Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có độ an toàn, chính xác cao. So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và phòng tránh được các rủi ro không đáng có. Theo thông báo của Bộ Tài chính, tháng 4/2022 là thời điểm hóa đơn điện tử được áp dụng trên phạm vi toàn quốc.
Cùng Mifi điểm qua các câu hỏi thường gặp nhất trong hệ thống FAQ về hóa đơn điện tử ngay sau đây.
Xem thêm:
Nắm rõ các thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra
1. Thời hạn chính thức áp dụng hóa đơn điện tử là khi nào?
Ngày 24/02/2022, Bộ Tài Chính ban hành Quyết định số 206/QĐ-BTC, quy định việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử ở 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đối tượng áp dụng là các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, thời gian thực hiện từ tháng 4/2022. Trước đó, từ tháng 12/2021, có 6 tỉnh thành chính thức sử dụng hóa đơn điện tử là Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Phú Thọ, Bình Định, Hải Phòng và Quảng Ninh.
Từ 04/2022 chính thức áp dụng hóa đơn điện tử ở 57 tỉnh, thành phố
Quyết định số 206/QĐ-BTC được đính kèm thêm Phụ lục danh sách 57 tỉnh, thành phố sẽ triển khai. Bộ Tài Chính yêu cầu cục thuế của các tỉnh, thành phố nói trên lập ban chỉ đạo để thực hiện quyết định. Cụ thể, các cục thuế phải tiến hành rà soát, phân loại đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Tiếp đến là thông tin đến các đơn vị về kế hoạch triển khai, chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin để lập, chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.
2. 6 tỉnh nào bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 12/2021?
Đây là vấn đề nhận được nhiều quan tâm trong FAQ về hóa đơn điện tử. Như đã nói, có 6 tỉnh, thành phố áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 12/2021 là Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Phú Thọ, Bình Định, Hải Phòng và Quảng Ninh. Theo thống kê, số lượng hóa đơn mà các tổ chức, cá nhân đang sử dụng ở 6 tỉnh thành này chiếm từ 60 – 70% tổng số hóa đơn trên cả nước. Qua thời gian triển khai, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã đạt được những thành tựu nhất định.
Hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc tại 6 tỉnh thành
Cụ thể tại Hà Nội, tỷ lệ các tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đạt gần 100%. TP. Hồ Chí Minh được thí điểm 2 loại là hóa đơn điện tử thông thường theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Tháng 9/2021, tỷ lệ hóa đơn điện tử thông thường chiếm 64% trong tổng số doanh nghiệp phát sinh doanh thu và 70% số doanh nghiệp đang quản lý.
Cục thuế Hải Phòng ghi nhận tỷ lệ doanh nghiệp đang áp dụng hóa đơn điện tử trên địa bàn chiếm 71,12%. Tại Quảng Ninh, số lượng cơ quan, đơn vị đăng ký dùng hóa đơn, chứng từ điện tử lên đến 90%. Tỷ lệ này ở Bình Định cũng đã cán mốc 85%. Cục thuế Phú Thọ đặt mục tiêu nâng số lượng doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện từ từ 75% của hiện tại lên 100% vào tháng 7/2022.
3. Ứng dụng hóa đơn điện tử mang đến lợi ích gì?
Trong tập hợp các FAQ về hóa đơn điện tử, lợi ích và ưu điểm là những câu hỏi được đặt ra nhiều nhất. Trên thực tế, so với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mang đến các lợi ích sau:
3.1 Đối với các cá nhân, tổ chức mua hàng hóa và dịch vụ
- Người mua và người bán dễ dàng tra cứu, đối chiếu hóa đơn với nhau.
- Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn, không cần lưu trữ chứng từ, hóa đơn trong thời gian dài.
- Giảm thiểu các chi phí liên quan đến thủ tục hành chính thuế.
- Tránh các vấn đề rủi ro do thất lạc hóa đơn.
- Đảm bảo tính minh bạch, thông tin trên hóa đơn đều được công khai trên hệ thống của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử nổi bật với ưu điểm là an toàn, tiện lợi hơn
3.2 Đối với các cá nhân, tổ chức bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ
- Tạo ra môi trường lành mạnh và bình đẳng cho các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức nộp thuế, góp phần ổn định hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Cắt giảm các chi phí phát hành hóa đơn giấy như in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ…
- Đơn giản hóa các thủ tục hành chính có liên quan.
- Hạn chế được tình trạng thất lạc hóa đơn.
4. Những phần mềm nào có thể sử dụng xuất hóa đơn điện tử?
Đây cũng là một trong những câu hỏi thường xuyên lọt Top FAQ về hóa đơn điện tử. Phần mềm xuất hóa đơn điện tử được tích hợp các tính năng từ cơ bản đến nâng cao để lập và xác thực hóa đơn theo đúng quy định của Tổng cục thuế. Các cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu có thể tham khảo 9 phần mềm sau:
- MISA Meinvoice
MISA Meinvoice là phần mềm được tin dùng bởi nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này là tính tiện dụng, sử dụng được trên mọi thiết bị máy tính, điện thoại và máy tính bảng. Các tác vụ đều có thể thực hiện trực tuyến, bao gồm theo dõi hạn nợ, phát hành, thanh toán hóa đơn, chia sẻ dữ liệu với cơ quan thuế.
- E – Invoice
E – Invoice giúp tối ưu hóa công việc kế toán, kết nối với các phần mềm hỗ trợ như bán hàng, chữ ký số điện tử… Bên cạnh đó, ứng dụng này còn tự động nhập liệu chứng từ, đối chiếu số liệu với ngân hàng và hỗ trợ lập báo cáo quản trị theo mẫu.
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử E - Invoice @NCM
- iHOADON
iHOADON là phần mềm thực hiện được đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử. Sản phẩm của EFY Việt Nam được tích hợp nhiều phần mềm quản lý, mẫu báo cáo thống kê, giao diện thân thiện với người dùng.
- Hilo invoice
Ưu điểm của Hilo invoice so với các phần mềm hiện có trên thị trường là câu hỏi quen thuộc trong FAQ về hóa đơn điện tử. Đây là phần mềm có thể truyền nhận dữ liệu từ SAP, CRM và ERP, tốc độ xử lý nhanh, gửi xác thực được nhiều hóa đơn cùng lúc.
- New invoice
New invoice là giải pháp giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian khởi tạo và xuất hóa đơn điện tử. Đồng thời, phần mềm này còn hỗ trợ theo dõi hạn nợ, upload thông tin khách hàng và sản phẩm.
- Easyinvoice
Easyinvoice là phần mềm xuất hóa đơn điện tử sở hữu nhiều tính năng ưu việt, không giới hạn số lượng và địa điểm sử dụng. Easyinvoice có thể liên kết với cổng xác thực của cơ quan thuế và phần mềm khác, đa dạng mẫu và hình thức tra cứu hóa đơn.
Phần mềm Easyinvoice đa dạng tính năng
- VINA
VINA là ứng dụng xuất hóa đơn điện tử online, không cần cài đặt về máy. Tính năng tương đối đầy đủ, có thể kết nối với các phần mềm kế toán hiện hành. Đặc biệt, VINA còn hỗ trợ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Amnote
Amnote là phần mềm chuyên dụng cho việc tạo lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, ứng dụng này còn được tích hợp thêm nhiều tính năng ưu việt như: chữ ký điện tử, thiết kế mẫu hóa đơn, báo cáo theo tháng, quý…
- SInvoice
SInvoice là phần mềm xuất hóa đơn điện tử có module kết nối đến Tổng cục thuế. Phần mềm này có sẵn portal tra cứu, mẫu hóa đơn, tích hợp chữ ký số bằng HSM và USB Token.
Xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm SInvoice
5. Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử
Quy trình chuyển đổi là thắc mắc thường gặp trong hệ thống FAQ về hóa đơn điện tử. Theo quy định, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau:
- Nội dung của hóa đơn điện tử gốc phải được phản ánh trọn vẹn, trùng khớp.
- Có ký hiệu riêng cho thấy hóa đơn đã được chuyển đổi.
- Có chữ ký, họ tên của cá nhân thực hiện quy trình chuyển đổi hóa đơn.
Quy trình thực hiện khá đơn giản, từ phần mềm, hóa đơn được in ra trên giấy, ký tên và đóng mộc. Hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ, dùng để ghi sổ và theo dõi, không có hiệu lực để thanh toán hoặc giao dịch. Hóa đơn giấy chỉ có hiệu lực khi được khởi tạo bằng máy tính tiền có kết nối, chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy là xu hướng tất yếu và cần thiết cho các cá nhân, doanh nghiệp làm kinh doanh. Mifi hy vọng rằng các câu hỏi trong bộ FAQ về hóa đơn điện tử trên sẽ giúp bạn giải đáp được các vấn đề còn thắc mắc.
Hình ảnh và nội dung được tổng hợp bởi Mifi.
