Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử Và Những Điều Bạn Cần Biết

Nắm được thông tin cũng như mẫu lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác. 

Sai sót trong quá trình khởi tạo hóa đơn điện tử là điều doanh nghiệp hoàn toàn có thể gặp phải. Những sai sót này có thể đến từ việc khai sai tên, địa chỉ công ty hay ghi sai giá,...

Trong một số trường hợp cụ thể, để khắc phục doanh nghiệp cần nhanh chóng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Những thông tin được MIFI cung cấp dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng và chính xác. 

Biên bản điều chỉnh HĐĐT mới nhất

Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử như thế nào?

Không ít doanh nghiệp còn đang băn khoăn không biết việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được áp dụng trong trường hợp nào? Hay phải tiến hành hủy hóa đơn điện tử?

Giải đáp vấn đề này khoản 3, điều 20, thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về xử lý với hóa đơn đã lập nhưng sai như sau:

“ Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.”

Doanh nghiệp có thể khắc phục hóa đơn sai bằng cách lập biên bản điều chỉnh HĐĐT.

Như vậy, khi phát hiện hóa đơn điện tử sai nhưng doanh nghiệp đã tiến hành kê khai thuế thì sẽ không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh. Trong biên bản điều chỉnh HĐĐT phải có xác nhận của hai bên (chữ ký và đóng dấu). Mỗi bên giữ một bản để khai báo với cơ quan thuế khi kiểm tra. 

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử áp dụng với trường hợp nào?

Việc lập biên bản điều chỉnh HĐĐT được thực hiện theo quy định trong khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào trường hợp của mình để tiến hành lập biên bản điều chỉnh đúng quy định. Cụ thể, khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp khi phát hiện hóa đơn sai sót sẽ xử lý như sau:

Trường hợp 1

Hóa đơn điện tử đã khởi tạo có sai sót và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập, giao cho người mua và người bán, người mua chưa kê khai thuế sẽ xử lý như sau:

• Tiến hành hủy bỏ hóa đơn điện tử phát hiện sai sót. Tuy nhiên vẫn phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời gian quy định.
• Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do tại sao thu hồi hóa đơn. Bên bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai. Sau đó lập lại hóa đơn điện tử mới theo quy định và gửi cho bên mua. Trên hóa đơn mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày… tháng… năm... ”.

Trường hợp 2

Phát hiện hóa đơn điện có sai sót, đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người mua và người bán đã kê khai thuế thì thực hiện xử lý như sau:

• Lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. 
• Sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh, bên mua và bên bán tiến hành kê khai điều chỉnh theo đúng quy định về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Như vậy, chỉ riêng với trường hợp 2, doanh nghiệp mới cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để ghi nhận sai sót. Đồng thời làm căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Tùy vào, hóa đơn điện tử doanh nghiệp phát hiện sai ở đâu thì sẽ tiến hành khai báo theo các mẫu biên bản điều chỉnh cụ thể. Bao gồm:

• Mẫu biên bản điều chỉnh HĐĐT do ghi sai đơn giá.
• Mẫu biên bản điều chỉnh HĐĐT giá trị gia tăng (GTGT).
• Mẫu biên bản điều chỉnh HĐĐT do sai tên, địa chỉ công ty.

Những mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do ghi sai đơn giá

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn do ghi sai đơn giá.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử GTGT

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn do ghi sai đơn giá.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn do ghi sai tên, địa chỉ công ty

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn do ghi sai đơn giá.

Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Điều chỉnh hóa đơn điện tử là khắc phục một lỗi sai. Nhưng nhiều khi việc không nắm rõ các quy định trong lập biên bản điều chỉnh hóa đơn lại khiến sai chồng sai. Do vậy khi lập biên bản bạn nên lưu ý những vấn đề sau: 

• Ngày trên hóa đơn điều chỉnh và trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải cùng ngày.
• Nội dung biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số bao nhiêu, ngày tháng lập, ký hiệu hóa đơn. Xuất hóa đơn điều chỉnh số...., ngày tháng, ký hiệu và nội dung điều chỉnh.
• Khi phát hiện hóa đơn điện tử sai đã kê khai thuế, ngoài lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, doanh nghiệp phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
• Trường hợp hóa đơn đã lập đánh sai tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng, chỉ cần lập biên bản điều chỉnh. Không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
• Biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được người bán và người mua ký điện tử. Được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Trường hợp bên mua không có chữ ký điện tử, bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận bằng giấy. Trong đó, ghi rõ sai sót và có chữ ký của cả người bán và người mua. (Thực hiện theo Công văn 3441/TCT-CS được Tổng cục thuế ban hành ngày 28/9/2019)

Với những thông tin trên, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp, người làm kế toán hiểu và nắm rõ cách thực hiện khi cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Từ đó nhanh chóng khắc phục vấn đề công việc, tránh ảnh hưởng đến việc kinh doanh.