Hóa đơn điện tử là giải pháp ưu việt, mang lại nhiều hiệu quả kinh tế nổi bật cho các doanh nghiệp B2B trong thời đại 4.0.
Số lượng giao dịch kinh tế giữa các doanh nghiệp B2B ngày càng tăng cao. Doanh nghiệp nên ứng dụng khoa học công nghệ để có thể quản lý hệ thống một cách tốt nhất. Hoá đơn điện tử là một trong những giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Hình 1: Hoá đơn điện tử được xem là bước đột phá cho các doanh nghiệp B2B.
1. Những đặc thù của hóa đơn điện tử với doanh nghiệp B2B
Business to Business hay còn được biết đến với tên gọi B2B là mô hình kinh tế trong đó các giao dịch thương mại diễn ra giữa hai hay nhiều doanh nghiệp với nhau. Các giao dịch B2B diễn ra thường xuyên trên nền kinh tế thị trường.
Những đơn hàng giữa các doanh nghiệp có giá trị lớn hơn nhiều lần so với đơn hàng của khách hàng cá nhân. Những giao dịch này đòi hỏi tính chính xác cao, thời gian nhanh chóng.
Nếu như doanh nghiệp vẫn áp dụng hoá đơn giấy trong trường hợp này thì vô cùng bất tiện. Do đó, doanh nghiệp B2B nên chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử, điều này giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin tới đối tác chính xác, kịp thời.
Việc sử dụng hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp, uy tín hơn trong mắt đối tác. Đặc biệt là trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay.
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng tiến tới hiện đại hoá quy trình để tăng hiệu suất, hiệu quả làm việc. Nếu như doanh nghiệp vẫn chỉ đi theo lối mòn sử dụng hoá đơn giấy thì sẽ gặp phải không ít phiền toái trong kinh doanh.
Hình 2: So với hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử có nhiều ưu điểm nổi bật hơn.
Ngoài ra, xu hướng mua sắm trực tuyến đang gia tăng với tốc độ chóng mặt. Hầu hết các hoạt động mua bán đều được thực hiện trên các sàn thương mại điện tử.
Doanh nghiệp buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử thay vì viết hoá đơn giấy cho từng khách hàng như trước đây. Nhờ đó mà thời gian giao hàng, thanh toán được rút ngắn và khách hàng cũng đánh giá cao dịch vụ của doanh nghiệp hơn.
2. Lợi ích khổng lồ mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp B2B
2.1 Đẩy nhanh quá trình thanh toán, tiết kiệm chi phí
Quy trình làm việc với hóa đơn giấy truyền thống khá cồng kềnh. Người lập hoá đơn phải khởi tạo, xuất hoá đơn để gửi tới đối tác và chờ họ phản hồi, thanh toán.
Nếu chẳng may hoá đơn có sai sót thì quy trình đó lại phải lặp lại thêm lần nữa. Việc chuyển đi chuyển lại hoá đơn khiến doanh nghiệp phải chịu tổn thất về chi phí, ảnh hưởng tới tiến độ công việc.
Nếu như doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử thì quy trình thanh toán sẽ được tinh gọn. Chỉ với những thao tác đơn giản trên phần mềm là doanh nghiệp đã có thể gửi hoá đơn cho phía khách hàng. Thời gian thực hiện hoá đơn điện tử diễn ra nhanh chóng. Bên cạnh đó, chi phí cho việc sử dụng hoá đơn điện tử thấp hơn rất nhiều so với hoá đơn giấy.
2.2 Tự động hóa xuất – quản lý hóa đơn
Hình 3: Sử dụng hoá đơn điện tử nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng
Những nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tự động xuất hoá đơn trong hoạt động kinh doanh. Các doanh nghiệp B2B có thể tích hợp phần mềm hoá đơn điện tử với CRM để tự động gửi hoá đơn cho khách hàng.
Trước đây, các bước sắp xếp hóa đơn được thực hiện thủ công rất mất thời gian. Còn bây giờ với hoá đơn điện tử, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp mọi thứ khoa học chỉ trong vòng vài phút. Nhờ đó mà việc quản lý hệ thống trở nên đơn giản, chính xác hơn.
2.3 Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Trong các doanh nghiệp B2B, trải nghiệm khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Việc gửi hoá đơn điện tử tới khách hàng thông qua email và SMS giúp cho khách hàng có cái nhìn tốt hơn về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
3. Doanh nghiệp B2B nên sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử nào?
Doanh nghiệp B2B nên chọn cho mình đơn vị cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử an toàn, uy tín. MIFI tự hào là phần mềm hoá đơn điện tử an toàn, được cục thuế khuyên dùng.
Hình 4: Hoá đơn điện tử của MIFI được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện toán đám mây.
MIFI sở hữu những đặc điểm ưu việt phù hợp với đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp B2B:
- Bảo mật hoá đơn điện tử thông minh với công nghệ xác thực 2 lớp. Khi truy cập vào hệ thống MIFI khách hàng phải nhập đúng mật khẩu và mã OTP được gửi về số điện thoại đã đăng ký tại MIFI.
- Lưu trữ an toàn trên MIFI Cloud. Tất cả cơ sở dữ liệu, hoá đơn điện tử và thông tin doanh nghiệp được lưu trữ và bảo mật an toàn dưới dạng PDF và XML trên hệ thống MIFI Cloud. Hệ thống này được đặt tại Microsoft Azure với quy mô và mức độ bảo mật lớn nhất thế giới.
- Quy trình Backup dữ liệu trực tuyến an toàn. Tất cả dữ liệu của doanh nghiệp được sao lưu thường xuyên trên nền tảng điện toán đám mây hiện đại như Azure Backup, Backup and Sync Google.
- Mã hoá dữ liệu theo những tiêu chuẩn mới nhất. Tất cả cơ sở dữ liệu tại MIFI đều được mã hoá theo công nghệ AES-256 giúp nâng cao tính bảo mật thông tin.
Như vậy, hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp B2B. Các doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử để nâng cao hiệu suất làm việc cũng như sự uy tín, chuyên nghiệp của mình.
