Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Yêu cầu, thủ tục chuyển đổi được quy định rõ tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Vậy doanh nghiệp cần làm gì trước khi các văn bản này có hiệu lực? Có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị bên ngoài được không? Cùng Mắt Bão đi tìm câu trả lời cho các thắc mắc trên qua bài viết sau đây.
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai
- 5 Mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất 2022 cho kế toán
- Áp dụng hoá đơn điện tử phủ sóng khắp 57 tỉnh theo QĐ 206
- Hóa đơn điện tử an toàn MIFI phát triển thương hiệu cho 1.000 doanh nghiệp trẻ
Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sắp có hiệu lực
1. Hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại, tập hợp thông điệp, dữ liệu về bán hàng hóa, sản phẩm, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện, thiết bị điện tử. Khi cần thiết, các thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải truy cập và sử dụng được. Tại Việt Nam, quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sắp sửa có hiệu lực.
Hóa đơn điện tử được chia thành 4 loại chính:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai, tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong lĩnh vực bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
- Hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu là loại hóa đơn sử dụng cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu dịch vụ, hàng hóa ra nước ngoài.
Thông tin trên hóa đơn điện tử phải tra cứu được
- Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng áp dụng cho các tổ chức, cá nhân mua hàng hóa sử dụng hình thức kê khai thuế giá trị gia tăng trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác
Bao gồm phiếu xuất kho, vé điện tử, tem điện tử, thẻ điện tử và các loại chứng từ điện tử tương tự khác.
2. Những thủ tục cần có để chuyển đổi hóa đơn điện tử
Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ tháng 07/2022. Theo đó, các doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ các yêu cầu, thủ tục để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:
- Bước 1: Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Tổ chức, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại các đơn vị cung cấp dịch vụ nói trên. Điều này được quy định rõ tại Khoản 1, Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp các thủ tục chuyển đổi cần thiết. Doanh nghiệp được miễn phí chuyển đổi trong trường hợp chuyển sang hóa đơn điện tử khi số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết.
- Bước 2: Nộp đơn đăng ký hóa đơn điện tử theo mẫu
Mẫu đơn đăng ký hóa đơn điện tử có số hiệu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Doanh nghiệp có thể yêu cầu phía cung cấp dịch vụ lập và nộp đơn đăng ký. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin trong đơn trước khi nộp lên cơ quan có thẩm quyền.
Mẫu đơn 01/ĐKTĐ-HĐĐT đăng ký hóa đơn điện tử
- Bước 3: Yêu cầu hủy hóa đơn giấy và mẫu hóa đơn điện tử cũ
Bước này phải được thực hiện trong vòng 30 ngày tính từ lúc cơ quan thuế phê duyệt đơn đăng ký. Đây là bước cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của Bộ Tài Chính. Quy trình yêu cầu hủy hóa đơn giấy và mẫu hóa điện tử cũ như sau:
(1) Doanh nghiệp thành lập hội đồng hủy hóa đơn, bao gồm đại diện lãnh đạo công ty và phòng kế toán. Bước này không áp dụng cho các hộ kinh doanh.
(2) Kiểm kê và lập danh sách các loại hóa đơn cần hủy.
(3) Tiến hành tiêu hủy hóa đơn, khi hủy cần lập biên bản theo quy định.
(4) Lập thông báo hủy hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế. Thời gian gửi không quá 05 ngày tính từ ngày thực hiện tiêu hủy.
- Bước 4: Tạo mẫu hóa đơn điện tử mới
Sau 3 bước kể trên, các hộ kinh doanh, doanh nghiệp có thể tạo mẫu hóa đơn điện tử mới, phát hành và xuất hóa đơn như bình thường.
Tạo mẫu hóa đơn điện tử bằng phần mềm MISA
3. Những lưu ý khi chuẩn bị chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chỉ được dùng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022. Như vậy, ngày 01/07/2022 là thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được tiến hành theo 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 bắt đầu từ tháng 11/2021, triển khai tại 6 tỉnh, thành phố là TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định và Hải Phòng.
- Giai đoạn 2 bắt đầu từ tháng 4/2022, áp dụng trên 57 tỉnh thành còn lại. Các địa phương ở giai đoạn 1 phải đáp ứng tối thiểu 70% chỉ tiêu đề ra. Việc triển khai hóa đơn điện tử trong giai đoạn này được quy định thêm tại Quyết định 206/QĐ-BTC.
Quy trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có sự khác biệt khá lớn so với hóa đơn giấy, đặc biệt là về phương thức đăng ký, sử dụng, lưu trữ và quản lý. Trong đó, thủ tục đăng ký là điều các doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất khi quyết định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực.
Theo quy định, doanh nghiệp phải nộp đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế địa phương và chờ phản hồi. Sau khi đơn được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành các bước tiêu hủy hóa đơn giấy và tạo mẫu hóa đơn điện tử mới như hướng dẫn ở trên.
Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đạt tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư 27/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Danh sách các đơn vị đạt chuẩn được công bố tại website của Tổng cục Thuế, đã ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ truyền, nhận, lưu trữ và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử.
Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình thực hiện. Hy vọng bài viết trên của Mắt Bão sẽ giúp bạn hiểu thêm về quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của Bộ Tài Chính.
Bài viết được viết và tổng hợp bởi Hóa đơn điện tử an toàn MIFI.
