Cách lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín chất lượng

Tìm hiểu ưu điểm, nhược điểm của hóa đơn điện tử và những tiêu chí mà doanh nghiệp cần xem xét khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử. Theo yêu cầu của Bộ Tài chính, các doanh nghiệp đang từng bước chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, tiêu chí để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử ưu việt là vấn đề mà nhiều đơn vị quan tâm hiện nay. Cùng MIFI tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Các doanh nghiệp đang dần dịch chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

1.Lợi ích của việc triển khai áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Cùng điểm qua những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử vào trong hoạt động kinh doanh. 

1.1. Đối với doanh nghiệp

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí không hề nhỏ. Nếu như trước đây sử dụng hóa đơn giấy thì doanh nghiệp phải tốn chi phí cho việc in ấn, vận chuyển hóa đơn. Ngoài ra, công ty còn phải có kho lưu trữ chứng từ lớn để đáp ứng được khối lượng hóa đơn lớn.

Khi đưa hóa đơn điện tử vào trong kinh doanh, quy trình luân chuyển chứng từ được rút ngắn đi rất nhiều. Chỉ cần một vài thao tác trên các thiết bị điện tử là doanh nghiệp đã có thể xuất hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng, chính xác. Nhờ vậy mà hoạt động mua bán được diễn ra đơn giản hơn.

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng tình trạng hư, hỏng hay thất lạc hóa đơn. Bởi vì, giờ đây mọi thứ đều được lưu trữ ở mức bảo mật cao trên hệ thống dữ liệu đám mây. 

1.2. Đối với các cơ quan quản lý của nhà nước

Việc đưa hóa đơn điện tử vào thực tiễn là một giải pháp hiệu quả giúp cho công tác quản lý được đơn giản hóa. Thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, các cơ quản chức năng có thể kiểm soát được hoạt động thương mại của doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung.

Các thông tin mua bán hàng hóa được lưu trữ trực tuyến giúp cho các cơ quan quản lý có thể nhanh chóng xử lý xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng. 

Các khâu thanh tra, kiểm tra được diễn ra thuận lợi hơn, giảm thời gian đối chiếu như hóa đơn giấy. Nhờ đó, nhà nước có thể tiết kiệm được chi phí quản lý khi tất cả doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử. 

1.3. Phần mềm hóa đơn điện tử đối với toàn xã hội

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp hạn chế tối đa tình trạng làm giả hóa đơn. Nhờ đó, tạo nên một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp trong nền kinh tế.

Hóa đơn điện tử là điều kiện cần để phát triển thương mại điện tử. Một khi thương mại điện tử hoàn thiện cũng là lúc xã hội số được phát triển hơn.

Không còn sử dụng hóa đơn giấy, tức là số lượng cây được đốn hàng năm sẽ giảm đi rất nhiều. Chính vì thế, phần mềm hóa đơn điện tử còn góp phần bảo vệ môi trường hiệu quả. 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

2. Một số hạn chế trong việc sử dụng hóa đơn điện tử

Bên cạnh những ưu điểm thì hóa đơn điện tử cũng tồn tại một số hạn chế như sau:

Một số doanh nghiệp chưa có đủ khả năng về cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho hóa đơn điện tử. Thêm vào đó, số lượng nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp vẫn còn hạn chế.

Người dân vẫn có thói quen sử dụng tiền mặt và cần có thời gian để họ có thể thay đổi thói quen thanh toán sang hình thức chuyển khoản, ví điện tử...

Mặc dù, hóa đơn điện tử vẫn còn tồn tại một số nhược điểm nhưng chắc chắn sẽ khắc phục được trong thời gian tới. Chính vì thế, các doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị sẵn sàng cho việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn.

3. Dựa vào tiêu chí nào để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín chất lượng?

Những tiêu chí mà doanh nghiệp cần xem xét khi chọn phần mềm hóa đơn điện tử.

3.1. Đảm bảo đầy đủ các chức năng pháp lý

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ các chức năng pháp lý. Doanh nghiệp có thể tra cứu trên Internet thông tin về các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế cấp phép. 

Các doanh nghiệp cung cấp phần mềm phải thường xuyên cập nhật các thông tư, quy định mới nhất để áp dụng kịp thời. 

3.2. Đầy đủ tính năng mới nhất

Phần mềm hóa đơn điện tử phải có đầy đủ tính năng mới nhất. Không chỉ dừng lại ở việc lập, phát hành hóa đơn mà phần mềm còn cần có các chức năng lưu trữ, tra cứu, quản lý hệ thống... Bên cạnh đó, dịch vụ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng cần có sự liên kết với cơ quan thuế để thuận tiện trong quá trình quyết toán thuế. 

3.3. Chất lượng vận hành đảm bảo và ổn định

Tính ổn định là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử. Nếu nhà cung cấp dịch vụ chưa đảm bảo được chất lượng vận hành thì rất dễ xảy ra tình trạng gián đoạn trong quá trình sử dụng. Hậu quả là ảnh hưởng tới hoạt động thương mại của doanh nghiệp. 

Phần mềm hóa đơn điện tử phải có chất lượng vận hành đảm bảo và ổn định

3.4. Đảm bảo độ an toàn và bảo mật

Đối với các dữ liệu tài chính, kế toán thì độ an toàn và bảo mật luôn là ưu tiên hàng đầu. Do đó, các phần mềm hóa đơn điện tử phải được bảo mật ở mức cao nhất. Đó không đơn thuần chỉ là thông tin về hoạt động mua bán thông thường mà còn là nơi lưu trữ thông tin khách hàng. Ngoài ra, việc xuất hóa đơn còn phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu như các thông tin này để bị lộ ra bên ngoài thì gây ảnh hưởng rất lớn tới uy tín của doanh nghiệp.

3.5. Chi phí sử dụng hợp lý, phù hợp với chất lượng

Bên cạnh chất lượng, bảo mật thì chi phí cũng là yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử. Dù cung cấp cùng một loại dịch vụ nhưng mức giá ở các bên thường chênh lệch nhau. Do đó, doanh nghiệp nên dựa vào khả năng tài chính của doanh nghiệp và tính năng của sản phẩm để đưa ra lựa chọn phù hợp. 

3.6. Dễ dàng trong các thao tác sử dụng

Dễ sử dụng là một điểm sáng của một phần mềm hóa đơn điện tử so với các dịch vụ khác trên thị trường. Khi đó, người dùng có thể thao tác trên phần mềm một cách thuận tiện nhất và tiết kiệm thời gian. 

Doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn những dịch vụ hóa đơn điện tử dễ sử dụng

3.7. Được vận hành bởi một công ty uy tín

Uy tín của nhà cung cấp là điều mà các doanh nghiệp rất quan tâm khi lựa chọn phần mềm. Họ cần đảm bảo rằng tất cả hóa đơn, chứng từ của mình được quản lý bởi đơn vị uy tín, chuyên nghiệp và được Tổng cục Thuế tin dùng. 

Như vậy, có nhiều tiêu chí để xác định phần mềm hóa đơn online phù hợp với doanh nghiệp. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo MIFI - phần mềm hóa đơn điện tử được khuyên dùng bởi Tổng cục Thuế. Không chỉ có giao diện đơn giản, dễ sử dụng mà MIFI còn có khả năng bảo mật và lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây. Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử do chúng tôi cung cấp. 

Có thể thấy rằng phần mềm hóa đơn điện tử sở hữu nhiều ưu điểm giúp ích cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên sớm thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định để tránh được các rủi ro tài chính.