Hóa Đơn Điện Tử Có "Bị Mất Không"?

Hóa đơn điện tử có bị mất không có lẽ sẽ có nhiều doanh nghiệp đang thắc mắc. Thực tế hiện nay hóa đơn điện tử được sử dụng ngày càng phổ biến bởi những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại. So với việc sử dụng chứng từ giấy thông thường, hóa đơn điện tử giúp quản lý thông tin hóa đơn hiệu quả hơn.

Hóa đơn điện tử có "bị mất không"?

Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có nhiều băn khoăn liệu hóa đơn điện tử có bị mất không? Hay làm thế nào để lựa chọn hóa đơn điện tử an toàn?

Cùng tìm hiểu qua bài viết sau, để có giải pháp thiết thực nhất cho doanh nghiệp trước những vấn đề này nhé.

Thực trạng mất hóa đơn điện tử trên CLOUD

Rủi ro mất hóa đơn trên đám mây

Nhiều quản lý, kế toán viên nghĩ rằng hóa đơn điện tử an toàn tuyệt đối. Chúng được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây “Cloud” của nhà cung cấp dịch vụ, và không thể bị mất được.

Tuy nhiên, trong thực tế việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng có một số rủi ro nhất định. Như việc hư hỏng nguồn chứa dữ liệu, virus xâm nhập, một số tác nhân làm hư hại thông tin trên bộ đĩa lưu trữ,... làm hóa đơn điện tử bị mất. Việc khôi phục các dữ liệu trước đó lại vô cùng khó khăn.

Đã có nhiều vụ việc mất dữ liệu hệ thống Cloud xảy ra, kể cả với những công ty cung cấp dịch vụ Cloud hàng đầu thế giới. Họ cũng đã từng phải lao đao vì những thảm họa về dữ liệu trên hệ thống “đám mây”.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ không chuyên nghiệp dẫn đến rủi ro mất dữ liệu hóa đơn điện tử

Vì thế, việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn có thể xảy ra những sự cố ngoài mong đợi. Doanh nghiệp cần có những biện pháp phòng ngừa thích hợp.

Đồng thời nên có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu, lựa chọn giải pháp an toàn hơn như  lưu trữ an toàn tại hệ thống Cloud tiêu chuẩn của MIFI.

Một số trường hợp "người thật việc thật" về mất dữ liệu 

Năm 2019, Stablehost gặp sự cố lớn với việc mất hàng loạt dữ liệu của các khách hàng lớn. Nhà cung cấp dịch vụ datacenter location Singapore PhoenixNAP shutdown toàn bộ server của StableHost. Theo đó, tất cả dữ liệu khách hàng được chuyển qua Phoenix. Nhiều người dùng không nhận được IP mới, Website không truy cập được.

Trước đó, các đơn vị cung cấp dịch vụ Data Center lớn như Amazon Web Services (AWS), The Planet cũng gặp sự cố lớn với thảm họa mất dữ liệu khách hàng ở mức độ nghiêm trọng.

Năm 2015, AWS từng gặp lỗi về máy chủ đặt tại Virginia. Sự cố này làm hỏng cơ sở hạ tầng nhiều dịch vụ phổ biến như Product Hunt, Netflix, Medium, Viber Amazon Echo, SocialFlow, GroupMe,... Người dùng gặp khó khăn khi truy cập, hay không thể sử dụng các dịch vụ bị ảnh hưởng.

Trước đó, vào năm 2013 AWS cũng xảy ra lỗi làm ảnh hưởng các dịch vụ Instagram, Vine, Airbnb khiến người dùng không thể truy cập. Vì lỗi này, Amazon đã thiệt hại hơn 1.000 USD/giây.

Không nên đặt niềm tin tuyệt đối vào những phần mềm hóa đơn điện giá rẻ

Hãy đảm bảo sự an toàn dữ liệu cho hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bằng việc lựa chọn đơn vị uy tín.

Dữ liệu hóa đơn điện tử của bạn sẽ không an toàn, thậm chí gặp rủi ro cao nếu đơn vị cung cấp dịch vụ không chuyên nghiệp.

Các nhà cung cấp kinh doanh dịch mới, chưa đủ kinh nghiệm sẽ thiếu khả năng phản ứng, xử lý khi vấn đề xảy ra.

Đơn vị “không chuyên nghiệp” chưa từng phải đối mặt với các thảm họa bị tấn công cấp độ lớn, hư hỏng phần cứng, không phải khôi phục dữ liệu cho khách hàng khi thảm họa xảy ra.

Do đó các đơn vị này sẽ bối rối, không xử lý tốt các vấn đề này. Điều này sẽ gây rắc rối, thiệt  hại cho doanh nghiệp của bạn.

Đảm bảo sự an toàn cho hóa đơn điện tử bằng việc lựa chọn dịch vụ uy tín

Tại Việt Nam, thị trường hóa đơn điện tử vẫn đang còn ở bước đầu triển khai. Các dịch vụ chưa thật sự bùng nổ, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giới hạn trong các doanh nghiệp lớn, vừa. Do đó có thể không nhiều tin tức về việc mất dữ liệu hóa đơn điện tử. 

Tuy nhiên vấn đề này vẫn xảy ra.

Vào năm 2019, một công ty tại quận 9 đã tự lưu trữ hóa đơn ở hệ thống máy chủ của mình. Sau  đó họ và bị mất hoàn toàn hóa đơn trong 2 năm. 

Một thực trạng khác, khi doanh nghiệp chọn những phần mềm hóa đơn điện tử giá rẻ là không lưu trữ tốt hóa đơn cũ.

Khi bắt đầu vào chu kỳ quyết toán thuế, nếu dữ liệu hóa đơn cũ bị mất, không thể truy xuất, công ty có thể bị phạt, bạn có thể xem thêm về mức phạt mất hóa đơn để biết thêm về các mức đóng phạt khi hóa đơn bị mất

Vì thế các CEO, kế toán trưởng nên chọn dịch vụ từ nhà cung cấp uy tín. Điều này sẽ đảm bảo an toàn do dữ liệu, cũng như an toàn cho hoạt động của doanh nghiệp.

Tiêu chí lựa chọn hóa đơn điện tử an toàn

Những tiêu chí đánh giá mức độ bảo mật an toàn của Hóa đơn điện tử

Các nhà quản lý doanh nghiệp không khỏi băn khoăn giữa vô vàn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên thị trường. Đâu sẽ là phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, an toàn nhất cho doanh nghiệp?

Để không phải đau đầu vì các rủi ro hóa đơn điện tử bị mất, không biết tìm lại các nhà cung cấp cũ,… doanh nghiệp nên “chọn mặt gửi vàng” với các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn.

Có 4 tiêu chí để các CEO, nhà quản lý, kế toán trưởng có thể tham khảo để làm thước đo chọn dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn:

• Được lưu trữ an toàn tại hệ thống Cloud tiêu chuẩn.
• Sử dụng công nghệ AES mới nhất mã hóa thông tin dữ liệu 256 bit.
• Key access được mã hóa đảm bảo gửi nhận an toàn.
• Quy trình sao lưu dữ liệu tự động và real time có cam kết.

Hóa đơn điện tử an toàn sử dụng công nghệ AES mã hóa thông tin dữ liệu

MIFI - Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn dành cho Doanh nghiệp

Theo đó, doanh nghiệp có thể tham khảo MIFI, một trong những dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn, chất lượng nhất hiện nay. Các ưu điểm vượt trội của MIFI:

• Toàn bộ thông tin doanh nghiệp, hóa đơn, cơ sở dữ liệu, được lưu trữ an toàn trên hệ thống MIFI Cloud được đặt tại hệ thống Cloud có quy mô và bảo mật lớn nhất Thế giới - Microsoft Azure. Thông tin lưu trữ dưới dạng 2 file PDF và XML.
• MIFI áp dụng công nghệ xác thực 2 lớp bằng mật khẩu và mã OTP. Mã được gửi trực tiếp đến số điện thoại của chủ doanh nghiệp.
• Toàn bộ dữ liệu được sao lưu thường xuyên bằng công nghệ sao lưu hiện đại trên nền tảng điện toán đám mây.
• Toàn bộ thông tin được mã hóa theo tiêu chuẩn 256 bit với công nghệ AES mới nhất.
• MIFI có dịch vụ bảo hiểm dữ liệu hóa đơn điện tử, cam kết bồi thường bằng tiền khi mất hóa đơn.

MIFI được tin tưởng lựa chọn bởi nhiều doanh nghiệp. Tự hào là phần mềm giúp các CEO và kế toán trưởng quản lý hóa đơn hiệu quả hơn, bớt đau đầu mỗi khi xử lý mất hóa đơn, quyết toán với các chi cục thuế.

Quý khách hàng cần được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử, hoặc tư vấn chi tiết dịch vụ vui lòng liên hệ trực tiếp Hotline 0589 888898..