3 Bước Đơn Giản Để Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả

Hóa đơn điện tử sẽ chính thức được sử dụng tại các doanh nghiệp trên toàn quốc từ tháng 11/2020. Đây được coi là cải cách lớn từ chính phủ giúp tinh giản hoạt động của bộ phận kế toán, đẩy nhanh phương thức thanh toán.

Để phát huy tối đa tiện ích của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thành thạo các bước theo dõi, quản lý hóa đơn điện tử trên không gian mạng.

3 Bước Đơn Giản Để Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả

Sự cần thiết của việc quản lý Hóa đơn Điện tử

Rủi ro vẫn có thể xảy ra khi sử dụng Hóa đơn Điện tử

Hóa đơn điện tử được phát hành trên không gian mạng, lưu trữ trực tuyến trên các nền tảng điện toán đám mây (Cloud) do đó nguy cơ bị đánh cắp, mất dữ liệu là điều có thể xảy ra.

Đã có rất nhiều sự cố liên quan đến việc mất dữ liệu hệ thống trên Cloud đã xảy ra, ngay cả đối với những Doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ hàng đầu thế giới.

Những rủi ro thường thấy nhất là hư hỏng nguồn chứa dữ liệu, virus xâm nhập, bị hacker tấn công,... khiến cho hệ thống Hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp bị ảnh hưởng.

Rủi ro vẫn có thể xảy ra khi sử dụng Hóa đơn Điện tử

Đây là chứng từ quan trọng nên doanh nghiệp nào cũng cần quản lý, lưu trữ bài bản để hoạt động tài chính kế toán diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, Doanh nghiệp nên có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu an toàn để tránh xảy ra những sự cố đáng tiếc.

Tham khảo thêm:

• Vì Sao Cần Chú Trọng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử An Toàn?

Lợi ích của việc quản lý lưu trữ hóa đơn

Những lợi ích rất dễ nhận thấy khi doanh nghiệp thực hiện tốt công việc quản lý hóa đơn điện tử:

• Tìm kiếm, tra cứu hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng
• Thuận tiện hạch toán, đối chiếu dữ liệu
• Tránh thất lạc, hư hỏng hóa đơn
• Dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn
• Hạn chế các rủi ro về pháp lý liên quan đến hóa đơn (giả hóa đơn)
• Phòng tránh các rủi ro về mất cắp dữ liệu
• Tạo điều kiện cho cơ quan thuế kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng

Hiện nay, các phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đều thực hiện được hết các nhiệm vụ này, giúp ích doanh nghiệp rất nhiều trong quá trình quản lý chứng từ.

Ba bước giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hoạt động dưới dạng phần mềm nên tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp quản lý dễ dàng nhờ các chức năng đi kèm như: tra cứu, tìm kiếm; theo dõi các báo cáo định kỳ; quản lý quá trình nhập xuất hóa đơn.

Hóa đơn Điện tử được lưu trữ trên phần mềm nên dễ dàng quản lý

Tra cứu, tìm kiếm

Với các tính năng được tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, người dùng dễ dàng tra cứu, tìm kiếm các hóa đơn chưa phát hành, đang phát hành, phát hành bị lỗi hoặc đã phát hành.

Một cách phổ biến khác là tìm kiếm theo trường thông tin như: ngày xuất hóa đơn, seri của hóa đơn, trạng thái của hóa đơn.

Các thao tác vận hành phần mềm đều được đơn vị phát triển tối ưu hóa giúp thân thiện, dễ sử dụng với người dùng. Chỉ cần vài cú click chuột là bạn có thể tìm được thông tin mình cần.

Với các hóa đơn nhận từ người bán, để kiểm tra tính chính xác, người dùng dễ dàng truy xuất thông tin theo cách sau:

Bước 1: Vào Website Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/dkphtc.html

Bước 2: Nhập các thông tin như mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực

Bước 3: Nhấn nút “Tra cứu”

Theo dõi các báo cáo định kỳ

Với hóa đơn truyền thống, hàng tháng, kế toán phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cơ quan thuế. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, công việc này không mất thời gian thực hiện bởi hệ thống tự cập nhật số lượng hóa đơn sử dụng theo hai trường hợp:

Kế toán phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thông thường, không có mã của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp thực hiện tổng kết báo cáo dựa trên nút được tích hợp sẵn và gửi đến Website cơ quan thuế ngay trên hệ thống phần mềm.

Các phần mềm hóa đơn hiện tử đều kết nối với cổng điện tử của cơ quan thuế nên chỉ mất vài giây là công việc sẽ hoàn thành.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực:

Do tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cấp mã khi cung cấp dịch vụ, bán hàng cho người mua, toàn bộ dữ liệu hóa đơn đều được hệ thống lưu trữ của cơ quan thuế ghi nhận lại nên không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Trong nội bộ doanh nghiệp, việc quản lý, theo dõi càng dễ dàng hơn nữa bởi phần mềm có sẵn chức năng xem và in các báo cáo thống kê liên quan đến tình hình thực tế sử dụng hóa đơn.

Chức năng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cung cấp chi tiết về số lượng hóa đơn phát sinh, các hóa đơn lỗi, hủy trong kỳ của doanh nghiệp.

Quản lý, lưu trữ việc nhập xuất hóa đơn

Chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý việc nhập xuất hóa đơn của Kế toán

Với sự giúp sức của phần mềm hóa đơn điện tử, thật dễ dàng để truy xuất hóa đơn theo ngày, tháng, nội dung …Phần mềm có thể đồng bộ vào nhiều máy tính khác nhau tại doanh nghiệp nên bất kỳ ai có quyền truy cập vào hệ thống nội bộ đều có thể theo dõi, quản lý việc xuất, nhập hóa đơn.

Phần mềm Hóa đơn giúp Chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ việc nhập xuất hóa đơn

Tuy nhiên, không thể yên tâm hoàn toàn nếu như quá trình sao lưu, lưu trữ chứng từ không được thực hiện thường xuyên. Công việc này giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ chứng từ nếu phần mềm có trục trặc kỹ thuật hoặc sự cố gây mất dữ liệu kế toán.

Gợi ý tuyệt vời giúp quản lý Hóa đơn điện tử hiệu quả

Chỉ cần áp dụng một vài mẹo nhỏ, công việc mang tính hành chính này sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều:

• Lưu hóa đơn thành tập tin với tên gọi riêng biệt để dễ dàng tìm kiếm.
• Đặt tên tập tin một cách khoa học dưới dạng “Ngày xuất – Tên khách hàng – Danh mục” sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, đồng thời hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động tài chính kế toán.
• Lưu các tập tin vào thư mục theo thời gian trên công cụ Google Drive hoặc bộ nhớ trên máy tính công ty, nơi những người có liên quan có thể truy cập được.

Ngoài 3 bước trên, Chúng tôi đã cập nhật thêm bài viết hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử chi tiết để bạn có thể dễ dàng thực hiện,

Sự tiện lợi của hình thức hóa đơn điện tử cùng những tính năng nổi trội của phần mềm hỗ trợ đã giúp cho công việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Cuộc đua cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã khiến các đơn vị sản xuất phát triển nhiều phiên bản mới với tính năng nổi trội hơn.

Thị trường đang chứng kiến sự lên ngôi của những phiên bản phần mềm có tính bảo mật cao, áp dụng tính năng tự động lưu trữ giúp doanh nghiệp an tâm hoạt động, dễ dàng thao tác trên mọi thiết bị có kết nối internet.

Nổi lên với những tính năng an toàn về bảo mật, phần mềm MIFI được nhiều doanh nghiệp đánh giá là giải pháp hóa đơn điện tử an toàn nhất hiện nay.