[UPDATED] Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn GTGT mới nhất 2021

Trong nhiều trường hợp, thủ trưởng đơn vị không trực tiếp ký vào hóa đơn GTGT mà ủy quyền cho một hoặc nhiều người khác ký thay. Khi đó, bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền phải lập giấy ủy quyền để xác định quyền hạn và trách nhiệm. Vậy giấy ủy quyền ký hóa đơn gồm những thông tin nào và ai là người được nhận ủy quyền? MIFI cùng bạn tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Doanh nghiệp cần cập nhật mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn GTGT mới nhất để đảm bảo yếu tố pháp lý.

1.Tìm hiểu giấy ủy quyền là gì?

Giấy ủy quyền là loại văn bản xuất hiện nhiều trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là văn bản pháp lý xác nhận người ủy quyền chỉ định cho người được ủy quyền thực hiện những công việc nhất định trong phạm vi được ủy quyền. Mỗi cá nhân hoặc pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc pháp nhân khác thay mình thực hiện các hoạt động trong phạm vi ủy quyền.

2.Cơ sở pháp lý đối với việc ủy quyền ký hóa đơn GTGT

Việc ủy quyền ký hóa đơn GTGT đã được pháp luật quy định tại Luật Kế toán và các văn bản liên quan. Để nắm rõ cơ sở pháp lý của việc ủy quyền ký hóa đơn GTGT, doanh nghiệp có thể dựa trên những nội dung sau đây:

Hóa đơn GTGT là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ nên phải đáp ứng được những yêu cầu của một chứng từ kế toán theo quy định.

Khoản 5, Điều 18, Luật Kế toán 2015 quy định đối tượng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán bao gồm người lập, người duyệt và những người đã ký tên trên chứng từ kế toán.

Khoản 2, Điều 19, Luật Kế toán 2015 cũng đã quy định chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Do đó, người ký không được phép ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đầy đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của mình.

Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng đã quy định về tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”. Theo đó, nếu thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của hóa đơn.

Điểm đ, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn về việc ký hóa đơn khi mua hàng không trực tiếp. Nếu hoạt động mua bán được thực hiện qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi người bán lập hóa đơn thì phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”.

Người ủy quyền và người nhận ủy quyền phải nắm được những quy định của pháp luật về việc ủy quyền ký hóa đơn GTGT để thực hiện đúng.

Việc ủy quyền ký hóa đơn GTGT được pháp luật quy định cụ thể tại Luật Kế toán và các văn bản liên quan.

3.Quy định đối tượng được nhận giấy uỷ quyền ký hoá đơn

Hai đối tượng được nhận giấy ủy quyền hóa đơn là nhân viên công ty và bên thứ ba được doanh nghiệp ủy nhiệm lập hóa đơn. Từng trường hợp sẽ có quy định ủy quyền ký hóa đơn phù hợp.

3.1 Người nhận giấy ủy quyền hóa đơn là nhân viên công ty

Khi đối tượng được ủy quyền ký hóa đơn là nhân viên công ty thì doanh nghiệp phải có giấy ủy quyền từ thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không được đóng dấu mộc vào vị trí của thủ trưởng đơn vị. Thay vào đó, người nhận ủy quyền phải đóng dấu treo ở phía trên bên trái của hóa đơn. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, chỉ có người đã được ủy quyền mới được phép ký thay vào hóa đơn.

Nhân viên công ty phải có giấy ủy quyền từ thủ trưởng đơn vị mới được ký thay vào hóa đơn.

3.2 Doanh nghiệp ủy nhiệm quyền lập hóa đơn GTGT cho bên thứ 3

Một số doanh nghiệp chọn ủy nhiệm quyền lập hóa đơn cho bên thứ ba. Điều 17, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính đã có những quy định cụ thể về việc ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm vào phía trên bên trái hóa đơn. Nếu hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không cần phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm quyền lập hóa đơn phải được xác nhận bằng văn bản cụ thể giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Nội dung của văn bản ủy nhiệm cần đảm bảo đầy đủ các tiêu thức về hóa đơn ủy nhiệm. Bao gồm: hình thức hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng hóa đơn (từ số… đến số…). Bên cạnh đó, văn bản ủy nhiệm còn cần cung cấp các thông tin như mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm, phương thức giao nhận hoặc cài đặt hóa đơn (trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử), phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm theo đúng quy định của pháp luật và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Thời hạn nộp thông báo ủy nhiệm muộn nhất là ba ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn.

Bên nhận ủy nhiệm phải dán niêm yết thông báo ủy nhiệm tại địa điểm bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết. Khi hết thời hạn ủy nhiệm, hai bên phải có xác nhận bằng văn bản và bên nhận ủy nhiệm phải tháo gỡ thông báo niêm yết trước đó.

4.Quy định số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn như thế nào?

Tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn như sau: Nếu thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho một hoặc một số người bán hàng trực tiếp ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Đồng thời, hóa đơn phải được đóng dấu của tổ chức ở phía trên bên trái. Theo đó, số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn là không giới hạn. Doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm kinh doanh cụ thể để xác định đúng đối tượng được ủy quyền ký hóa đơn.

Không giới hạn số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn.

5.Mẫu giấy uỷ quyền ký hoá đơn GTGT mới nhất

Những căn cứ để doanh nghiệp lập mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn GTGT gồm có Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính; Bộ Luật Dân sự 2015 và chức năng, quyền hạn của giám đốc công ty.

Trên giấy ủy quyền cần điền đầy đủ thông tin của người ủy quyền và người nhận ủy quyền. Nội dung ủy quyền nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bên liên quan. Bên cạnh đó, bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền phải ghi rõ thời gian ủy quyền ký hóa đơn GTGT.

MIFI giới thiệu đến quý doanh nghiệp mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn GTGT mới nhất.

Tải mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn GTGT mới nhất (tại đây) https://docs.google.com/document/d/1RZGYCoDPTfd-b01-eckjogIzOC4kgV0N/edit

Hy vọng rằng dựa vào những thông tin được MIFI cung cấp, doanh nghiệp có thể tiến hành lập giấy ủy quyền hóa đơn GTGT theo đúng quy định của pháp luật.

>> Xem thêm: Cách xử lý mất hóa đơn