Mẫu công văn giải trình về việc mất hoá đơn mới nhất

Nếu làm mất hóa đơn, doanh nghiệp phải viết công văn giải trình về việc mất hóa đơn để trình bày và gửi công văn đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Nếu làm mất hóa đơn, bạn phải viết công văn giải trình gửi đến cơ quan Nhà nước Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp bắt buộc phải phát hành hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng và cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện có thể xảy ra sai sót như làm mất hóa đơn đầu vào.  Theo quy định của pháp luật hiện hành, nếu làm mất hóa đơn, doanh nghiệp phải viết công văn giải trình về việc mất hóa đơn và gửi đến cơ quan Nhà nước. Để biết được công văn giải trình cần có những nội dung nào, bạn hãy tham khảo mẫu mà MIFI giới thiệu dưới đây. >> Xem thêm:

• Mức phạt mất hóa đơn đỏ (GTGT-VAT) theo quy định mới nhất 2022
• Xử lý mất hóa đơn đỏ đầu vào đầu ra (GTGT – VAT) nhanh chóng
• 5 Mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất 2022 cho kế toán

1. Công văn giải trình mất hóa đơn là gì?

Công văn giải trình mất hóa đơn sẽ do chủ doanh nghiệp lập ra Để hiểu được định nghĩa của công văn giải trình mất hóa đơn và mẫu giải trình chi tiết nhất, đầu tiên bạn cần tìm hiểu về khái niệm của hóa đơn là gì? Dựa theo Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Khoản 1 Điều 3, hóa đơn chính là chứng từ do người bán lập ra. Hóa đơn sẽ ghi nhận các thông tin của hàng hóa hay dịch vụ cung ứng theo quy định của pháp luật. Công văn giải trình về việc mất hóa đơn là văn bản do chính chủ doanh nghiệp lập nên để gửi đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Trong công văn này sẽ trình bày về những vấn đề liên quan đến việc làm mất hóa đơn của doanh nghiệp. Công văn giải trình sẽ gồm những hóa đơn bị mất là những hóa đơn nào, lý do tại sao mất,... Từ đó, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ biết được nguyên nhân và tiến hành xử lý hóa đơn bị mất theo các quy định của pháp luật. Nhờ vậy, quyền lợi và các loại ích của doanh nghiệp sẽ luôn được đảm bảo.

2. Quy định của pháp luật về việc mất hóa đơn

Đối với việc làm mất hóa đơn, pháp luật có những quy định cụ thể trong Thông tư 39/2014/TT-BTC.

2.1 Xử lý các trường hợp bị mất hóa đơn

Pháp luật có quy định về từng trường hợp làm mất hóa đơn cụ thể Vấn đề đầu tiên là về việc xử lý trong trường hợp hóa đơn bị mất: Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh khi đã phát hiện mất hóa đơn chưa lập hay đã lập thì phải lập công văn giải trình về việc mất hóa đơn. Sau đó là thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu số 3.8 Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.  Thời gian để báo cáo chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Nếu như ngày cuối cùng nộp báo cáo rơi vào ngày nghỉ, theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng sẽ được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ này. Trường hợp người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người mua hoặc người bán làm mất liên 2 của hóa đơn gốc đã lập:

• Người mua hoặc người bán sẽ phải lập biên bản để ghi nhận lại sự việc. Trong biên bản này có ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai và nộp thuế trong tháng nào. Sau đó là ký và ghi rõ họ tên của người đại diện hay người được ủy quyền theo quy định của pháp luật. 
• Ngoài ra, người bán cần sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện theo pháp luật ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao lại cho người mua.

Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao đã có ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản hay công văn giải trình về việc mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.  Người mua và người bán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn.

2.2 Xử lý phạt hành chính đối với việc làm mất hóa đơn

Mỗi trường hợp làm mất hóa đơn sẽ có mức phạt hành chính khác nhau Vấn đề thứ 2 là về việc xử phạt hành vi làm cháy, mất hay hỏng hóa đơn của doanh nghiệp. Pháp luật có quy định về từng mức phạt khác nhau tùy vào mức độ vi phạm nặng nhẹ.

• Bị phạt cảnh cáo đối với những hành vi: Làm mất hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng, đã nộp thuế, kê khai và có hồ sơ chứng từ chứng minh được việc cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa có tình tiết giảm nhẹ. Hoặc bên bán làm mất hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và đã lập lại hóa đơn khác để thay thế cho hóa đơn lập sai.
• Bị phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng đối với những hành vi: Làm mất, hỏng hay làm cháy hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng. Theo đó, người bán đã kê khai, có hồ sơ, nộp thuế, tài liệu, chứng từ chứng minh việc cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng đối với một trong các hành vi: Làm mất hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập. Làm mất hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng, người bán đã có hồ sơ, kê khai, nộp thuế, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa hay dịch vụ.
• Bị phát tiền từ 5 triệu đến 10 triệu đồng đối với hành vi: Làm cháy, mất, hư hỏng các hóa đơn đã lập, nộp thuế, đã khai trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ trừ những trường hợp đã được nêu trên.

2. Mẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn mới nhất 2022

Sau đây là mẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn chi tiết và mới nhất mà bạn có thể tham khảo và thực hiện.

------------------------------------------------ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……….., ngày……tháng……năm……. CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH MẤT HÓA ĐƠN Tên tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn:………………………………………………… Mã số thuế: …………………………………………………………………………….. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………… Giải trình về việc làm mất hóa đơn, cụ thể như sau: STT Tên loại hóa đơn Mẫu số Ký hiệu hóa đơn Từ số Đến số Số lượng Liên hóa đơn Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Lý do mất hoá đơn: ……………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. Nay đơn vị báo cáo với………………………………………………………………… Để phối hợp kịp thời truy tìm và ngăn chặn lợi dụng, đồng thời thông báo số hóa đơn trên không còn giá trị sử dụng. Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên hoàn toàn đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật. Nơi nhận: - Cơ quan thuế trực tiếp quản lý. - Lưu VP. NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký tên đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn soạn thảo Công văn giải trình mất hóa đơn

Mẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn sẽ tương tự như một văn bản hành chính Mẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn về hình thức sẽ giống như một văn bản hành chính thông dụng. Vì vậy, nó cần đáp ứng được các tiêu chí của một văn bản hành chính. Ngoài ra, công văn này phải cung cấp được một số vấn đề gồm:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, địa điểm và ngày tháng bạn viết công văn.
• Thông tin về cá nhân hoặc tổ chức làm mất hóa đơn gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của cá nhân hay tổ chức đó.
• Nội dung giải trình, tại đây bạn cần ghi lại cụ thể và chi tiết nhất những hóa đơn nào đã bị mất theo mẫu công văn trên.
• Lý do tại sao làm mất hóa đơn.
• Cam kết của người đã viết công văn.
• Cuối cùng là chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo quy định của pháp luật.

Nội dung trên là những vấn đề liên quan đến công văn giải trình về việc mất hóa đơn mà MIFI đã giới thiệu đến bạn. Hy vọng rằng đây là các mẫu công văn và nguồn tài liệu bổ ích để bạn có thể áp dụng cho quá trình nghiên cứu hay áp dụng trên thực tế. Nếu như vẫn còn nhiều thắc mắc và muốn giải đáp chi tiết, bạn hãy liên hệ với chúng tôi nhé!