Các Lưu Ý Cần Biết Về Trường Hợp Ngừng Cấp Hóa Đơn Điện Tử

Mặc dù hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch kinh doanh. Không phải ai cũng có những hiểu biết chính xác về loại hóa đơn này. Có thể dẫn đến việc bị ngừng cấp hóa đơn điện tử. Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hoá đơn điện tử có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp

Qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn bao quát hơn về hóa đơn điện tử. Từ đó có những biện pháp để đảm báo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử khi giao dịch.

Quy định của chính phủ về việc cấp hóa đơn điện tử

Theo Nghị định số 119/2018 của Chính phủ về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Một hoá đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: Một hoá đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng đầy đủ các quy định của Nhà nước ban hành

Các tiêu chí của hóa đơn điện tử hợp lệ

Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải tập hợp các nội dung

• Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu và số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
• Tổng số tiền thành toán chưa có thuế giá trị gia tăng
• Tổng số tiền thanh toán đã tính gia trị gia tăng
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
• Thời gian tạo lập hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Thời gian lập hoá đơn điện tử phải đúng theo quy định đã được ban hành

Theo Nghị định, thời gian xác lập hóa đơn là thời điểm người bán và người mua tiến hành giao dịch. Chính là lúc thực hiện chuyển giao quyền sở hữu. Việc đã trao nhận tiền hay chưa không ảnh hưởng đến việc tạo lập hóa đơn. Trong trường hợp giao dịch được thực hiện nhiều lần, thì mỗi lần giao dịch đều phải lập hóa đơn với các số liệu tương ứng với từng lần giao dịch. Thời gian lập hoá đơn điện tử phải là thời điểm hai bên tiến hành giao dịch

Về định dạng của hóa đơn điện tử

Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải có định dạng chuẩn dữ liệu theo ban hành của Chính phủ đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của các thông tin ghi trên hóa đơn. Tính toàn vẹn được hiểu là thông tin đầy đủ, chưa bị thay đổi. Ngoại trừ những thay đổi phát sinh trong quá trình giao dịch, lưu trữ hoặc hiển thị.

Những trường hợp nào, doanh nghiệp sẽ bị ngừng cấp mã hóa đơn điện tử?

Mặc dù nội dung đã được quy định cụ thể trong Nghị định của Chính phủ về việc sử dụng hóa đơn điện tử, vẫn có không ít trường hợp doanh nghiệp bị ngừng cấp mã hoá đơn điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ không thể sử dụng hoá đơn điện tử cho các giao dịch kinh doanh. Việc ngừng cấp hoá đơn điện tử có thể xảy ra do doanh nghiệp yêu cầu hoặc bị cưỡng chế ngưng hoạt động khi vi phạm quy định của Chính phủ. Nếu vi phạm các quy định của Chính phủ, doanh nghiệp sẽ bị ngừng cấp mã hoá đơn điện tử

Doanh nghiệp bị Cơ quan thuế ngừng cấp hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

• Mã số thuế của doanh nghiệp đã hết hiệu lực
• Doanh nghiệp chuyển địa điểm hoặc ngưng hoạt động tại địa điểm kinh doanh đã được đăng ký
• Doanh nghiệp tự yêu cầu ngưng cấp mã số hóa đơn điện tử do ngừng kinh doanh
• Doanh nghiệp bị yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế
• Các trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính

Làm thể nào để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ?

Để đảm bảo hóa đơn điện tử được hợp lệ và không bị cưỡng chế ngưng hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các quy định của nhà nước về hóa đơn điện tử đã được ban hành tại Nghị định số 119/2018 đã nêu ở trên. Doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các quy định của nhà nước về hoá đơn điện tử

Trên thị trường có không ít các phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử. Khi chọn phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tìm hiểu một cách kỹ càng. Đòi hỏi doạnh nghiệp cần chọn lọc chặt chẽ. Nên sử dụng phần mềm uy tín, chất lượng đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn được lập ra. Đồng thời, đáp ứng được các tiêu chí về thời gian, chi phí và độ an toàn.

Doanh nghiệp có thể tra cứu tính hợp pháp của hoá đơn điện tử thông qua trang web của Tổng cục thuế Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử. Bằng cách sử dụng trang web của Tổng cục thuế bằng cách truy cập vào link sau http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và làm theo hướng dẫn.

Tổng kết

Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã có được cái nhìn bao quát hơn về hóa đơn điện tử. Có thể hiểu được thế nào là một hóa đơn điện tử hợp lệ. Đồng thời biết đến các trường hợp bị ngừng cấp mã hóa đơn điện tử. Từ đó, tìm ra những hướng đi phù hợp để duy trì tính hợp pháp cho dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp.