Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, kế toán viên cần đọc kỹ hướng dẫn quy định của Bộ Tài chính để hạn chế các sai sót. Trong quá trình sử dụng hóa đơn không thể tránh khỏi những sai sót. Khi đó, kế toán viên sẽ phải đảm bảo thông tin chính xác, hợp lệ theo đúng thực tế. Dưới đây là những thông tin cần biết MIFI cung cấp để sử dụng biên bản đúng nhất.
Một số trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh
1. Các trường hợp hóa đơn bị sai thông tin có thể xảy ra
Hai trường hợp viết sai hóa đơn thường gặp nhất hiện nay, gồm có:
1.1. Hóa đơn viết sai tên công ty hoặc sai địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế
Đối với trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua thì các bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Khi đó, hai bên tiến hành lập biên bản và mỗi bên giữ một bản kẹp cùng với hóa đơn đã viết.
1.2. Hóa đơn viết sai tên công ty hoặc địa chỉ và sai cả mã số thuế
Đối với hóa đơn đã lập nhưng viết sai tên công ty hoặc địa chỉ và sai cả mã số thuế thì người mua và người bán phải lập biên bản điều chỉnh hoặc có thỏa thuận bằng biên bản ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót đó.
Mỗi trường hợp viết sai hóa đơn lại có cách xử lý khác nhau
>> Xem thêm:
2. Khi nào thì nên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Không phải sai sót nào trên hóa đơn doanh nghiệp cũng cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Theo quy định tại Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh nếu phát hiện sai sót sau khi lập và giao hóa đơn cho người mua, đã giao hàng hóa, dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. Bên cạnh đó, người bán cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Người bán và người mua dựa trên hóa đơn điều chỉnh để kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
Người bán phải lập biên bản khi hóa đơn sai đã kê khai thuế
3. Những lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Một số vấn đề khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà kế toán viên cần nắm được:
- Biên bản được áp dụng khi lập hóa đơn sai và đã kê khai thuế. Còn đối với trường hợp hóa đơn có sai sót nhưng chưa kê khai thì doanh nghiệp tiến hành lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới.
- Ngày trên biên bản và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng một ngày.
- Nội dung phải có đầy đủ các thông tin: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày tháng… ký hiệu…; nội dung điều chỉnh.
- Doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh và cả hóa đơn điều chỉnh nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn khi đã kê khai thuế.
- Nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế của người mua thì hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Ngày trên biên bản phải trùng khớp với ngày trên hóa đơn
4. Một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
4.1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính Hôm nay, ngày .... tháng ... năm ..., tại văn phòng Công ty Cổ phần Mắt Bão, chúng tôi gồm có: Bên A: Công ty Cổ phần Mắt Bão Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện. Địa chỉ: ………………………………. Điện thoại: ……………………….; Email: ………………………… Mã số thuế: ………………………… Bên B: .................................................... Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện. Địa chỉ: ……………….. Điện thoại: ……………; Email: ………………… Mã số thuế: …………….. Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số 000368, ký hiệu MB/21A ngày 20/08/2021 đã kê khai vào kỳ Quý III/201621 và lập hóa đơn điều chỉnh số 000598, ký hiệu MB/21A ngày 15/10/2021, cụ thể như sau: Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng: Máy in Laser Canon LBP2900 NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau
|
- Khi phát hiện hóa đơn được lập đã kê khai thuế bị sai thông tin, kế toán phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và cả hóa đơn điều chỉnh.
- Kế toán khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cần thể hiện rõ điều chỉnh hóa đơn số mấy, ký hiệu, ngày lập, xuất hóa đơn điều chỉnh số mấy, ký hiệu, ngày lập, nội dung điều chỉnh.
- Ngày trên hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trùng khớp với nhau.
- Biên bản điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sẽ được kế toán bên bán và bên mua ký điện tử. Sau đó, nó được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Nếu người mua không có chữ ký điện tử, bên mua và bên bán phải lập văn bản giấy thỏa thuận rõ sai sót, có chữ ký của hai bên. (Xem hướng dẫn tại Công văn 3441/TCT-CS ngày 28/9/2019 của Tổng cục thuế).
4.2. Mẫu biên bản điều chỉnh sai tên, địa chỉ công ty
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính Hôm nay, ngày .... tháng ... năm ..., tại văn phòng Công ty Cổ phần Mắt Bão, chúng tôi gồm có: Bên A: Công ty Cổ phần Mắt Bão Do ông: ……………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện. Địa chỉ: …………………………………. Điện thoại: ……………………….; Email: ………………………… Mã số thuế: ……………………………. Bên B: .................................................... Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện. Địa chỉ: ……………….. Điện thoại: ……………; Email: ………………… Mã số thuế: …………….. Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số 000458, ký hiệu MB/21A ngày 18/09/2021 đã kê khai vào kỳ Quý III/2021, cụ thể như sau: Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng. NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH: Địa chỉ: Tầng 9 - Tòa nhà 381 Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU: Địa chỉ: Tầng 8 - Tòa nhà 381 Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau
|
Như vậy, kế toán viên cần nắm được cách lập hóa biên bản điều chỉnh hóa đơn theo quy định để kịp thời xử lý khi có sai sót.
![[Thông báo] Lịch nghỉ Team Building – Mắt Bão “lên rừng xuống biển” 2026](https://image-wp.matbao.in/wp-content/uploads/2026/05/mbi-thong-bao-nghi-teambuilding_800x400.png)
![[Thông báo] Lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 2026](https://image-wp.matbao.in/wp-content/uploads/2026/04/mbi_thong-bao-nghi-le-10.3_800x400.png)
