Hóa đơn điện tử đang được áp dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp trong nước. Theo đó, nhân viên kế toán cần nắm vững 4 thông tin về việc sử dụng hóa đơn để biết cách dùng hóa đơn đúng luật.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về việc sử dụng hóa đơn mà không phải ai cũng tường tận.
Lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thực hiện như sau:
Trước ngày 01/7/2022: Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với các cơ sở kinh doanh nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời doanh nghiệp đó đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin. Điều này được quy định tại Khoản 2 Điều 59 và Khoản 1, 2 Điều 60.
Bắt đầu từ 01/7/2022: Bắt buộc các cơ sở kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn. Các doanh nghiệp này thuộc danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định 118/2015/NĐ-CP ngày 12/11/2015 của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nếu có.
- Các cơ sở kinh doanh nhỏ và vừa khác theo quy định.
Hiệu lực của các văn bản về hóa đơn
Các văn bản về hóa đơn có thời gian hiệu lực khác nhau theo quy định.
Các văn bản về hóa đơn của Chính phủ và Bộ tài chính có hiệu lực cụ thể như sau:
- Hiệu lực của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn được quy định từ ngày 01/7/2022.
- Thông tư 88/2020/TT-BTC ngày 30 tháng 10 năm 2020 về việc Sửa đổi, bổ sung điều 26 thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chính thức có hiệu lực từ 01/11/2020.
Ngoài ra, những văn bản về hóa đơn có thời gian hiệu lực đến ngày 30/6/2022, bao gồm:
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 191/2010/TT-BTC hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải.
- Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và nghị định số 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
- Quyết định số 526/QĐ-BTC quy định về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
- Quyết định 2660/QĐ-BTC gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015.
- Thông tư 37/2017/TT-BTC về việc sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của bộ tài chính, thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của bộ tài chính.
Về việc sử dụng hóa đơn đã phát hành
Sử dụng hóa đơn đã phát hành theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
Theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014:
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã ra thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước 19/10/2020 thì vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ 19/10/2020 đến hết 30/6/2022 đồng thời thực hiện các thủ tục về hóa đơn.
Trong khoảng thời gian từ 19/10/2020 đến 30/6/2022, nếu đã nhận thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật mà cơ sở kinh doanh đó chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy nêu trên thì phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020 đến cơ quan thuế.
Đồng thời, nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế có trách nhiệm xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn, sau đó đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế nhằm phục vụ cho việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Về việc sử dụng hóa đơn đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập
Các doanh nghiệp mới thành lập thực hiện sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Nếu doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022, khi có thông báo về việc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020 của cơ quan thuế thì cơ sở kinh doanh mới thành lập đó phải thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Trong trường hợp cơ sở kinh doanh mới thành lập chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin tuy nhiên vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì phải tiến hành gửi dữ liệu hóa đơn theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020 đến cơ quan thuế.
Đồng thời thực hiện nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế có trách nhiệm xây dựng dữ liệu hóa đơn của các doanh nghiệp mới thành lập để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn, sau đó đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế nhằm phục vụ cho việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Sử dụng hóa đơn khoa học và đúng pháp luật không hề dễ dàng, đòi hỏi người kế toán phải nắm rõ các thông tư, quy định, nghị định về sử dụng hóa đơn. Bởi vậy, lưu lại những kiến thức trên đây sẽ rất hữu ích cho công việc của bạn.
>>> Thông tin cần biết: Hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 133