 2021 thì 02 chữ số thể hiện nội dung hóa đơn là 21..
Ký tự thứ tư (4) là ký tự biểu thị loại hóa đơn điện tử được áp dụng với cơ quan thuế bao gồm có một (01) chữ cái được quy định. Các chữ cái được quy định là T, D, L, M và được áp dụng như sau:
Chữ T: Các loại hóa đơn điện tử do tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh sử dụng.
Chữ D: Áp dụng với hóa đơn điện tử đặc thù.
Chữ L: Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo mỗi lần phát sinh
Chữ M: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Hai ký tự cuối là chữ viết, người bán sẽ tự xác định dựa theo nhu cầu quản lý, nếu không có nhu cầu quản lý thì viết YY.
Lưu ý: vị trí ký hiệu mã số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn thưởng ở phía bên phải hóa đơn hay vị trí dễ thấy.
Số hóa đơn
Số hóa đơn hiểu đơn giản là số thứ tự hóa đơn người bán lập ra. Số hóa đơn là số ký tự ghi bằng chữ số Ả Rập, có tối đa tám (08) chữ số. Lưu ý, số hóa đơn phải được lập theo nguyên tắc liên tục, từ bé đến lớn. Nếu số hóa đơn không lập dựa theo nguyên tắc nêu trên thì hóa đơn phải đảm bảo nguyên tắc theo thời gian.
Nội dung quy định tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
Tên, địa chỉ và mã số thuế người bán phải được thể hiện đúng trên hóa đơn và khớp chính xác với các giấy tờ, chứng từ đã đăng ký.
Trường hợp người mua là đơn vị kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ và mã số thuế người mua phải được thể hiện đúng trên hóa đơn và khớp chính xác với các giấy tờ, chứng từ đã đăng ký.
Nội dung tên, địa chỉ, mã số người bán
Trường hợp không có mã số thuế thì không cần ghi mã số thuế người mua trên hóa đơn. Theo một số trường hợp tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì không cần ghi thông tin người mua như tên, địa chỉ. Trong trường hợp người mua là người nước ngoài thì thông tin người mua được thể hiện bằng hộ chiếu hoặc giấy tờ liên quan tương đương.
Quy định tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá dịch vụ, hàng hóa
Tên dịch vụ và hàng hóa trên hóa đơn
Tên hàng hóa phải cụ thể và chi tiết từng chủng loại trong trường hợp bán đa dạng chủng loại hàng hóa. Trường hợp phải thể hiện số hiệu, ký hiệu đặc trưng đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng (số khung, số máy ô tô,...) khi đăng ký pháp luật có yêu cầu..
Nội dung hóa đơn điện tử phải thể hiện chi tiết kỳ cung cấp dịch vụ, hàng hóa với hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, bảo hiểm,...
Nếu hóa đơn cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài thể hiện bên trong ngoặc đơn phía bên phải, hay đặt dưới dòng tiếng Việt và chữ phải bé hơn chữ tiếng Việt.
Quy định về tên dịch vụ và hàng hóa trên hóa đơn
Đơn vị tính
Tùy vào đặc điểm, tính chất hàng hóa mà xác định đơn vị tính. Các đơn vị tính đo lường như kg, yến, tạ, tấn hay m, dm, thùng, gói,...). Trường hợp cung cấp dịch vụ thì đơn vị tính là theo mỗi lần cung ứng dịch vụ và nội dung cung ứng.
Số lượng hàng hóa, dịch vụ
Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả rập từ 0 đến 9 theo đơn vị tính.
Đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Người bán ghi đơn giá dịch vụ và hàng hóa theo đơn vị tính. Trong đó:
Theo quy định, bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ ghi đơn giá theo đơn vị tính. Nếu thuế GTGT là thuế suất GTGT tương đương với mỗi loại dịch vụ, hàng hóa theo quy định pháp luật.
Thành tiền chưa bao gồm thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo mỗi loại thuế suất và tổng cộng tiền thuế GTGT. Viết bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả Rập.
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua và bán
Chữ ký người mua và bán
Nếu người bán là tổ chức kinh tế, doanh nghiệp thì chữ ký số thể hiện trên nội dung hóa đơn điện tử của người bán là chữ ký số của tổ chức kinh tế hoặc doanh nghiệp. Nếu người bán là cá nhân thì thể hiện chữ ký số cá nhân hay người được ủy quyền nếu có.
Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và giữa người mua và người bán có thỏa thuận về điều kiện kỹ thuật ký số, ký điện tử thì người mua phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải đầy đủ chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua và bán.
Thời điểm lập HĐĐT
Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định dựa vào thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử và thời gian định dạng theo thứ tự ngày, tháng, năm. Đảm bảo chính xác theo hướng dẫn Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Mã của cơ quan thuế
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử thể hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Phí, lệ phí
Phí và lệ phí trong hóa đơn điện tử về khuyến mại, chiết khấu thương mại và thuộc ngân sách nhà nước được hướng dẫn tại Điểm d3 Khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Chữ viết, chữ số và đồng tiền
Quy định chữ viết, chữ số, đồng tiền
Chữ viết
Quy định chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Nếu hợp hóa đơn cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng chữ tiếng Việt và quy định cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không có dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không làm người đọc hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
Chữ số
Chữ số hiển thị trong nội dung hóa đơn điện tử là các chữ số từ 0 đến 9. Phải đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ trở lên. Đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Đồng tiền
Trường hợp phát sinh bằng ngoại tệ thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán được thể hiện bằng nguyên tệ theo quy định pháp luật về ngoại hối. Ví dụ 10.000,20 USD nghĩa là Mười nghìn đô là và 20 xu.
Nếu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phát sinh bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn viết theo nguyên tệ, không cần quy đổi ra đồng Việt Nam.
Hi vọng doanh nghiệp của bạn đã cập nhật được quy định mới về nội dung hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 qua bài viết chia sẻ trên. Chúc doanh nghiệp bạn thành công!
