Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ Là Gì? Thế Nào Là Hóa Đơn Điện Tử Hợp Pháp?

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Vì vậy, vấn đề sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp là rất quan trọng. Bài viết sau đây, MIFI sẽ chia sẻ chi tiết cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. 

Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ Là Gì? Thế Nào Là Hóa Đơn Điện Tử Hợp Pháp?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ trước tiên phải đảm bảo các nội dung, hình thức và nguyên tắc khởi tạo, lập và gửi hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính. Đó cũng chính là điều kiện để hóa đơn điện tử hợp lệ.

Hóa đơn điện tử hợp lệ

Các chỉ tiêu cơ bản về thông tin trên hóa đơn

Một hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ nếu có đầy đủ nội dung theo quy định, cơ bản bao gồm:

• Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin người bán trên hóa đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
• Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Các tiêu chí về nội dung hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn

Nội dung hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ
• Người mua hàng, người bán hàng
• Ký và đóng dấu của người bán hàng

Một số lưu ý khác để hóa đơn điện tử hợp lệ

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được yêu cầu khắt khe hơn về tính hợp lệ, bao gồm:

• Có bản thể hiện hóa đơn
• Không có liên như hóa đơn giấy
• Có chữ ký điện tử
• Có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn và không bị sửa đổi, phải kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp?

Hóa đơn điện tử hợp pháp

Hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn đã được đơn vị kinh doanh tiến hành làm thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất, và hóa đơn điện tử hợp pháp phải tuân thủ tất cả các quy định về việc tạo lập hóa đơn căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?

Hóa đơn điện tử có thể được nhận biết thông qua việc in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số. Tuy nhiên, phải đảm bảo nội dung về khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền hoặc chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Nội dung của hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cần được đảm bảo đủ về tính toàn vẹn của thông tin một cách đáng tin cậy. Có nghĩa là, những thông tin trong hóa đơn phải mang tính toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hóa đơn. Những thông tin trong hóa đơn phải khả dụng khi được truy cập hoặc sử dụng bất cứ khi nào.

Nên lập hóa đơn điện tử hợp pháp khi nào?

Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ mà không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nếu giao hàng nhiều lần hoặc thực hiện dịch vụ theo từng đợt thì mỗi lần giao hàng hoặc sau mỗi đợt thực hiện dịch vụ đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Định dạng của hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử sẽ do Bộ Tài chính quy định cụ thể về chuẩn dữ liệu khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Để biết được hóa đơn điện điện tử có hợp lệ, hợp pháp hay không, doanh nghiệp có thể kiểm tra trực tiếp hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng hoặc trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp trên Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Bước 1: Kiểm tra những tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Đầu tiên, doanh nghiệp có thể kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn điện tử thông qua mắt thường bằng cách kiểm tra những tiêu thức trên hóa đơn đó. Sau khi kiểm tra và đảm bảo không có bất cứ sai sót nào, bạn sẽ đăng nhập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Bước 2: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử bạn truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn GTGT

Sau khi truy cập thành công vào website, tại giao diện trang chủ bạn ấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, rồi tiếp tục chọn “Tra cứu nhiều hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”, việc này tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Bước 4: Điền các thông tin của hóa đơn cần tra cứu

Bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin hóa đơn tại mục “Điều kiện tra cứu” sau đây:

• Điền mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ

• Mẫu số

• Ký hiệu của hóa đơn

• Số hóa đơn cần tra cứu

• Điền mã xác thực.

Điền đầy đủ các thông tin trên, bạn nên kiểm tra lại cẩn thận một lần nữa để đảm bảo các thông tin nhập vào chính xác. Cuối cùng, bạn ấn vào ô “Tìm kiếm” để tra cứu ra kết quả.

Bước 5: Tiến hành đối chiếu hóa đơn với kết quả đã tra cứu

Đối chiếu hóa đơn với kết quả đã tra cứu

Đây là lúc bạn xác định được hóa đơn điện tử đó có hợp lệ, hợp pháp hay không?

Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp thì thông thường hệ thống sẽ trả về kết quả đầy đủ 02 trường thông tin. Thứ nhất là “Thông tin của người bán hàng hóa dịch vụ”; thứ hai là “Các thông tin của hóa đơn”. Và thông tin trên kết quả tra cứu dẽ trùng khớp với thông tin hóa đơn điện tử của bạn.

Nếu kết quả trả về không hiển thị đầy đủ cả 02 trường thông tin trên (chỉ hiện thị 1 trong 2 trường thông tin), và thông tin trên hóa đơn không trùng khớp với kết quả trả về thì hóa đơn điện tử đó là không hợp pháp.

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng

Bước 1: Truy cập vào website phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng

Truy cập vào website MIFI để thực hiện tra cứu hóa đơn

Ví dụ doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử an toàn MIFI, bạn sẽ truy cập vào website MIFI (https://matbao.in/) để thực hiện tra cứu tình hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khác thì bạn chỉ cần truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng và tiếp tục các bước tương tự.

Bước 2: Nhấn chọn chức năng “TRA CỨU”

Ấn chọn “Tra cứu” tại giao diện trang chủ.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin tra cứu

Tiếp theo, bạn cần nhập chính xác những thông tin hóa đơn được yêu cầu trên hệ thống:

• Mã nhận hóa đơn;
• Mã kiểm tra.
• Cuối cùng, bạn nhấn vào ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN” để thực hiện tra cứu.

Bước 4: Sau khi nhấn lệnh Tra cứu hóa đơn, bạn sẽ nhận được kết quả

Bạn cần đảm bảo chính xác thông tin được nhập trên hệ thống tra cứu để nhận được kết quả đúng. Kết quả tra cứu trả về chỉ trong giây lát. Bên cạnh đó, bạn có thể tải hóa đơn ở dạng PDF hoặc XML để tiện lợi cho việc sử dụng.

Các mẫu hóa đơn điện tử thông dụng đối với từng loại hóa đơn

Hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn khác

Những loại hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển

Tem, vé, phiếu thu được xem là hóa đơn hợp lệ

Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung đầy đủ theo quy định về nội dung của hóa đơn điện tử.

Với những thông tin cơ bản về tiêu chuẩn hóa đơn điện tử, MIFI mong rằng bạn đọc sẽ nắm được cách thức khởi tạo, sử dụng hóa đơn hợp lệ, hợp pháp trong các giao dịch của mình, nhằm giúp các giao dịch diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và nhanh chóng hơn. Đặc biệt, với những hướng dẫn cụ thể Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn dễ dàng tra cứu hóa đơn mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Chúc bạn luôn thành công!