Điều kiện ghi nhận tài sản cố định chuẩn nhất theo quy định

Thông tư số 45/2013/TT-BTC của Bộ tài chính quy định rõ các điều kiện ghi nhận tài sản cố định chuẩn nhất mà bất kỳ kế toán nào cũng cần nắm rõ. Bài viết sau đây,, MIFI sẽ cung cấp những kiến thức liên quan đến tiêu chuẩn, điều kiện ghi nhận tài sản cố định vô hình và hữu hình mới nhất mà có thể bạn sẽ cần.

1. 3 Tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định

Điều kiện ghi nhận tài sản cố định là thỏa mãn cả 3 tiêu chuẩn nhất định. Tài sản của doanh nghiệp đáp ứng 3 tiêu chuẩn sau đây thì được ghi nhận là tài sản cố định:

• Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ tài sản đó trong tương lai; 
• Tài sản đã được sử dụng trên 1 năm trở lên; 
• Nguyên giá tài sản từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên và phải được xác định một cách tin cậy. 

2. Điều kiện ghi nhận tài sản cố định vô hình

Điều kiện ghi nhận tài sản cố định vô hình đó là: Tất cả các chi phí thực tế mà Công ty đã bỏ ra không hình thành tài sản cố định hữu hình đồng thời thỏa mãn đồng thời 3 tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định thì được coi là tài sản cố định vô hình. Một tài sản được coi là TSCĐ vô hình khi đảm bảo thỏa mãn 3 tiêu chuẩn về TSCĐ nhưng nhưng không hình thành TSCĐ hữu hình. Những khoản chi phí không thoả mãn đồng thời cả 3 tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định thì được phân bổ dần hoặc hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí phát sinh được ghi nhận là tài sản cố định vô hình tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp trong giai đoạn triển khai nếu thỏa mãn đồng thời 7 điều kiện sau:

• Công ty hoàn thành tài sản vô hình trong dự định với mục đích sử dụng hoặc bán;
• Công ty có thể sử dụng hoặc bán tài sản vô hình đó;
• Phải tạo lợi ích kinh tế trong tương lai;
• Việc hoàn thành, đưa tài sản vô hình để bán hoặc đưa vào sử dụng theo dự tính đảm bảo tính khả thi về mặt kỹ thuật;
• Đáp ứng nguồn lực kỹ thuật và tài chính… để hoàn tất quá trình bán, triển khai hoặc sử dụng tài sản vô hình.
• Xác định tất cả chi phí trong quá trình triển khai một cách chắc chắn nhằm tạo ra tài sản vô hình.
• Đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và giá trị cho tài sản ước tính theo quy định.

3. Tài sản cố định hữu hình được ghi nhận trong điều kiện nào?

Tài sản cố định hữu hình phải đảm bảo 3 tiêu chuẩn về TSCĐ. Điều kiện ghi nhận tài sản cố định hữu hình gồm có:

• Trường hợp các bộ phận tài sản riêng lẻ có thời gian sử dụng khác nhau liên kết với nhau tạo thành một hệ thống; khi thiếu một bộ phận thì hệ thống vẫn thực hiện được chức năng chính nhưng do yêu cầu phải quản lý riêng từng bộ phận thì mỗi bộ phận nếu thỏa mãn cả ba tiêu chuẩn về tài sản cố định được coi là một tài sản cố định hữu hình độc lập. 
• Đối với tài sản là gia súc hoặc con vật được xem là làm việc, thì từng con thoả mãn đồng thời 3 tiêu chuẩn của tài sản cố định ở mục 1 được coi là một tài sản cố định hữu hình. 
• Đối với vườn cây đã lâu đời: từng mảnh vườn, cây đáp ứng cả 3 tiêu chuẩn của tài sản cố định ở mục 1 được xem là tài sản cố định hữu hình. 

Tài sản cố định hữu hình phải đảm bảo 3 tiêu chuẩn về TSCĐ.

4. Lưu ý các trường hợp TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất

Với TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất thì bạn cần ghi nhớ những điều kiện để cấp quyền sử dụng đất và các quyền không được ghi nhận.

  4.1 Các quyền sử dụng đất được ghi nhận

Quyền sử dụng đất được ghi nhận bao gồm quyền sử dụng đất không thời hạn và có thời hạn. Điều kiện ghi nhận tài sản cố định các quyền sử dụng đất được ghi nhận bao gồm:

• Quyền sử dụng đất được nhà nước giao nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp hoặc có thu tiền sử dụng đất, bao gồm quyền sử dụng đất không thời hạn và có thời hạn. 
• Quyền sử dụng đất thuê đã trả tiền thuê đất trước ngày có hiệu lực của Luật Đất đai năm 2003; trong đó thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm, đồng thời được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Nguyên giá tài sản cố định là quyền sử dụng đất gồm tất cả khoản tiền bỏ ra để sở hữu quyền sử dụng đất hợp pháp cộng các chi phí đền bù, giải phóng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ (không bao gồm các chi phí chi ra để xây dựng các công trình trên đất); hoặc là giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn. 

  4.2 Không được ghi nhận quyền sử dụng đất trong trường hợp nào?

Quyền sử dụng đất không được ghi nhận trong các trường hợp:

• Quyền sử dụng đất được nhà nước giao và không thu tiền sử dụng đất. 
• Tiền thuê đất được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh theo số năm thuê đất trong trường hợp thuê đất trả tiền thuê một lần cho cả thời gian thuê.
• Hạch toán tiền thuê đất theo năm vào chi phí kinh doanh trong kỳ tương ứng.

5. Bộ hồ sơ ghi nhận tài sản cố định cần có

Yêu cầu về hồ sơ ghi nhận tài sản cố định trong các trường hợp cụ thể rất khác nhau. Bộ hồ sơ tài sản cố định trong doanh nghiệp bao gồm

• Thẻ tài sản cố định;
• Chứng từ, hóa đơn hình thành;
• Quyết định sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định;
• Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận quản lý, sử dụng;
• Số thẻ tài sản và dán nhãn thông tin.

Bộ hồ sơ tài sản cố định góp vốn bao gồm:

• Biên bản họp hội đồng quản trị/hội đồng tư vấn chứng nhận giá trị góp vốn bằng tài sản, biên bản góp vốn, biên bản bàn giao tài sản góp vốn;
• Giấy tờ thẩm định giá có dấu xác nhận của công ty thẩm định giá độc lập hoặc Ban giá sở tài chính;
• Lệ phí trước bạ, hồ sơ giấy tờ sang tên đổi chủ;
• Giấy tờ hồ sơ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn (nếu có).

Bộ hồ sơ tài sản cố định trong trường hợp mua mới:

• Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng mua tài sản;
• Hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thường mua tài sản;
• Hoá đơn cấu kiện, nguyên nhiên vật liệu đi kèm;
• Chứng từ thuê chuyên gia, chuyển giao, vận chuyển lắp đặt (nếu có);
• Biên bản bàn giao tài sản cho công ty của người bán;
• Chứng từ/biên lai nộp thuế gồm thuế trực thu và lệ phí trước bạ.

Bộ hồ sơ tài sản cố định sửa chữa lớn, xây lắp hoàn thành gồm có:

• Bản vẽ kỹ thuật, dự toán chi phí và tiêu hao;
• Hợp đồng sửa chữa, xây lắp, thi công, gia công (thuê ngoài);
• Bản vẽ hoàn công, hồ sơ quyết toán khi nghiệm thu và bàn giao;
• Tập hợp chi phí: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh kèm theo  hoá đơn hoặc chứng từ hợp lý – hợp lệ do công ty trực tiếp thực hiện;
• Biên bản nghiệm thu sửa chữa, xây lắp từng phần hoặc toàn phần;
• Biên bản bàn giao tài sản cố định;
• Hoá đơn cho giá trị xây lắp hoàn thành, thuê gia công sửa chữa;
• Hợp đồng vay vốn kèm theo chứng từ trả lãi vay (nếu có).

Bộ hồ sơ tài sản cố định trong trường hợp đi thuê tài chính gồm:

• Biên bản bàn giao tài sản cố định đưa vào sử dụng;
• Hợp đồng tài sản cố định đi thuê tài chính;
• Hồ sơ thanh toán tài sản cố định đi thuê lần đầu; tiền gốc, tiền lãi từng kỳ.

Bộ hồ sơ tài sản cố định trường hợp thuê hoạt động

• Hợp đồng thuê tài sản cố định thuê hoạt động;
• Hoá đơn tài chính tài sản cố định thuê hoạt động;
• Chứng từ thanh toán tài sản cố định thuê hoạt động;
• Biên bản giao nhận tài sản cố định thuê hoạt động.

Bộ hồ sơ tài sản cố định nhượng bán, thanh lý bao gồm những giấy tờ sau đây:

• Biên bản họp đồng ý thanh lý tài sản của hội đồng quản trị;
• Quyết định thanh lý tài sản cố định của giám đốc;
• Hợp đồng nhượng bán thanh lý tài sản cố định;
• Hoá đơn giá trị tài sản cố định nhượng bán, thanh lý;
• Chứng từ thanh toán tài sản cố định nhượng bán, thanh lý theo hoá đơn;
• Biên bản bàn giao tài sản cố định nhượng bán, thanh lý cho người mua.

Nếu biết nắm vững và vận dụng những kiến thức về điều kiện ghi nhận tài sản cố định trên đây không những giúp kế toán hoàn thành tốt công việc của mình mà còn giúp nâng cao nghiệp vụ kế toán nữa. MIFI hy vọng bài viết đem đến những thông tin hữu ích nhất cho bạn đọc.

>>> Xem thêm bài viết liên quan: Hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 133